Escalasweb é um módulo da Ahgora, voltado para a gestão de escalas. Ele funciona como um assistente de planejamento para a gestão de escalas complexas com agilidade, determinando folgas, turnos e plantões para garantir que direitos trabalhistas sejam cumpridos e a força produtiva não seja prejudicada. Por meio do sistema, é possível atingir mais eficiência nas demandas.

De fato, a gestão de pessoas pode ser uma tarefa complexa, já que inúmeros fatores influenciam o desempenho da equipe. Um desses pontos é a escala da jornada de trabalho. Sendo assim, uma gestão de escalas organizada é fundamental para alcançar os objetivos traçados pela empresa.

Além de todas as questões ligadas à performance dos colaboradores, há ainda exigências legais. As quais podem, por vezes, não serem atendidas por equívocos ou desorganização dos responsáveis. Dessa forma, é importante administrar de maneira assertiva a escala de trabalho, para que os trabalhadores não sejam prejudicados.

Entretanto, nem sempre é uma tarefa simples! Existem muitos casos em que a jornada de trabalho possui fatores que complicam o acompanhamento. Para dificultar, muitas organizações ainda utilizam formas ultrapassadas de gestão, como planilhas ou até papel.

Você sabe como este processo pode ser muito mais simples e intuitivo? Com o uso do Escalasweb é possível economizar tempo e evitar dor de cabeça. Entenda como esse módulo do Pontoweb funciona e pode ser ideal para o seu negócio.

O que é Escalasweb?

Escalasweb é uma palavra da língua inglesa que em português significa “escalação”. Este é realmente o intuito do módulo da Ahgora, que faz parte do Pontoweb: permitir que escalas de trabalho sejam organizadas com mais precisão e velocidade. Com ele essa atividade deixa de ser cansativa e demorada.

Por meio da ferramenta é possível ampliar a eficiência operacional. Com poucos minutos de planejamento já é possível definir folgas e plantões, por exemplo. Mais do que isso, o módulo entrega uma comunicação automática, avisando de maneira instantânea os colaboradores escalados sobre alterações, por exemplo, com notificações.

Permite também identificar os colaboradores que estão em serviço e aqueles que estão afastados das atividades laborais. Dessa maneira, é possível entender quem pode cobrir folgas dos colegas e servir nos plantões. Tudo isso respeitando os limites previstos na legislação trabalhista.

O Escalasweb permite ainda ficar de olho nos custos operacionais, relacionados com a força de trabalho. Por meio dele é possível avaliar o saldo de horas em tempo real. Assim, controlar o banco de horas passa a ser algo bem mais simples por meio desta ferramenta, mantendo as horas extras sob controle.

Tecnologia baseada em Machine Learning

Para tornar o processo ainda mais otimizável, a plataforma utiliza potentes algoritmos de Machine Learning para entender o comportamento de uso da ferramenta. Ou seja, o módulo é capaz de aprender com os dados registrados e as análises realizadas. Essa é uma tecnologia de ponta, já adotada pela Ahgora.

Assim, entrega tabelas de gestão de escalas cada vez mais coerentes e precisas para facilitar o cotidiano do usuário. O aprendizado de máquina é algo que passará a ser cada vez mais comum nos próximos anos. E você já pode contar com este mecanismo em seu negócio.

5 dicas para otimizar a gestão de escalas

A gestão de escalas pode ser uma atividade com alta demanda de tempo para execução. É uma realidade, por exemplo, da área da Saúde, onde há a necessidade de administrar muitos profissionais em plantão. Mas outros mercados também podem ter demandas complexas de escala de trabalho.

Infelizmente, a dificuldade ainda faz parte da rotina de diversos negócios. É comum ver escalas sendo desenvolvidas no papel, com alterações feitas através de riscos. As planilhas até ajudam,  mas nem tanto. Isso porque elas são preenchidas por pessoas e o processo fica suscetível a falhas.

