A carteira de trabalho é um dos instrumentos mais importantes para garantir o direito dos trabalhadores. Ela está prevista na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e deve ser registrada quando um colaborador novo entra em determinada empresa. Aliás, atualmente conta com uma versão digital também.
Por meio deste documento é possível identificar quanto tempo realmente cada colaborador ficou em determinada empresa. Em suma, é um instrumento importante para as duas partes envolvidas, capaz de trazer mais credibilidade para a relação. Os profissionais de Recursos Humanos, principalmente no Departamento Pessoal, lidam com esse assunto.
A carteira de trabalho faz parte da legislação trabalhista, e é essencial que os gestores conheçam os detalhes sobre este assunto. Desde o momento do registro até a baixa, passando pelos benefícios trabalhistas previstos em lei. Confira agora todos os detalhes que envolvem o documento.
O que é carteira de trabalho?
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é um documento obrigatório para todos os profissionais fichados no Brasil. Com a Reforma Trabalhista, surgiram outras formas de contratações, como o modelo de prestação de serviço, mas antes era tudo por meio desse documento.
Através dela é possível esclarecer e comprovar os dados da vida funcional de um trabalhador. O documento foi criado pelo Decreto-Lei Nº 926, de 1969. Além disso, os colaboradores possuem acesso aos principais direitos trabalhistas por meio das anotações realizadas neste documento.
O artigo 13 da lei que apresentou a carteira de trabalho deixa claro como deve funcionar o seu uso:
“A Carteira de Trabalho e Previdência Social é obrigatória para o exercício de qualquer emprego, inclusive de natureza rural, ainda que em caráter temporário, e para o exercício por conta própria de atividade profissional remunerada.”
Em suma, é importante para provar o vínculo que existe entre o trabalhador e a empresa contratante. Por mais que exista um contrato entre as partes, o vínculo empregatício é firmado por meio deste documento.
Documentos necessários para fazer o registro na carteira de trabalho
Existe uma rotina que deve ser seguida pela empresa durante o processo de admissão de um colaborador. Tanto para atender as regras da legislação trabalhista quanto para seguir as normas internas da empresa. Desse modo, o novo colaborador pode ingressar no quadro de uma maneira segura.
É importante que a empresa solicite ao trabalhador a apresentação de alguns documentos, que vão permitir as anotações de forma correta. Veja então quais são os documentos obrigatórios:
- Certidão de casamento e de nascimento dos filhos: serve para avaliar possíveis abatimentos no Imposto de Renda e para a concessão do salário família;
- Cópia da Carteira de Vacinação dos filhos com menos de 7 anos;
- Atestado Médico Admissional: deve ser bancado pela empresa, para atestar a saúde do profissional;
- Comprovante de escolaridade ou capacitação;
- Comprovante de endereço residencial;
- CPF;
- Título de Eleitor;
- Certificado de Reservista;
- Cartão PIS;
- RG;4
- Foto 3×4.
Dependendo da empresa, o RH poderá solicitar outros documentos para fazer o registro do colaborador. Então, é preciso avaliar cada caso, mas estes são os mais comuns.
Procedimento interno para registrar o colaborador
Existe um procedimento interno que deve ser realizado pelo Departamento Pessoal para realizar o registro dos colaboradores. Desse modo, é importante que exista cuidado em cada uma das etapas, para evitar complicações. Veja cada uma a seguirdas etapas:
- Quando for registrar o vínculo na carteira de trabalho, é importante anotar informações como: dados do colaborador, cargo, admissão, remuneração e as condições especiais, se houver;
- Preencher o ponto com os dados do novo contratado;
- Desenvolver o contrato de trabalho com data de início, horário, intervalo e almoço e todos os outros detalhes;
- Preencher a ficha de salário-família;
- Em seguida, deve ser preenchido o termo de responsabilidade do salário-família;
- Preencher a declaração de dependentes em relação ao Imposto de Renda (válido para casos em que o profissional possui dependentes que entram na declaração);
- Solicitar o cadastro junto à Caixa, para realizar os pagamentos do FGTS e o cadastro PIS.
Assim que o processo de admissão tiver sido concluído, a CTPS precisa ser devolvida ao titular em até 48 horas. Se isso não ocorrer, a empresa poderá ser multada.
Como dar baixa na carteira de trabalho?
A rescisão de contrato é exigida quando o empregador ou o empregado decide dar fim ao vínculo empregatício. A partir disso, tudo o que havia sido combinado no acordo vigente, deixa de valer. Entretanto, existe um protocolo que precisa ser seguido para dar baixa na carteira de trabalho.
É necessário abrir a carteira na página do contrato de trabalho. Assim, deve ser preenchido o campo “Data saída”, com a data em que será encerrado o aviso prévio. Se o trabalhador foi dispensado sem justa causa, adicione mais três dias a cada ano de serviço na empresa.
Assim que todos os dados forem preenchidos, a empresa deverá assinar e carimbar no campo os dizeres “Ass. do empregador ou a rogo c/ test“. Mas, isso é válido apenas quando a pessoa parou de trabalhar justamente no fim do aviso.
