Anywhere office: como se adequar a esse formato de trabalho?

O termo anywhere office significa, em sua tradução para o português, algo como “escritório em qualquer lugar”. Ou seja, é um modelo de trabalho no qual os colaboradores de empresas ou autônomos podem executar suas tarefas laborais independente de onde estiverem. A modalidade é uma ampliação do home office e uma consolidação do trabalho remoto.

O conceito surgiu a partir dos constantes avanços tecnológicos que permitiram às empresas obterem resultados melhores com custos mais reduzidos. Assim, startups e demais organizações inovadoras mundo afora como Google, Amazon e Nubank, começaram a testar e identificar todos os benefícios vindos desse formato de trabalho, que vem ganhando força. 

Para você ter ideia, segundo dados do The IWG Global Annual Workspace Survey 2020, metade da população economicamente ativa do mundo já desempenha suas funções fora do escritório mais de duas vezes por semana. Além disso, o aumento das buscas por coworkings, além da flexibilidade como critério de escolha para novo emprego, também reforçam essa tese.

Por outro lado, há segmentos e áreas de atuação em que não é possível usufruir do trabalho remoto, já que os profissionais precisam atender presencialmente. Alguns exemplos são comércio, restaurantes, aviação, saúde etc. Nesses casos, é preciso elaborar escalas de trabalho que contemplem os períodos de descanso e pensar em outras alternativas de benefícios para os colaboradores.

Assim, podemos perceber que a gestão e acompanhamento de presença, produtividade, desempenho e entregas dos colaboradores independente do formato de trabalho é um desafio enorme para as empresas. Especialmente para os gestores de RH, que precisam controlar os horários de entrada e saída, faltas, horas extras e organizar todos os pagamentos, torna-se mais difícil sem o presencial.

Mas não se preocupe! Com o apoio da tecnologia, é possível adequar sua empresa e ainda obter benefícios do anywhere office. Continue a leitura e saiba mais ou, se preferir, clique no player abaixo e ouça o conteúdo em áudio!

Como funciona o anywhere office?

Um dispositivo eletrônico com acesso à internet. Em resumo, isso é tudo o que um colaborador apto a atuar de forma remota precisa para trabalhar no anywhere office. Além disso, recomenda-se que haja um ambiente confortável e que a empresa dê todo o suporte estratégico necessário para que ele possa realizar suas tarefas. Alguns exemplos são a organização de planejamento, rotinas, objetivos, metas, plataformas de comunicação, etc.

Assim, considerando aqueles que podem atuar a distância, a base do conceito de anywhere office está na filosofia de que o trabalho é uma atividade, e não um local. Sendo assim, entende-se que, não havendo a obrigatoriedade da presença física no escritório, as pessoas podem trabalhar a partir de qualquer lugar. Seja da sua própria casa, de amigos ou parentes, uma cafeteria ou um hotel, por exemplo.

São os verdadeiros nômades digitais, que partem do princípio que o vínculo com o contratante não está ligado necessariamente ao escritório da empresa como seu local de trabalho.

Esse formato de trabalho contempla os profissionais que viajam trabalhando, mas também aqueles que desejam ter mais liberdade e autonomia. Um exemplo é a possibilidade de contratação de pessoas de diferentes lugares do mundo. O anywhere office oferece essa alternativa, que pode ser benéfica tanto para a empresa, quanto para o colaborador. Afinal, a organização passa a ter um leque muito maior de possibilidades de contratação de especialistas ao redor de todo o mundo. 

O que é preciso para implementar?

Para rodar uma operação no formato de trabalho anywhere office, as empresas precisam promover uma transformação de mentalidade e cultura organizacional. A compreensão a respeito da não-linearidade da presença dos colaboradores será fundamental para os gestores organizarem as atividades e alinharem expectativas.

Ou seja, para que o anywhere office funcione, é preciso que a organização mude não só o modelo de trabalho, mas a mentalidade dos colaboradores e claro, dos gestores. Nesse caso, quanto menos for centralizada a gestão dos times, melhor. Isso porque modelos de microgestão vão dificultar que todos os benefícios sejam aproveitados.

Dessa forma, o ponto mais forte é que ferramentas de comunicação e gestão automatizadas sejam implementadas, facilitando a organização.

Assim, são pontos essenciais:

• a descentralização da gestão de pessoas;
• o uso de plataformas digitais para comunicação e automatização de processos;
• e o respeito aos horários de trabalho que cada colaborador irá executar.

É importante lembrar também que essas jornadas devem ser sempre acordadas entre empresa e colaborador antes de serem colocadas em prática.

Diferenças entre home office e anywhere office

Aqui entra um ponto muito importante e que vem causando confusão nos últimos anos quando o assunto é trabalho remoto. Abordamos essa diferença principal no início do post mas, para não restarem dúvidas, esclarecemos novamente a seguir. Home office é o trabalho de casa, enquanto anywhere office diz respeito ao trabalho de qualquer lugar.

A princípio, o home office tem como principal objetivo transformar a casa da pessoa em um ambiente de trabalho estruturado. Ou seja, com cadeira confortável, mesa e apoio de pés para respeitar a ergonomia, iluminação apropriada e acesso à internet de qualidade, por exemplo.

O home office foi amplamente adotado quando surgiu a necessidade do isolamento social para a contenção da circulação do coronavírus. Assim, o objetivo era realmente que as pessoas passassem mais tempo em suas próprias casas, praticando esse distanciamento. Até por isso a necessidade também de adaptar o ambiente para ser o mais confortável possível para executar as atividades do trabalho.

