O eSocial chegou para diminuir a burocracia e melhorar a fiscalização das obrigações trabalhistas. Foi previsto pelo Decreto Nº 8.373, de 2014, servindo como um instrumento para a unificação das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Assim, seu objetivo é padronizar a transmissão dessas informações em âmbito nacional.

No começo pode ser difícil compreender este conceito, mas com o tempo os gestores se acostumam. Ainda assim, sabemos que a rotina dos profissionais de Recursos Humanos é bem corrida, porque existem várias tarefas que demandam muito tempo e atenção da área. 

É importante que os gestores saibam como funciona este mecanismo. Houve um período de adaptação para as empresas, permitindo que pudessem ingressar aos poucos no sistema. Entretanto, agora é importante dominar a ferramenta, para entregar aos órgãos fiscalizadores todos os detalhes que exigem, garantindo segurança jurídica para a empresa.

O seu negócio está preparado para o eSocial? Reunimos aqui absolutamente tudo sobre eSocial e gestão online de ponto eletrônico para você ficar à frente dos prazos. Entenda o que diz a legislação trabalhista e como funciona na prática:

O que é o eSocial?

O eSocial é um projeto do Governo Federal criado para receber informações trabalhistas, fiscais e tributárias dos trabalhadores brasileiros. A responsabilidade do envio dos dados, no prazo determinado, passa a ser do empregador. Você que é gestor de Recursos Humanos precisa entender como funciona o sistema.

Aliás, eSocial é a forma pelo qual ficou conhecido o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, mas, também é chamado de EFD-Folha. Com isso, as empresas podem enviar informações apenas uma vez, as quais serão integradas à plataforma do eSocial, que poderá ser acessada por todos os órgãos.

Então, o objetivo desta iniciativa é padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. Dessa forma, não é necessário que as empresas façam múltiplos envios de dados ao INSS, fisco ou Secretaria do Trabalho.

O projeto é uma ação conjunta entre Caixa Econômica Federal (CEF), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência, Secretaria do Trabalho e da Secretaria da Receita Federal. O Ministério do Planejamento também participa, assessorando os demais órgãos na equalização dos diversos interesses.

Como funciona o eSocial na prática?

Este projeto do Governo Federal exige uma nova postura da área de Recursos Humanos das empresas. Isso inclui a busca por qualificação, para atender as etapas previstas pelo programa e atualização dos processos, mantendo todas as informações em dia. Então, conhecer tudo sobre o eSocial é fundamental.

O sistema eSocial centraliza todas as informações para diferentes órgãos públicos, como:

  • DIRF
  • GFIP;
  • GPS;
  • Caged
  • RAIS.

Além disso, cada guia ou cadastro dá origem a um evento do sistema. Em seguida, o governo consegue cruzar informações para garantir a idoneidade de organizações públicas e privadas. Então: qual a finalidade do eSocial? Destacamos três:

  1. Rigor na fiscalização: mais facilidade para detectar irregularidades;
  2. Atualização cadastral: multas no descumprimento de prazos;
  3. Informações detalhadas: condições de trabalho e dados pessoais.

Com essa plataforma funcionando, a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) e a Secretaria do Trabalho compartilham o arquivo digital. Por que se cadastrar no eSocial? A resposta é simples: porque é obrigatório. É este o canal de prestação de contas das empresas com relação à força de trabalho para o Governo Federal!

Quando enviar as obrigações para o eSocial?

O cadastro do eSocial é para quem contrata, ou seja, empresas e empregadores. Contudo, a empresa pode pedir que o colaborador faça a Qualificação Cadastral, que é a atualização de dados. Existem três tipos de eventos que precisam ser registrados e a periodicidade varia de acordo com os marcos do relacionamento entre empresa e colaborador:

  1.   Eventos iniciais e tabelas: são os cadastros básicos e iniciais, com informações do empregador e dos colaboradores, junto ao Governo Federal. Entre esses dados, estão:
  • Informes sobre a empresa;
  • Endereço de estabelecimento;
  • Locais de trabalho;
  • Cargos;
  • Funções;
  • Jornadas de trabalho;
  •  Convenções coletivas;
  • Processos (judiciais e administrativos).
  1. Eventos não periódicos: a cada ocorrência, este tipo de evento deve ser informado em tempo real no sistema. Entre os mais recorrentes estão:
  • Admissões;
  • Atividades desempenhadas pelos funcionários;
  • Períodos de estabilidade;
  • Alterações cadastrais;
  • Faltas;
  • Afastamentos;
  • Atestados de saúde;
  • Aviso de férias;
  • Acidentes de trabalho;
  • Demissões;
  • Reintegrações.
  1.   Eventos periódicos: informações enviadas ao sistema mensalmente, até o dia sete do mês seguinte. Deverão ser enviados eventos como:
  • Folha de pagamento;
  • Marcações de ponto;
  • Dissídios;
  • Serviços prestados e tomados;
  • Aquisições de produtos;
  • Vendas de produção;
  • Recursos recebidos ou repassados.