A boa notícia é que existem plataformas modernas e automatizadas para simplificar todas essas questões. Com o Escalasweb é possível otimizar a gestão de escalas, tornando algo burocrático muito mais facilitado e assertivo. Então, confira agora 5 dicas que vão ajudar a sua rotina:

1.     Conheça as exigências legais

Esse é o ponto de partida para a administração do turno de trabalho. Um profissional de RH deve conhecer a fundo o que diz a legislação sobre a jornada profissional. As escalas podem ser de diferentes formas e é importante que esse tipo de informação esteja registrada no contrato de trabalho.

Uma das exigências legais, por exemplo, é que todos os colaboradores celetistas tenham um dia de folga por semana. Deve ser concedido preferencialmente aos domingos, mas não é uma exigência. Então, os gestores podem definir as folgas conforme a disponibilidade e necessidade da empresa.

2.     Conheça as necessidades da empresa

Além da legislação vigente, é imprescindível conhecer todas as necessidades do negócio. Afinal, qual é a jornada realizada hoje? Ela atende os objetivos globais da empresa? Muitos aspectos devem ser levados em consideração para uma escala que atenda às partes.

A escala 6×1 é uma das mais populares, onde os colaboradores atuam seis dias durante a semana e folgam no sétimo. Além disso, em estabelecimentos que funcionam 24 horas, é comum adotarem a jornada 12×36, em que o trabalhador atua por 12 horas consecutivas e recebe 36 horas de descanso.

Caso a demanda não esteja sendo totalmente atendida pela jornada de trabalho adotada, ajustes devem ser feitos. O objetivo deve ser cumprir com todas as exigências, para que o seu negócio prospere. E com o uso do Escalasweb é possível ter este avanço.

3.     Respeite os períodos de descanso

Pausas, folgas e férias não podem ser ignoradas. Não somente para estar em conformidade com a legislação, mas para que os colaboradores se sintam respeitados. Esse é o caminho para enriquecer a Employee Experience, garantindo um ótimo clima organizacional e gerando mais confiança por parte dos colaboradores.

A lei determina que, por exemplo, os colaboradores que atuam entre 4h e 6h por dia devem ter uma pausa de 15 minutos. Contudo, para quem atua mais do que 6 horas, esse intervalo intrajornada deve ser de pelo menos 1h e de no máximo 2 horas.

Existe ainda o intervalo interjornada, que também deve ser respeitado pelos gestores. A CLT deixa claro que os colaboradores devem descansar por pelo menos 11 horas consecutivas, entre uma jornada e outra. Então, com o uso do módulo da Ahgora é possível fazer esse controle e evitar problemas.

4.     Deixe tudo sob controle

Não esqueça de acompanhar a escala, mas mesmo com a tecnologia como aliada, saber o que está acontecendo é importante. Embora essa tarefa demande esforços e possa ser complexa, é fundamental manter o controle sobre a jornada. A desorganização pode trazer inúmeros problemas a longo prazo.

É justamente por essa questão que não recomendamos o uso de anotações em papel para fazer a gestão de escalas ou mesmo definir o período de férias. Em empresas que possuem unidades em mais de uma cidade a situação fica ainda mais complicada. Por isso, o uso do Escalasweb serve para evitar dor de cabeça.

5.     Comunique as informações

Insira os colaboradores no processo e mantenha-os informados sobre suas escalas. Sendo assim, use os canais de comunicação para esclarecer dúvidas e evitar descontentamentos. Intranet, e-mails, mural ou informativo. O importante é a transparência entre a empresa e os colaboradores.

Mas, tome cuidado que o uso do WhatsApp pessoal durante o horário de descanso pode ser considerado hora extra. Esse módulo do Pontoweb é capaz de informar os colaboradores em tempo real, assim que as decisões são tomadas quanto às escalas. 

Isso acontece graças ao armazenamento de informações em nuvem e é fundamental na gestão de escalas de operações complexas e que podem sofrer muitas alterações, como o setor aéreo. Nestes casos, com tantos voos em diferentes horários, a comunicação automática é excelente.

Como funciona a gestão de escalas com o Escalasweb?

