A sua empresa está preparada para o eSocial? Reunimos aqui absolutamente tudo sobre eSocial e gestão online de ponto eletrônico para você ficar à frente dos prazos.

O que é o eSocial?

O eSocial é um projeto do Governo Federal criado para receber informações trabalhistas, fiscais e tributárias dos trabalhadores brasileiros.  A responsabilidade do envio dos dados, no prazo determinado, passa a ser do empregador. O objetivo desta iniciativa é padronizar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. Dessa forma não será necessário que as empresas façam múltiplos envios de dados ao INSS, fisco ou Ministério do Trabalho.

Com isso, as empresas poderão enviar informações apenas uma vez, as quais serão integradas à plataforma do eSocial, que poderá ser acessada por todos os órgãos. O projeto é uma ação conjunta entre Caixa Econômica Federal (CEF), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Ministério da Previdência, Ministério do Trabalho e Emprego e da Secretaria da Receita Federal. O Ministério do Planejamento também participa, assessorando os demais órgãos na equalização dos diversos interesses.

Bê a bá do eSocial: perguntas e respostas rápidas

O eSocial é a forma mais simples de denominar o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Este projeto do Governo federal exigirá uma nova postura da área de Recursos Humanos das empresas. Isso inclui a busca por qualificação, para atender as etapas previstas pelo programa, e atualização dos processos, para manter todas as informações em dia.

O que é eSocial?

Também chamado de EFD-Folha, o eSocial é um novo padrão de validação e armazenamento de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. As informações preparadas pelo RH para diversos órgãos públicos agora serão enviados para um único sistema.

Como funciona?

O sistema eSocial passa a centralizar as informações para diferentes órgãos públicos: DIRF, GFIP, GPS, Caged, RAIS, por exemplo. Cada guia ou cadastro dá origem a um evento do sistema.

Para que serve?

Por que o eSocial foi criado?  Bem, com o eSocial o governo consegue cruzar informações para garantir a idoneidade de organizações públicas e privadas. Então: qual a finalidade do eSocial? Destacamos 3:
Rigor na fiscalização: mais facilidade para detectar irregularidades
Atualização cadastral: multas no descumprimento de prazos
Informações detalhadas: condições de trabalho e dados pessoais

Quem fiscaliza?

Agora a Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) e o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) compartilham o arquivo digital. Por que cadastrar eSocial? Porque é obrigatório. É este o canal de prestação de contas das empresas com relação a força de trabalho.

Quem tem que aderir ao eSocial?

O cadastro do eSocial é para quem contrata, ou seja, empresas e empregadores. Contudo, a empresa pode pedir que o colaborador faça a Qualificação Cadastral, que é a atualização de dados.

Quando enviar as obrigações para o eSocial?

O eSocial prevê 3 tipos de evento. A periodicidade varia de acordo com os marcos do relacionamento entre empresa e colaborador.


Qual o papel do RH no eSocial?

O setor de Recurso Humanos das empresas passa por um momento de muitas transformações. Essas mudanças têm origem nas inovações tecnológicas, novos processos de gestão, mudanças no mercado e alterações desenvolvidas pelo governo. E, o eSocial é mais uma das mudanças que está transformando os procedimentos e até mesmo a cultura das empresas.

As informações transmitidas ao eSocial são divididas em três grupos principais, chamados de eventos. Os dados são enviados por meio de arquivos no formato XML, onde o setor de RH é o responsável por cerca de 80% do processo do preenchimento das informações.

#1 Eventos iniciais e tabelas

São os cadastros básicos e iniciais, com informações do empregador e dos colaboradores, junto ao Governo Federal. Entre esses dados, estão informes sobre a empresa, endereço de estabelecimento, locais de trabalho, cargos, funções, jornadas de trabalho, convenções coletivas, processos (judiciais e administrativos).

#2 Eventos não periódicos

A cada ocorrência, este tipo de evento deve ser informado em tempo real no sistema. Entre os mais recorrentes  estão admissões, atividades desempenhadas pelos funcionários, períodos de estabilidade, alterações cadastrais, faltas, afastamentos, atestados de saúde, aviso de férias, acidentes de trabalho, demissões, reintegrações.

#3 Eventos periódicos

Informações enviadas ao sistema mensalmente, até o dia sete do mês seguinte. Deverão ser enviados eventos como a folha de pagamento, as marcações de ponto, os dissídios, serviços prestados e tomados, as aquisições de produtos, vendas de produção, os recursos recebidos ou repassados.


Como ficam as obrigações do RH?

A vantagem do eSocial para as instituições é que o programa centraliza em um único sistema informações como DIRF, GFIP, GPS, Caged, RAIS, entre outras, desobrigando a apresentação delas em diferentes órgãos, como: Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social ou Ministério do Trabalho e Previdência Social.

