Você sabe o que é o Departamento Pessoal de uma empresa? Conhecido popularmente como DP, muita gente confunde o setor com a área de Recursos Humanos — o que é compreensível, já que são duas divisões que trabalham diretamente com os colaboradores da empresa. Ambas são fundamentais para qualquer negócio, porém exercem funções distintas.

Em resumo,  a área  de RH é a responsável por gerir um dos ativos mais importantes para o sucesso de qualquer empresa: as pessoas. Na outra ponta está o Departamento Pessoal, voltado para as questões mais burocráticas. 

O RH tem um papel fundamental no negócio, sendo responsável por processos seletivos, testes pré-admissionais e treinamento e desenvolvimento. Ainda, atua na relação entre os colaboradores e a empresa, realizando ações voltadas para a motivação de equipes, o desenvolvimento da cultura organizacional e o relacionamento  entre os colaboradores.

Já o DP está à frente das questões administrativas da relação com os profissionais . É esse setor que trata da legislação trabalhista e previdenciária, por exemplo. O time do DP:

  • Emite  as folhas de pagamento;
  • Faz o registro na carteira de trabalho digital dos colaboradores;
  • Organiza e calcula as guias de INSS e FGTS;
  • Trata também da parte demissional, quando for o caso.

Sem um Departamento Pessoal organizado e efetivo, a empresa pode sofrer com a lentidão na resolução de burocracias e até ter que lidar com  multas e passivos trabalhistas.

Para te ajudar a entender melhor a importância do DP e como melhor implementá-lo na sua empresa, elaborei esse artigo com dicas e apontamentos sobre esse setor tão importante. Acompanhe!

A importância do Departamento Pessoal

A relevância do Departamento Pessoal para uma empresa vem da ponte burocrática que esse setor faz entre empresa-funcionário e empresa-governo. Atuando internamente, o DP visa otimizar os processos empresariais. 

Por isso, o setor deve ser ágil na realização das tarefas e também eficiente para atuar da melhor forma possível. Dessa maneira, buscando atender todas as frentes de atuação, é possível dividir a rotina do Departamento Pessoal em três grandes áreas: admissão, manutenção e desligamento.

Admissão do colaborador

Uma das frentes de atuação do Departamento Pessoal é a seleção e integração dos novos colaboradores na empresa no que diz respeito à parte administrativa e jurídica. Vale notar que nessa fase, o DP atua lado a lado com o RH.

Retenção de talentos

Durante o período de trabalho e retenção desse talento,  o Departamento Pessoal cuida do dia a dia da rotina trabalhista dentro da empresa. Algumas das tarefas rotineiras do DP nessa fase são:

  • Confecção das folhas de pagamento;
  • Controle das jornadas de trabalho;
  • Recolhimento e pagamento de todos os impostos referentes aos funcionários;
  • Fluxo de frequência.

Desligamento do profissional

Por último, no que diz respeito ao desligamento de um funcionário da empresa, o DP também atua na parte burocrática. É o Departamento Pessoal que organiza a rescisão  do contrato do colaborador e representa a empresa perante os órgãos oficiais do MTE (Ministério do Trabalho).

Por ser um setor que garante o cumprimento das legislações trabalhistas, organiza a documentação dos colaboradores e facilita a ponte com órgãos públicos, o Departamento Pessoal requer atenção especial no momento de sua implementação em qualquer empresa. 

material rico - checklist de desligamento

Como implantar um Departamento Pessoal efetivo

A implantação  eficiente e eficaz de um Departamento Pessoal requer uma análise intensa  das necessidades administrativas do negócio. 

Em empresas de grande porte, possuir um DP bem estruturado é importante em vista do grande número  de colaboradores. Esse setor especializado deve estar comprometido em organizar e otimizar as relações trabalhistas.

Em empresas menores, a terceirização do DP pode ser uma boa opção — contar  com escritórios contábeis para lidar com essas operações é uma saída. 

Neste caso, é preciso muito cuidado na hora da contratação da empresa, uma vez que a falta de organização por parte do contratado pode gerar confusões que resultam em encargos e multas inesperadas para a empresa.

Para não haver problemas na implementação do setor, é essencial mapear e planejar os processos que o DP realizará rotineiramente e atentar-se aos profissionais que devem formar a equipe.