A organização das escalas é uma questão que, muitas vezes, não recebe a devida atenção. Somente quando a rotina se mostra complexa e burocrática, gestores e profissionais de RH começam a entender a dimensão dessa tarefa no dia a dia. Existem sistemas eficientes que podem ajudar nas tarefas.

Pensando nisso, foi desenvolvido o Escalasweb, um módulo do Pontoweb que carrega o que há de mais moderno em tecnologia. É uma plataforma focada na organização de escalas de trabalho complexas e com múltiplas restrições. Na prática, significa que escalas intrincadas e de difícil administração podem ser organizadas de forma inteligente.

Para tornar isso possível, sua aplicação possui um dashboard intuitivo, de fácil edição e visualização. Com ela, você pode organizar toda a equipe com agilidade, preenchendo uma tabela com os dias e horários que os colaboradores devem trabalhar ou folgar.

A plataforma é uma excelente aliada dos gestores operacionais e profissionais de RH. Ela ajuda a facilitar a gestão de:

  • Equipes terceirizáveis;
  • Rotinas de 24h de trabalho;
  • Plantão médico;
  • Escalas do setor aéreo;
  • Jornadas da construção civil.

Além disso, outras escalas com alto nível de complexidade tornam-se facilmente administráveis. O Escalasweb é flexível e dinâmico, entregando ainda informações sobre o custo no remanejamento de escalas e turnos de trabalho.

Benefícios do Escalasweb para a gestão

As características do Escalasweb fazem com que o sistema vá além da simplificação dos processos e seja um ponto a mais de segurança jurídica. Por exemplo, a possibilidade de gestão de escalas junto com o ponto, facilita a visualização do previsto e do realizado, auxiliando a administração da jornada de trabalho.

Confira agora outros benefícios desse módulo do Pontoweb:

  1. Segue a legislação: um dos principais benefícios é o ganho de tempo em relação às regras estabelecidas pela legislação trabalhista ou por convenções sindicais;
  2. Permite integração: pode ser totalmente integrável ao ponto eletrônico e a outros aplicativos do mesmo ecossistema de gestão;
  3. Atende cenários variados: possibilita a configuração de restrições personalizáveis para atender à cenários variados e complexos, como folgas e tempo de descanso diferentes dentro de uma mesma equipe;
  4. Avisos constantes: de forma inteligente, o Escalasweb avisa, ou mesmo bloqueia – de acordo com suas predefinições -, quando gestores adicionam escalas inconsistentes;
  5. Funciona em diferentes regimes: adapta-se perfeitamente às escalas dos colaboradores em regimes como CLT, intermitentes e temporários. Além de conter presets de intervalos intra e interjornada.
  6. Facilidade para mudar escalas: as trocas se tornam muito mais simples e administráveis. Pois, basta que os colaboradores solicitem a autorização aos gestores. Assim que esta for concedida, ela é alterada automaticamente.

Em resumo, o Escalasweb é um assistente ideal de planejamento para folgas, turnos e plantões. Ou seja, uma ferramenta de simplificação de atividades complexas. Com ele, é possível dar adeus às planilhas, rabiscos e escalas iniciadas do zero todo mês.

Conte com o sistema em seu negócio!

Organize a gestão de escalas com mais facilidade, conte com o Escalasweb! Esse sistema foi desenvolvido para tornar mais prática a gestão de pessoas, facilitando uma das tarefas que mais toma tempo do RH. Mas, com ele fica mais fácil conhecer as possibilidades de horários disponíveis.

Aproveite em seu negócio o que há de mais moderno em tecnologia para a gestão de pessoas. Machine Learning e armazenamento em nuvem são mecanismos que parecem do futuro, mas que já podem ser aproveitados no RH. Mais do que isso, as ferramentas da Ahgora passam por atualizações periódicas.

Dependendo do seu negócio, contar com uma ferramenta como esta pode ser o diferencial para atingir a desejada eficiência operacional. Deixe de lado as anotações manuais e torne a gestão de escalas mais moderna. Saiba mais, fale com a Ahgora!

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