Saiba como cada antiga obrigação do RH/DP corresponde a qual vento no eSocial:

CAGED Cadastro Geral de Empregados e DesempregadoS-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho
S-2298 – Reintegração
S-2299 – Desligamento
CAT Comunicação de Acidente de TrabalhoS-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho
CD Comunicação de DispensaS-2299 – Desligamento
CTPS Carteira de Trabalho e Previdência SocialS-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
S-2205 – Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho
S-2299 – Desligamento
DCTF Declaração de Débitos e Créditos Tributários FederaisS-1299 – Fechamento dos Eventos Periódicos
DIRF Declaração do Imposto de Renda Retido na FonteS-1210 – Pagamentos de Rendimentos do Trabalho
Folha de pagamentoS-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social
GFIP Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência SocialA definir
GPS Guia da Previdência SocialA definir
GRF Guia de Recolhimento do FGTS / GRRF Guia de Recolhimento Rescisório do FGTSS-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previd. Social
S-2299 – Desligamento
LRE  Livro de Registro de EmpregadosS-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
S-2205 – Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador
S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho
MANAD Manual Normativo de Arquivos DigitaisA definir
PPP Perfil Profissiográfico PrevidenciárioS-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho
S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho
S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador
S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco
S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
S-2299 – Desligamento
QHT Quadro de Horário de TrabalhoS-1050 – Tabela de Horários/Turnos de TrabalhoS-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador
S-2206 – Alteração de Contrato de Trabalho
RAIS Relação Anual de Informações SociaisA definir


Ganhe agilidade na organização de obrigações

Descubra como a Ahgora transforma o dia a dia do RH:

Rotina: Gestão e controle de ponto

  • Registro eletrônico de ponto com biometria 3D antifraude.
  • Transmissão automática para software de gestão de ponto.
  • Desoneração do RH com tratativa descentralizada de ponto.

Processo: Gestão por exceção

  • Automação de rotinas administrativas para contenção da burocracia.
  • Detecção automática de inconsistências no ponto e notificação do RH.

Estratégia: Gestão inteligente

  • Abordagem simples e objetiva das obrigações do RH.
  • Segurança de informação e histórico de alteração de dados.
  • Visualizações intuitivas para capacidade analítica ampliada.

Conheça os eventos atendidos pela Ahgora

Fique à frente dos prazos, evite multas. A Ahgora faz muito mais pela sua gestão e controle de ponto, produtividade e acesso. Veja como a Ahgora se adapta ao seu porte de empresa.

S-1050 Tabela de Horários e Turnos de Trabalho

S-1050 – Tabela de Horários e Turnos de Trabalho

Cada empresa deve cadastrar as jornadas de trabalho que estão disponíveis ao time. São informados os horários de entrada e saída, se há horário flexível e rodízio ou escalas de trabalho. Estes horários são atribuídos a cada colaborador nos eventos S-2200 e S-2206.

S-2200 Cadastro Inicial do Vínculo / Admissão

S-2200 Cadastro Inicial do Vínculo / Admissão

O cadastro de colaboradores com vínculo ativo com a empresa ou que estão afastados deve estar sempre atualizado. Entram aqui informações pessoais (endereço, estado civil, etc.) e especificações do contrato de trabalho. Nas contratações, deve ser feito até 1 dia antes do início do colaborador.

S-2206 Alteração do Contrato do Trabalho

S-2206 Alteração do Contrato do Trabalho

Todas as alterações aos contratos de colaboradores devem ser enviados ao eSocial antes do fechamento da folha do mês. Preste atenção a aumentos, transferências e promoções! Alterações na periodicidade de remuneração, duração do contrato e jornada de trabalho devem ser informadas. Saiba mais sobre gestão de equipes com os novos formatos de contratação nesse link.


Como se preparar para o eSocial

Recomendamos 3 passos para simplificar a atualização:

icone processos

Organize os processos internos

Com o eSocial, acabam as informações que antes eram entregues de forma manual e/ou em papel e tinham prazos flexíveis. Os prazos se tornaram mais restritos e acarretam multas e penalidades no caso de descumprimento. Para evitá-las, softwares de RH e DP ajudam a organizar a rotina e manter as informações seguras e atualizadas.

icone folha de pagamento

Otimize o fechamento da folha

Embora a folha de pagamento esteja mais associada ao Departamento Pessoal, é preciso trabalho em equipe. Entre RH e Contabilidade, inclusive. Adotar o registro eletrônico de ponto e software com cálculos automáticos é essencial. Demora menos, evita erro humano e diminui o risco de inconsistências.

icone computacao em nuvem

Documento tudo em nuvem

A sincronização de informações em tempo real (ao vivo) permite o acompanhamento ativo dos colaboradores. Fazer isso de forma manual é contraprodutivo, para dizer o mínimo. Com softwares e aplicativos o RH tem acesso a informações consistentes e atualizadas. Fica fácil cumprir os prazos sem papel ou planilhas offline.