Os profissionais de Recursos Humanos precisam conhecer todas essas datas, para que a inserção dos dados seja realizada nas datas corretas. Por isso, é importante que estejam atentos ao que determina todo o cronograma que envolve o eSocial.

Como ficam as obrigações do RH?

Os profissionais de RH estão vivendo um momento de transformação. Essas mudanças têm origem nas inovações tecnológicas, novos processos de gestão, novidades do mercado e alterações desenvolvidas pelo governo. Aliás, o eSocial é mais uma das mudanças que está transformando os procedimentos e até mesmo a cultura das empresas.

Essa ferramenta tornou mais ágil a gestão de pessoas. Antes os profissionais de RH precisavam enviar documentos para vários órgãos, o que tornava as atividades muito mais burocráticas. Por isso, foi algo benéfico para os gestores, que agora conseguem fazer essas atividades de modo mais veloz.

As informações transmitidas ao eSocial são divididas em três grupos principais, chamados de eventos. Os dados são enviados por meio de arquivos no formato XML, onde o setor de RH é o responsável por cerca de 80% do processo de preenchimento das informações.

Entenda como as antigas obrigações do RH/DP são tratadas no eSocial

Atividades que antes eram burocráticas agora podem ser feitas de maneira bem mais eficaz. Confira algumas alterações permitidas pelo eSocial:

Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged):

  • S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
  • S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho
  • S-2298 – Reintegração
  • S-2299 – Desligamento

Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT):

  • S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • CD Comunicação de Dispensa
  • S-2299 – Desligamento

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS):

  • S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
  • S-2205 – Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
  • S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho
  • S-2299 – Desligamento

Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)

  • S-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos

Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)    

  • S-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho

Folha de pagamento

  • S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social

GRF Guia de Recolhimento do FGTS / GRRF Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS  

  • S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previd. Social
  • S-2299 – Desligamento

Livro de Registro de Empregados (LRE) 

  • S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
  • S-2205 – Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
  • S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho

PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário  

  • S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho
  • S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador
  • S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco
  • S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
  • S-2299 – Desligamento

QHT Quadro de Horário de Trabalho 

  • S-1050 – Tabela de Horários/Turnos de TrabalhoS-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
  • S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho

Além desses códigos, existem muitos outros que fazem parte do eSocial. Mas, aqui estão alguns dos principais.

Outras informações que devem ser enviadas

Gestores de Recursos Humanos que possuem ferramentas digitais em mãos conseguem fazer esse controle de uma maneira bem mais ágil. A Ahgora, por exemplo, pode ajudar em suas atividades de algumas formas.

Com a gestão de ponto eletrônico, controle de produtividade e acessos, o RH passa a ter mais tempo para lidar com informações importantes. Veja como fazer alguns registros envolvendo colaboradores:

S-1050 – Tabela de Horários e Turnos de Trabalho: cada empresa deve cadastrar as jornadas de trabalho que estão disponíveis ao time. Assim, são informados os horários de entrada e saída, se há horário flexível, rodízio ou escalas de trabalho. Estes horários são atribuídos a cada colaborador nos eventos S-2200 e S-2206.

S-2200 – Cadastro Inicial do Vínculo/Admissão: o cadastro de colaboradores com vínculo ativo com a empresa ou que estão afastados deve estar sempre atualizado. Então, entram aqui informações pessoais (endereço, estado civil, etc.) e especificações do contrato de trabalho. Nas contratações, o cadastro deve ser feito até um dia antes do início do colaborador.

S-2206 – Alteração do Contrato do Trabalho: todas as alterações aos contratos de colaboradores devem ser enviadas ao eSocial antes do fechamento da folha do mês. Preste atenção em aumentos, transferências e promoções! Aliás, alterações na periodicidade de remuneração, duração do contrato e jornada de trabalho devem ser informadas.

Como fica a rotina do RH com o eSocial

Sabemos que os profissionais de Recursos Humanos possuem muitas tarefas e que o RH ajudou a facilitar a gestão. Ainda assim, tem algumas mudanças que precisam ser feitas, para que a ferramenta possa ser usada de maneira perfeita. Prepare-se para promover a mudança de mindset dentro e fora do RH. Veja quais são:

  1. Apresente o eSocial para as lideranças;
  2. Treine os colaboradores do RH;
  3. Reúna os dados dos colaboradores;
  4. Organize as informações para facilitar a busca;
  5. Esteja atento ao cronograma e prazos do governo;
  6. Entregue as informações conforme solicitado.

Os profissionais do Departamento Pessoal devem orientar os colegas da área em relação a algumas atividades. A seguir você confere como devem ser feitos os lançamentos que envolvem a jornada de trabalho, férias e turnos.

Como cadastrar jornada de trabalho no eSocial

O cadastro da jornada de trabalho é uma das obrigações em relação a plataforma. Entenda como funciona, os pré-requisitos e as datas que devem ser seguidos para evitar qualquer problema.

