Os custos invisíveis dificilmente são percebidos em uma empresa, até por isso carregam este nome. Não importa qual seja o tamanho do negócio, a possibilidade de sofrer com este mal é elevada. De fato, são gargalos que passam despercebidos pelos processos internos e que podem levar boa parte do orçamento.

Em suma, os gastos invisíveis não são encontrados em relatórios ou balanços. Mesmo que eles não sejam percebidos, podem causar um rombo milionário aos cofres de grandes corporações. Desse modo, os gestores precisam buscar soluções capazes de acabar com este gargalo, que aos poucos vai consumindo os recursos do negócio.

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A substituição das anotações em papel por softwares completos é um dos primeiros passos para superar os custos invisíveis. A gestão de ponto, por exemplo, é algo que pode causar prejuízos no fim do mês, seja com atrasos não registrados ou horas extras indevidas. Confira a partir de agora tudo o que envolve esse assunto e veja como o RH estratégico pode ajudar a identificá-los e promover melhorias.

O que são custos invisíveis?

Os custos invisíveis são gastos despercebidos pelas empresas, dos mais variados tamanhos e segmentos. São difíceis de encontrar, porque não aparecem nos relatórios. Contudo, são capazes de levar parte do orçamento da empresa, que era destinado para uma coisa, mas que no fim acaba sendo tomado de outra maneira.

Chama atenção que os custos invisíveis podem estar escondidos em setores inimagináveis. Por isso, o departamento de recursos humanos deve atuar com o objetivo de evitar essa condição. Quando a gestão de pessoas atua de maneira estratégica, é possível fazer com que os colaboradores fiquem mais motivados.

Como encontrar os custos invisíveis?

Além de deixarem um rombo no cofre das empresas, os custos invisíveis são complicados de decifrar. O problema fica ainda mais delicado ao tratar sobre grandes empresas, onde existem diversos setores, tornando mais difícil encontrar o que está levando a perda de recursos.

Uma das formas de encontrar a origem do problema é analisando os resultados de todos os setores, desde os mais simples até os mais elevados. O problema é quando isso é feito com anotações em papéis, que depois precisam ser transferidas para um sistema virtual. Por outro lado, o investimento em tecnologia torna a questão mais simples de ser resolvida.

Em suma, é importante que exista agilidade no setor de RH. Dessa maneira é possível que os profissionais atuem de maneira estratégica, percebendo quando o número de horas extras realizadas por determinados colaboradores é maior do que o recomendado, por exemplo. Podem ainda perceber colaboradores que não estão rendendo o que deveriam.

Existem alguns softwares capazes de garantir essa agilidade que o departamento de recursos humanos precisa ter. São sistemas que permitem a batida de ponto por aplicativos, gestão de férias e outras questões. Enfim, algo que pode parecer pequeno, pode ter um grande resultado negativo no fim do mês.

Quais são os principais gastos invisíveis?

Conforme o tamanho da empresa e o seu setor de atuação, os gargalos podem ser percebidos de diferentes maneiras. Mas, de modo geral, existem dois exemplos claros de custos invisíveis para uma empresa, são eles:

Horas extras indevidas: acontecem quando um colaborador trabalha por mais tempo do que deveria. A má comunicação entre gestores e colaboradores leva a essa condição. Em alguns casos, as horas indevidas não contribuem com a produção da empresa, mas custam caro.

Passivos trabalhistas: acontecem quando um antigo colaborador descontente processa a empresa na Justiça do Trabalho. Muitas vezes isso acontece devido ao não pagamento de férias vencidas ou por horas extras trabalhadas e não recebidas.

Quando a administração da empresa deixa falhas, os custos invisíveis podem ganhar cada vez mais força. E em uma empresa grande, o prejuízo a cada mês pode se tornar enorme. Por isso, é preciso ficar de olho em todos os setores que compõe uma empresa.

Como reduzir os custos invisíveis em uma empresa?

É preciso que a empresa conte com uma gestão integrada e automatizada. Desse modo, podemos dizer que todos devem estar integrados, com o objetivo de evitar os custos indesejados e prejudicar o funcionamento do negócio. Então, os gestores devem ter uma participação cada vez maior, visando bons resultados para o futuro da empresa.

Graças ao desenvolvimento da tecnologia já existem softwares completos, que entregam informações em tempo real. A empresa pode passar por uma transformação digital, com o objetivo de otimizar a parte burocrática e reduzir as falhas. Isso quer dizer que as anotações em papel devem ser descartadas completamente.

A automação de rotinas é algo importante para acabar com os custos invisíveis. Afinal, os procedimentos realizados de maneira manual, como registro de ponto e anotações de faltas, são menos seguros do que os digitais. Eles podem contar com erros humanos ou mesmo ser fraudados.

Tenha a tecnologia ao seu lado

A tecnologia é essencial para qualquer empresa e cada vez mais os novos softwares são capazes de auxiliar a gestão. A Plataforma Pontoweb, por exemplo, é um sistema robusto, que entrega dados precisos aos gestores, permitindo que informações possam ser acessadas em tempo real. Além disso, possibilita o uso de outros módulos da Ahgora.

O SmartGate é outro software capaz de entregar excelentes resultados, permitindo acabar com as horas extras indevidas. Além de facilitar as batidas de ponto, proporciona relatórios completos e precisos, informando ainda tentativas de acesso em horários inadequados. De fato, é uma boa opção para evitar passivos trabalhistas.

O RH precisa ser cada vez mais tecnológico e participativo, mas isso só acontece quando tecnologias eficazes são usadas na gestão. Acabar (ou reduzir) os custos invisíveis é possível, seja com o uso do Timesheet, Ahgora Multi ou Ahgora Leader, basta que os gestores encontrem as melhores ferramentas para a empresa.

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