Por outro lado, se a data for diferente, vá até a página de “Anotações Gerais” e preencha com o seguinte texto:
“Funcionário desligado com aviso indenizado, último dia efetivamente trabalhado em (anote aqui a data do último dia que o empregado trabalhou de fato), com projeção para (anote neste local o último dia do aviso prévio) de acordo com IN 15 de 14/07/2010”.
A empresa deve pegar a carteira de trabalho e adicionar a data do desligamento, atualizando ainda todas as outras informações necessárias. O colaborador deve assinar um comprovante, dizendo que recebeu de volta o seu documento.
Carteira de trabalho digital
A Carteira de Trabalho Digital substituiu a CTPS impressa. Trata-se de um aplicativo lançado em 2017, válido para todos os contratos de trabalho, sejam eles novos ou já existentes. Desse modo, anotações como férias, contratações e alterações de salários devem ser feitas de maneira eletrônica.
O Departamento Pessoal precisa apenas coletar o número de CPF do profissional que será registrado. Além disso, essa é uma maneira de trazer mais credibilidade para a relação entre empresas e colaboradores, já que cada pessoa pode conferir seus dados de forma online. Então, basta baixar o aplicativo e conferir as informações.
Com a CTPS Digital fraudes no seguro-desemprego são evitadas e problemas na concessão de aposentadorias também são reduzidos. Dessa forma, todas as informações ficam guardadas em um ambiente eletrônico e protegido. Enfim, não há mais o risco de perder informações, algo que pode prejudicar a empresa e o trabalhador.
A carteira de papel vai deixar de existir?
A expectativa é de que a carteira de trabalho impressa já está deixando e de ser emitida aos poucos, nas unidades do Serviço Nacional de Emprego (SINE). Afinal, o formato tradicional já não é mais necessário, porque todas as informações podem ser encontradas nessa versão digital.
A carteira física continua valendo apenas para os empregadores que ainda não fazem parte do eSocial. Contudo, a cada ano mais empresas são obrigadas a fazer parte desse sistema. Entretanto, os trabalhadores que possuem o documento físico devem guardá-lo.
É interessante que os profissionais de RH passem essa orientação aos colaboradores, já que o documento físico continua sendo uma forma de comprovar o tempo de serviço em trabalhos anteriores. Contudo, a carteira digital já é capaz de mostrar atividades prestadas no século passado, por exemplo.
Quais são os direitos dos trabalhadores previstos pela CLT?
A CLT determina que os colaboradores possuem uma série de direitos. Alguns deles são destinados a apenas alguns colaboradores, como é o caso do adicional noturno, pago somente para os trabalhadores que atuam entre 22h e 5h do dia seguinte.
O importante é que os profissionais de RH conheçam com detalhes cada um destes direitos. Afinal, pagamentos inadequados podem resultar em problemas com a Justiça do Trabalho. Confira a seguir cada um deles e entenda como funcionam:
- Remuneração regular: é a soma do salário com horas extras, adicional noturno e outras vantagens previstas em contrato;
- Férias: o colaborador que faltou no máximo cinco dias tem direito a 30 dias de descanso após um ano de trabalho;
- Décimo terceiro salário: deve ser calculado com base nos meses de trabalho ao longo de um ano. Acima de 15 dias, é considerado um mês;
- Seguro-desemprego: os colaboradores precisam ter pelo menos seis meses de carteira assinada para receber. É pago pelo governo federal;
- Pagamento do FGTS: todos os meses o empregador precisa depositar 8% do salário do profissional;
- Aposentadoria: os colaboradores homens precisam ter pelo menos 65 anos e as mulheres 62 anos. Além disso, devem ter 15 anos de contribuições;
- Descanso Semanal Remunerado (DSR): deve ser de pelo menos 24 horas consecutivas, normalmente acontece aos domingos e em feriados;
- Licença maternidade: é válida para mulheres que tiveram um bebê ou adotaram. Deve ter duração entre 4 e 6 meses;
- Licença paternidade: varia entre 5 e 20 dias para filhos biológicos e é de até 120 dias em caso de adoções.
Estes são os principais direitos trabalhistas. Dependendo da atividade realizada, talvez o profissional tenha direito a outros benefícios. Aliás, todos os pagamentos devem ser registrados, evitando confusões.
Fique atento a todos os pontos da carteira de trabalho!
A carteira de trabalho é um instrumento importante para empresas e colaboradores, garantindo o cumprimento dos direitos laborais. Aliás, empresas que seguem tudo o que determina a lei conseguem fomentar a relação com os colaboradores. Afinal, passam mais confiança para os profissionais.
Sempre é bom frisar que o diálogo deve ser a primeira ferramenta para resolver algum problema com os profissionais. O RH precisa estar atento às marcações, já que inconsistências em relação ao que foi acordado e ao que é praticado pelo profissional pode configurar desvio de função. Adotar a tecnologia é essencial para não ter complicações.
Os sistemas de ponto eletrônico, por exemplo, são excelentes para identificar o horário de chegada e de saída de cada profissional. Além disso, as informações ficam todas registradas, permitindo comprovar os horários em caso de algum processo. Conheça o Pontoweb, um sistema que une tecnologia IoT e armazenamento em nuvem!
