Os processos que envolvem as contratações são diversos, e a apresentação dos documentos admissionais representa um dos mais importantes deles. Por meio desta documentação, todos os dados a respeito do novo colaborador são comunicados à Previdência, ao Ministério do Trabalho, entre outros órgãos competentes.

Com as informações prestadas, as certidões necessárias para a formalização do acordo são emitidas e as informações básicas a respeito do profissional são registradas.  A fim de  que o mesmo possa recolher suas contribuições e desfrutar de seus direitos trabalhistas.

Por exemplo, com dados sobre dependentes e cônjuge, é possível realizar os cálculos de:

  • Salário-família;
  • Auxílio-creche;
  • Pensão alimentícia;
  • Até definir convênios, como os de saúde.

Além disso, por meio das informações presentes nos atestados de saúde ocupacional, o MTE e a Previdência podem determinar as condições dos colaboradores antes e depois de entrarem nas empresas. Assim, é possível definir possíveis indenizações, caso o cargo ocupado tenha gerado doenças ocupacionais ou afastamentos, por exemplo.

Muitas são as utilidades dos documentos admissionais, e sua obrigatoriedade só reforça a importância do cuidado que esta questão exige entre as organizações!

Quer saber qual documentação você e seus colaboradores precisam ter em mãos no ato da contratação e ainda conferir os detalhes mais importantes sobre o assunto? Então acompanhe a seguir!

Quais documentos admissionais precisam estar em mãos durante uma contratação?

O primeiro passo para não ter nenhum problema relacionado aos documentos admissionais é conhecer tudo aquilo o que sua empresa e o profissional contratado precisam ter em mãos para formalizar o acordo de trabalho.

Em relação à empresa, a documentação necessária é:

  1. Declaração de dependentes;
  2. Declaração do vale-transporte (rejeição ou requisição);
  3. Contrato individual de trabalho;
  4. Ficha de salário-família;
  5. Livro de registro do colaborador.

Já por parte do colaborador, os documentos admissionais exigidos são:

  1. Atestado médico admissional;
  2. RG, CNH e foto 3×4;
  3. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  4. Cartão do Cadastro de Pessoa Física (CPF);
  5. Título de eleitor (além de comprovantes das 3 últimas eleições);
  6. Cartão do Programa de Integração Social (PIS);
  7. Original e cópia da carta de referência;
  8. Certificado de reservista (se necessário);
  9. Cópia do comprovante de residência;
  10. Cópia do comprovante de escolaridade;
  11. Cópia da certidão de casamento (se necessário);
  12. Cópia da certidão de nascimento dos filhos de até 21 anos (se necessário);
  13. Carteira de vacinação dos filhos menores de 7 anos (se necessário);
  14. Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos (se necessário);
  15. Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade (se necessário).

Agora que você já sabe quais são os documentos admissionais indispensáveis para as suas contratações, confira algumas das questões mais importantes sobre o tema!

Quais os prazos para o gerenciamento dos documentos admissionais?

Segundo a Lei 5.553/68, os documentos que pertencem ao colaborador em processo de contratação não podem ser retidos pela empresa por mais de 5 dias — mesmo se forem cópias autenticadas.

Além de registrar os documentos admissionais necessários e retornar as certidões no prazo indicado, também é recomendado que a organização elabore um contra recibo.

Já no caso do registro na carteira de trabalho, o artigo 29 da CLT exige que ele seja feito em até 48 horas, com sua respectiva devolução também dentro deste prazo.

Por fim, é necessário informar ao Caged que uma nova contratação foi feita na empresa. Isso precisa ser feito até o 7º dia do mês seguinte ao período de referência da contratação.

Existem informações que não podem ser solicitadas pelo contratante?

Um ponto que merece destaque em relação aos documentos admissionais é que existe certa documentação que não pode ser exigida pelas empresas!

Certas informações são consideradas discriminatórias. Isso significa que elas podem ser utilizadas para constranger o colaborador ou prejudicar sua imagem no ambiente laboral.

Os itens que não podem constar nos documentos admissionais são:

  • Registros de dívidas, como certidões negativas do SPC, Serasa ou de cartórios de protestos;
  • Antecedentes criminais, salvo casos em que a função pode ser relacionada com algum tipo de crime;
  • Certidão negativa de processos trabalhistas;
  • Exames de gravidez ou esterilização;
  • Teste de HIV.

As empresas que solicitarem qualquer uma destas declarações aos seus profissionais poderão sofrer sanções relevantes, que envolvem multas e processos trabalhistas.

Depois de ficar por dentro sobre algumas das obrigações mais relevantes dos documentos admissionais, no item seguinte, descubra os melhores meios para otimizar seus processos de contratação!  

Como otimizar o processo de admissão de colaboradores?

Para otimizar suas admissões, as empresas precisam adotar alguns cuidados especiais, a fim de garantir que tudo seja feito com toda a conformidade necessária.

Sabendo disso, procure padronizar todo o seu processo de contratações, tendo um checklist dos documentos admissionais preparado. Além disso, um protocolo bem definido para o envio e recebimento de toda a documentação é fundamental.

A melhor maneira de tornar tudo mais prático, célere e livre de erros é adotar um bom sistema de gerenciamento. Como ele, permite ao RH monitorar se todos os dados necessários foram entregues e se há alguma questão pendente.

Os recursos tecnológicos são indispensáveis para garantir que todas as informações sejam devidamente registradas e organizadas da melhor maneira possível, com acesso fácil e seguro entre os interessados.

Além disso, a LGPD exige que os formulários de contratação se tornem mais enxutos e que os dados pessoais dos colaboradores tenham sua proteção ampliada, da mesma maneira que ocorre com os consumidores.

Nesse ponto, a tecnologia também é fundamental, já que confere mais praticidade para o processo admissional. Realizado com um padrão de segurança da informação muito mais elevado do que os antigos controles em papel.

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