Como citado acima, o DP também atua na admissão, retenção e desligamento dos colaboradores. Para que cada fase seja realizada com a maior agilidade e organização possível, há algumas medidas importantes a  serem tomadas:

Softwares de gestão

A primeira delas é a adoção de softwares de gestão. Essas ferramentas ajudam a compilar documentos, tabelas e controles e podem automatizar tarefas que demandam muito tempo da equipe, como calendários de pagamentos e relatórios sobre salários.

Dessa maneira, a equipe não fica sobrecarregada com processos operacionais e, consequentemente, tem  mais tempo para colocar o foco no que realmente importa: a gestão de pessoas.

Padronização de documentos

Outra medida fundamental é a padronização dos documentos do Departamento Pessoal. Por se tratar de um material que contém informações sigilosas, como  a situação financeira e jurídica da empresa e funcionários, devem ser tratados com máximo rigor.

Nesse sentido, é essencial que o Departamento Pessoal:

  • Realize a padronização da formatação dos documentos, seguindo uma organização compreensiva;
  • Normatize as rotinas de uso, além de categorizar os documentos físicos e conservá-los de forma rigorosa;  
  • Crie um controle de entradas e saídas, a fim de evitar extravios e/ou perdas;
  • Busque atualizar métodos e práticas dentro da equipe, atentando-se a novas tendências e metodologias da área;
  • Cultive a melhoria constante, avaliando os processos rotineiros para identificar (1) pontos fracos, (2) como otimizá-los e (3) determinando quais ações já estão ultrapassadas. 

Com isso em mente, vamos para a próxima etapa!

Como selecionar os profissionais do Departamento Pessoal

Práticas definidas, é hora de montar a equipe. No Departamento Pessoal existem profissionais fundamentais, são eles:

  1. Analista de recrutamento e seleção, que assessora os diversos setores da empresa na busca por novos colaboradores; 
  2. Assistente de recrutamento e seleção, que cuida da parte mais burocrática/operacional da seleção e admissão de novos profissionais; 
  3. Analista de administração de pessoal, responsável pela orientação dos vários setores da empresa sobre questões trabalhistas, além de calcular tributos, taxas, benefícios, férias e outras atividades;
  4. Assistente de administração pessoal,  encarregado de garantir o cumprimento das normas e questões trabalhistas em cada setor;
  5. Analista de salários e benefícios, responsável pela gestão das remunerações, honorários e auxílios, fazendo o controle de valores, alimentando planilhas e mantendo contato direto com o setor de contabilidade da empresa.

Com todas essas informações em mente, sua área de Departamento Pessoal terá a solidez necessária para lidar com todos os desafios do setor.

Experiência pessoal

Sempre utilizo a metáfora do corpo humano quando analiso o funcionamento de uma organização. Assim como as áreas de uma empresa, cada órgão dentro de nós possui uma função muito importante, que garante subsídios para que o restante funcione em perfeita harmonia. 

Temos aqueles órgãos “famosos”, como cérebro e coração — que todos sabem suas funções — mas também há aqueles “menos conhecidos” como é o caso do pâncreas, por exemplo.

O Departamento Pessoal segue a mesma lógica. Mesmo “fora dos holofotes”, o setor  é parte vital de qualquer empresa. E isso foi algo que aprendi ao longo da minha carreira. Depois de 12 anos atuando na área como analista do Departamento Pessoal, e hoje na Ahgora, cheguei à conclusão que tenho um dever duplo.

Primeiro com a empresa, no que se refere ao cumprimento da legislação e no perfeito andamento das atividades burocráticas , e segundo com os colaboradores, no que se refere a sua trajetória de sucesso na empresa, incluindo a vida financeira.

Nesse sentido, é fundamental que todos que fazem parte da equipe de DP conheçam muito bem as leis trabalhistas da CLT, estejam atualizados perante às recentes mudanças na legislação e entendam como calcular férias, rescisões, folhas de pagamentos, entre outras atividades.

Por fim, a gestão de pessoas é um grande desafio para qualquer empresa. Por isso, trabalhar com o DP como um aliado estratégico facilita e traz eficiência na administração dos colaboradores.

Caso você queira entender melhor como otimizar a gestão de pessoal na sua empresa, sugiro que acesse nosso Infográfico – 7 desafios da gestão de pessoas e como superá-los.

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