Quando a empresa decide adotar o anywhere office,o conceito é mais voltado à liberdade de circulação, de modo que o colaborador pode estar em qualquer lugar para trabalhar, não somente na sua própria casa. Aqui, a ideia é oferecer possibilidades como viajar, ou até mesmo morar em um país diferente do qual a organização possui sede.

Benefícios do anywhere office

O formato digital e remoto de trabalho possibilita às empresas implementarem uma série de benefícios que, no presencial, poderiam não ser possíveis. Confira a seguir alguns deles.

1- Atração de talentos de qualquer lugar do mundo

Normalmente, as organizações trabalham com a contratação de profissionais que moram próximo às suas regiões de localização, ou então que tenham disponibilidade de se mudar. No entanto, essa mentalidade reduz a quantidade de candidatos disponíveis, além de limitar a seleção a critérios exclusivamente geográficos, em alguns casos.

Por meio dos recursos que possibilitam a realização do anywhere office, profissionais de qualquer lugar do mundo podem ser contratados para qualquer empresa. Desde o processo seletivo, passando pelas burocracias contratuais, até o exercício diário da função. Assim, com o suporte da tecnologia, tudo isso pode ser realizado de forma remota sem nenhum prejuízo.

2- Flexibilidade e liberdade

Além da liberdade para deslocamento e tomada de decisões na vida pessoal, outro benefício do anywhere office é proporcionar flexibilização das rotinas de trabalho. Afinal, por estarem distantes do escritório, muitas vezes, nesse formato de trabalho, as pessoas podem optar por cumprir horários flexíveis.

Como já mencionado anteriormente, isso sempre precisa ser combinado com gestores e equipes. Um exemplo pode ser um profissional que está acompanhando um familiar no hospital, por exemplo, e precisa revezar turnos com outras pessoas. Contar com uma rotina mais flexível é um grande benefício nesse caso.

3- Melhoria da produtividade e qualidade de vida dos colaboradores

Profissionais com acesso a benefícios significativos, que escolhem de onde preferem trabalhar e com níveis de estresse reduzidos, aumentam a produtividade e são mais felizes. Por isso, o cuidado com o bem-estar, associado aos benefícios de flexibilidade e autonomia, fazem do anywhere office uma opção que contribui diretamente para um maior rendimento das tarefas e realizações pessoais e profissionais.

Até porque isso pode até mesmo ser interpretado como uma contrapartida do profissional para a empresa, tendo em vista tudo o que ele recebe para trabalhar ali.

4- Redução de custos para a empresa

A redução de custos no anywhere office acontece pelo fato de que os colaboradores aderidos a essa modalidade não ficam presencialmente na empresa. Com isso, reduz-se especialmente o consumo de energia elétrica e água, além da internet e dos demais custos relacionados à manutenção do espaço físico, como aluguel etc.

Assim, quanto mais profissionais estiverem fora do escritório, maiores as chances da empresa sequer precisar pagar pelo espaço utilizado, como uma sede. Isso reduz uma grande parte dos gastos, podendo contribuir ainda para o direcionamento estratégico de recursos.

Para melhorar a atração de talentos, essa redução dos custos pode ser redirecionada, por exemplo, como um aumento no vale alimentação, por exemplo. Dessa forma, há um aumento para o colaborador sem necessariamente haver mais gastos para a empresa.

Impactos do anywhere office para o RH

Conforme mencionado no tópico sobre a aquisição de talentos, o RH é uma das áreas mais impactadas pelas dinâmicas do anywhere office. Isso porque essa mudança no modelo de trabalho passa desde os processos seletivos até as propostas de trabalho e definições de salário considerando candidatos de outros países, por exemplo.

Assim, o RH tem um papel essencial na gestão de pessoas, incluindo também a comunicação centralizada com todos os profissionais, transmitindo as mensagens necessárias. A organização para garantir o fluxo desse processo, por exemplo, deve ser toda replanejada quando se atua em um modelo anywhere office com parte ou totalidade da equipe de forma remota.

Outro aspecto que recai sobre o RH é a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores, ou seja, o acompanhamento dos registros de ponto.

Um ponto importante é que com a chegada da medida provisória 1.108 e a regulamentação do teletrabalho o registro do controle de jornada passa a ser obrigatório por lei nesse modelo de trabalho. Por isso, é fundamental que a empresa opte por um modelo de registro de ponto eletrônico capaz de se adaptar ao anywhere office.

Quer saber mais sobre como os gestores podem ficar atentos e organizados na gestão dos times, mesmo nos novos modelos de teletrabalho? Baixe o material a seguir e descubra como a tecnologia pode ajudar.

Como adequar sua empresa usando tecnologia?

É por meio da tecnologia que é possível adotar o anywhere office! Isso vai desde as plataformas para realização de chamadas de vídeo, passando pelas ferramentas para edição de textos e apresentações, até softwares complexos que apoiem o dia a dia das diferentes áreas.

Assim, a tecnologia de sistema em nuvem é uma grande aliada desse processo, visto que possibilita o acesso aos dados de qualquer lugar e em tempo real. Você pode contar com o apoio da tecnologia para:

• desenvolver e capacitar seus colaboradores;
• gerenciar as jornadas de trabalho através do registro de ponto;
• armazenar informações sobre candidatos em processos seletivos;
• fornecer benefícios aos colaboradores de onde quer que estejam.

Para saber mais sobre esses e muitos outros benefícios que o seu RH pode obter utilizando a tecnologia como aliada do anywhere office, entre em contato com a Ahgora!