Bônus: adesão do MEI

Todo MEI que possui funcionário deve aderir ao programa em julho. O motivo da adesão dos MEIs ao eSocial é principalmente o acompanhamento e garantia dos direitos trabalhistas dos profissionais contratados. Já o MEI que não possui funcionários não precisa aderir ao eSocial.

Resumindo, a implantação do eSocial vai dar um certo trabalho, mas tende a trazer benefícios para as empresas e colaboradores. Uma das vantagens é a própria desburocratização, tendo em vista que o programa unifica a entrega das informações aos governo. Já os profissionais também ficam resguardados, pois o cruzamento de dados pode apontar inconsistências que devem ser regularizadas pelos empregadores.


Como fica a rotina do RH com o eSocial

Prepare-se para promover a mudança de mindset dentro e fora do RH.

  1. Apresente o eSocial para as lideranças;
  2. Treine os colaboradores do RH;
  3. Reúna os dados dos colaboradores;
  4. Organize as informações para facilitar a busca;
  5. Esteja atento ao cronograma e prazos do governo;
  6. Entregue as informações conforme solicitado.

Evite o estresse com essas orientações:

Como cadastrar jornada de trabalho no eSocial

Pré-requisitos: Preencher após completar as informações em:

  • S-1000 – Empregador / Contribuinte / Órgão público
  • S-1070 – Tabela de Processos Administrativos / Judicias (quando houver)

Onde preencher:

  • S-1005 – Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos

Como:  Escolher o principal sistema de registro de ponto (jornada de trabalho) utilizado:

0 – Não utiliza sistema de controle de ponto;

1 – Sistema manual;

2 – Sistema mecânico;

3 – Sistema de Registro Eletrônico do Ponto – SREP (Portaria 1.510/MTE);

4 – Sistema não eletrônico alternativo (Portaria 373/MTE);

5 – Sistema eletrônico alternativo ( Portaria 373/MTE);

6 – Eletrônico – outros.

Prazo: Enviar antes dos eventos:

  • S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo de Admissão / Ingresso do Trabalhador
  • S-1200 – Remuneração do Trabalhador

Como cadastrar horários e turnos no eSocial

Pré-requisitos: Preencher após completar as informações em:

  • S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público

Onde preencher:

  • S-1050 – Tabela de Horários / Turnos de Trabalho

Como:  Devem constar todas as possibilidades de horários de todos os colaboradores, exceto daqueles submetidos a jornadas especiais (revezamento, por exemplo).

– Informe os horários de entrada e saída no formato hhmm

– Informe a duração da jornada e dos intervalos em minutos

Prazo: Enviar antes dos eventos:

  • S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo de Admissão / Ingresso do Trabalhador

Como lançar horas extras no eSocial

Pré-requisitos: Preencher após completar as informações em:

  • S-1010 – Tabela de Rubricas

Onde preencher:

  • S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social

Prazo: Enviar antes dos eventos:

  • S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social

Como lançar férias e afastamentos no eSocial

Pré-requisitos: Preencher após completar as informações em:

  • S-2200 – Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão / Ingresso do Trabalhador; ou 
  • S-2300 – Trabalhadores Sem Vínculo de Emprego / Estatutário – Início

Onde preencher:

  • S-2230 – Afastamento Temporário

Como:  A data a ser informada no evento é a do efetivo afastamento do trabalhador. A obrigatoriedade pode consultada no manual de operação do sistema.

Prazo: Vide tabela no manual de operação do sistema.

Confira também os posts: Como calcular férias sem erros .

Como lançar folha no eSocial

Pré-requisitos: Preencher após completar as informações em:

  • S-1010 – Tabela de rubricas
  • S-2200 – Cadastramento Inicial e Admissão / Ingresso de Trabalhador
  • S-2300 – Trabalhador Sem Vínculo de Emprego / Estatutário – Início
  • S-1070 – Tabela de Processos Administrativos / Judicias

Onde preencher: Para cada colaborador, enviar um único evento:

  • S-1200 – Remuneração de trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social

Como:  O contratante deve informar neste evento todas as verbas devidas ao colaborador, inclusive as que não sofrem incidência tributária e do FGTS.

Prazo: Transmitir

  • Antes do dia 7 do mês seguinte ao mês de referência
  • Até 20 de dezembro do ano de referência, para valores de apuração anual (13º salário, etc.)

Ficaram dúvidas sobre o sistema em si? Você pode acessar o Manual de Operação do Sistema eSocial (versão 2.5) para saber mais. 😉

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