Nem sempre é possível finalizar a jornada de trabalho dentro do horário combinado. Uma das formas de devolução das horas extras é o banco de horas. Entretanto, ele ainda gera muitas dúvidas entre os profissionais.

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Leia mais neste artigo sobre banco de horas: como fazer e por que montar o seu?

Banco de horas: como fazer? 

Em vários mercados, a demanda dos colaboradores oscila. É comum ser necessário, em algum momento, recorrer às 2 horas extras diárias permitidas pela legislação. 

A melhor forma para equilibrar essa questão pode ser um banco de horas. Com ele, empresa e colaborador têm mais flexibilidade para acertar a carga horária de forma convencionada.

Muitas empresas, no entanto, ainda têm dúvidas sobre isso. Sobretudo, após a Reforma Trabalhista. Confira um passo a passo sobre como montar o seu banco de horas:

Estabeleça uma política de ponto 

O primeiro passo para iniciar seu banco de horas é organizar uma política de ponto. Não basta ter um sistema de marcação, pois surgem questões pontuais como esquecimentos ou solicitações específicas. Afinal, são normais as perguntas sobre horas positivas e negativas. 

Por isso, é indispensável estabelecer um formato de tratamento das informações acerca do ponto. A política deve levar em conta as particularidades do negócio e seguir certos itens.

Fique atento à legislação

Há uma série de questões legais que devem ser vistas. A lei determina a obrigatoriedade das marcações de entrada e saída. Também regulamenta as jornadas máximas semanais e intervalos mínimos para cada modelo. 

O registro de ponto é uma exigência legal para empresas com mais de 10 colaboradores.

Pode ser feito de forma mecânica (cartão ponto), manual (livro ponto), digital (dispositivos móveis) e eletrônica (cartão ou biometria). 

A Reforma Trabalhista é um acontecimento que gera muitas dúvidas. Após sua aprovação, três pontos foram alterados, com validade a partir de novembro de 2017:

  1. O banco de horas não mais necessita de Convenção Coletiva e pode ser negociado individualmente com cada colaborador; 
  2. O prazo para compensar as horas adicionais passou a ser de 6 (seis) meses;
  3. A compensação no mesmo mês da realização poder ser realizada por acordo tácito. 

Olhe para as especificidades da sua empresa

Sua empresa é flexível e criativa? Ou é formal e rígida com horários? Qual é o tamanho da sua equipe de RH? As lideranças podem participar da gestão? 

Essas e outras perguntas devem ser respondidas para que sua política de ponto seja efetiva e atenda às suas demandas. 

Viabilize o registro de ponto para controle

Como vimos acima, existem 4 (quatro) opções de controle de ponto. A escolha sobre a forma correta de viabilizar o registro pode impactar diretamente no controle do seu banco de horas.  

Para a política de ponto, visando o desenvolvimento de um banco de horas, pode ser muito importante apostar nos formatos digital ou eletrônico. Eles viabilizam o acesso e a análise de informações em tempo real. E, além disso, possibilitam cópias de segurança na nuvem, protegendo os documentos de extravio ou danos.

Facilite a vida do RH com cálculos automáticos

As vantagens de abandonar sistemas antiquados não se restringem ao controle do relógio de ponto. Isso ajuda a automatizar também diversos outros processos do RH, inclusive em relação à política de banco de horas. Otimizando as rotinas administrativas, diminuindo a burocracia e eliminando processos desnecessários.

A tecnologia reduz as chances de erro humano devido ao registro eletrônico da jornada, e avisa automaticamente em caso de detecção de inconsistências. É possível fazer a gestão de horas do time em tempo real via aplicativo.

Além disso, aumenta a capacidade analítica do setor, fornecendo dados sobre a gestão de custos, compensação de horas, entre outras informações-chave. 

Comunique, comunique, comunique

Assim, como em quase todos os processos que envolvem a relação empresa-colaborador, a comunicação é o ponto central. É fundamental esclarecer para todos a forma como o banco de horas funciona e quais as vantagens e obrigações. 

Uma boa opção é a formação de um comitê com gestores. Para que tenham conhecimento de causa o suficiente ao esclarecer às equipes que os interesses, nesse caso, são tanto da empresa quanto dos funcionários. 

O tom deve ser de formalidade para a comunicação das regras. Afinal, é uma medida com impacto direto na relação de trabalho. Mas isso não impede que sejam desenvolvidas ações mais didáticas e lúdicas. Utilizando peças gráficas ou conteúdos enviados pelos canais de comunicação interna, por exemplo.  

Dê ao colaborador ferramentas de autogestão

É essencial os colaboradores sentirem-se parte do projeto e de um ambiente transparente. Quando obtém informações sozinhos, deixa de existir a necessidade de tempo extra dos profissionais de RH para atividades simples. 

Os sistemas de registro de ponto eletrônico permitem autonomia a todos os trabalhadores. Além de registrar, dá para conferir e ajustar o espelho do ponto e visualizar o demonstrativo de pagamento online. Caso seja necessário algum tipo de modificação, o colaborador pode justificar faltas e atrasos e publicar documentos e atestados. 

Coloque na ponta do lápis e preste contas 

Muitas vezes, há dúvidas sobre como fazer o banco de horas. Porém, uma vez que elas são sanadas, fica claro como esta pode ser uma ferramenta aliada à política de gestão de ponto na redução de custos. 

Em organizações de médio e grande porte, a folha de pagamento está entre as principais despesas. A adoção de um sistema de ponto eletrônico representa, em média, 30% de economia com a redução de horas extras desnecessárias. 

Também auxilia no aumento de produtividade, pois reduz a necessidade de tratamento de dados pelo time de RH. Faltas e atrasos são geridos de forma quase automática. 

Com esse nível de informação, é mais fácil para as lideranças pensarem em implementar novos formatos de gestão de Recursos Humanos, como o RH Estratégico.   

Em resumo, uma política de banco de horas eficiente traz inúmeros benefícios ao negócio. Ajuda a melhorar a gestão de RH, aperfeiçoar a produtividade, reduzir custos e aumentar a transparência na relação com os colaboradores.

Além disso, garante que o controle está em conformidade com a regulamentação e adiciona segurança jurídica. Gostou desse conteúdo? Confira aqui um webinar totalmente dedicado ao banco de horas!

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