Pré-requisitos: preencher após completar as informações em:

  • S-1000 – Empregador / Contribuinte / Órgão público
  • S-1070 – Tabela de Processos Administrativos / Judiciais (quando houver)

Onde preencher: S-1005 – Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos

Como:  escolher o principal sistema de registro de ponto (jornada de trabalho) utilizado:

0 – Não utiliza sistema de controle de ponto;

1 – Sistema manual;

2 – Sistema mecânico;

3 – Sistema de Registro Eletrônico do Ponto – SREP (Portaria 1.510/MTE);

4 – Sistema não eletrônico alternativo (Portaria 373);

5 – Sistema eletrônico alternativo (Portaria 373);

6 – Eletrônico – outros.

Prazo: enviar antes dos eventos:

  • S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo de Admissão / Ingresso do Trabalhador;
  • S-1200 – Remuneração do Trabalhador.

Como cadastrar horários e turnos no eSocial

Também é importante informar os horários e turnos de cada colaborador, tudo certinho, para que os órgãos fiscalizadores possam conferir as informações. Aliás, quando isso é feito de maneira cautelosa pelo RH, a empresa evita qualquer tipo de multa. Entenda:

Pré-requisitos: preencher após completar as informações em:

  • S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público.

Onde preencher: S-1050 – Tabela de Horários / Turnos de Trabalho.

Como:  Devem constar todas as possibilidades de horários de todos os colaboradores, exceto daqueles submetidos a jornadas especiais (revezamento, por exemplo).

  • Informe os horários de entrada e saída no formato hhmm;
  • Informe a duração da jornada e dos intervalos em minutos.

Prazo: enviar antes dos eventos:

  • S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo de Admissão / Ingresso do Trabalhador.

Como lançar horas extras no eSocial

Essa é uma questão que pode trazer muitas dúvidas. Afinal, as horas extras variam de um mês para outro, então o que deve ser feito? As principais informações e o passo a passo você encontra a seguir:

Pré-requisitos: preencher após completar as informações em:

  • S-1010 – Tabela de Rubricas.

Onde preencher: S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social.

Prazo: enviar antes dos eventos:

  • S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social.

Como lançar férias e afastamentos no eSocial

As férias e os afastamentos também precisam ser lançados no eSocial. Entretanto, algumas etapas devem ser seguidas até lá e o passo a passo é o seguinte:

Pré-requisitos: preencher após completar as informações em:

  • S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão / Ingresso do Trabalhador;
  • S-2300 – Trabalhadores Sem Vínculo de Emprego / Estatutário – Início.

Onde preencher: S-2230 – Afastamento Temporário.

Como:  a data a ser informada no evento é a do efetivo afastamento do trabalhador.

Prazo: até o início do período de férias ou afastamento.

Como lançar folha no eSocial

Por fim, a rotina dos profissionais de Recursos Humanos inclui também o lançamento da folha de pagamentos, uma das partes mais importantes. Afinal, todos os colaboradores da empresa fazem parte disso, diferente das categorias citadas antes. Você precisa fazer isso:

Pré-requisitos: preencher após completar as informações em:

  • S-1010 – Tabela de rubricas;
  • S-2200 – Cadastramento Inicial e Admissão / Ingresso de Trabalhador;
  • S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego / Estatutário – Início;
  • S-1070 – Tabela de Processos Administrativos / Judiciais.

Onde preencher: para cada colaborador, enviar um único evento:

  • S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social.

Como:  o contratante deve informar neste evento todas as verbas devidas ao colaborador, inclusive as que não sofrem incidência tributária e do FGTS.

Prazo: transmitir:

  • Antes do dia 15 do mês seguinte ao mês de referência;
  • Até 20 de dezembro do ano de referência, para valores de apuração anual (13º salário, etc.).

Aposte em tecnologia para seguir a legislação

Com o eSocial acabam as informações que antes eram entregues de forma manual e/ou em papel e tinham prazos flexíveis. Assim, os prazos se tornaram mais restritos e acarretam multas e penalidades no caso de descumprimento. Para evitá-las, softwares de RH e DP ajudam a organizar a rotina e manter as informações seguras e atualizadas.

Embora a folha de pagamento esteja mais associada ao Departamento Pessoal, é preciso trabalho em equipe. Entre RH e Contabilidade, inclusive. Adotar o registro eletrônico de ponto e software com cálculos automáticos é essencial. Demora menos, evita erros humanos e diminui o risco de inconsistências.

A sincronização de informações em tempo real, por exemplo, permite o acompanhamento ativo dos colaboradores. Fazer isso de forma manual é improdutivo, para dizer o mínimo. Com softwares e aplicativos o RH tem acesso a informações consistentes e atualizadas, facilitando o cumprimento dos prazos estipulados.

Aqui na Ahgora desenvolvemos aplicativos com armazenamento de dados em nuvem e tecnologia IoT, com o que há de mais moderno para a gestão de pessoas. Fale conosco e torne as atividades do seu setor ainda mais precisas e velozes!

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