A falta de registro de ponto pode trazer diversos prejuízos para as empresas, que apresentam informações duvidosas, gastos excessivos e sofrem com processos trabalhistas. A legislação prevê que qualquer empresa com mais de 10 profissionais deve possuir o registro de ponto, só que nem todas cumprem essa lei.
Além de não seguirem algo previsto na legislação, a falta deste controle é algo prejudicial para o negócio, já que as informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores ficam incompletas. Sem o registro de ponto é impossível comprovar o horário de chegada e o de saída dos colaboradores. Até mesmo as faltas ficam difíceis de registrar.
Contar com um sistema de ponto é uma das formas mais seguras que as empresas possuem para fazer a gestão de tempo. Por isso, é algo que pode ser benéfico até mesmo para os pequenos negócios. Além disso, existem plataformas que garantem uma gestão de ponto eletrônica totalmente digital com o armazenamento destas informações, que depois podem ser transformadas em relatórios.
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Falta de registro de ponto: quando uma empresa é obrigada a fazer?
Em primeiro lugar, as empresas são obrigadas a fazer o registro de ponto quando possuem 10 colaboradores ou mais. Conforme o artigo 74 da CLT, o registro pode ser feito de três formas: manual, mecânico ou eletrônico. Porém, empresas com menos colaboradores não são impedidas de fazer esse registro, que é ótimo para a gestão de pessoas.
Durante anos a legislação foi passando por alterações, principalmente devido à criação de novas formas de batida. A partir de 2009, com a antiga Portaria 1510 e atual 671, o ponto eletrônico finalmente foi regulamentado, especificando as regras que devem ser seguidas nesse tipo de batida. Aliás, o ponto eletrônico é um sistema moderno, que entrega informações em tempo real.
Além de ser algo previsto por lei, a falta de registro de ponto pode gerar algumas situações embaraçosas para as empresas. Por exemplo, fica muito mais difícil para identificar os colaboradores que não estão cumprindo com a carga horária. Veja agora 5 prejuízos que uma má gestão de ponto pode causar:
1. Avaliação duvidosa das informações
A falta de registro de ponto ou mesmo as batidas manuais, onde o colaborador anota suas informações em um livro ponto, são consideradas perigosas. Por exemplo, quando o cartão é preenchido com o chamado “horário britânico”, ele é invalidado como prova da jornada de trabalho. Nem mesmo se houver uma catraca, a informação será aceita.
O horário britânico acontece quando o colaborador faz a batida sempre nos mesmos horários, por exemplo, todas as manhãs, às 8h e ao fim do expediente, às 17h30. É praticamente impossível alguém seguir sempre os mesmos horários. Por isso, a batida manual pode ser um problema.
Além disso, a falta de registro de ponto reflete em problemas que serão explicados a seguir. A avaliação duvidosa de informações diz respeito aos dias faltosos do colaborador e horas extras irregulares, questões que podem resultar em passivos trabalhistas.
2. Não é possível ter um controle sobre faltas, atrasos e ausências
Quando não existe um controle sobre faltas, atrasos e ausências dos colaboradores, fica impossível descontar no período aquisitivo de férias. Ou seja, a folha de pagamentos continuará da mesma forma, mesmo que os profissionais não estejam cumprindo suas obrigações laborais.
Segundo o artigo 130 da CLT, possuem direito a 30 dias de férias somente os colaboradores que faltaram no máximo 5 dias ao longo de 12 meses. Aqueles que tiveram mais faltas do que isso vão perdendo partes do descanso. Por exemplo, os colaboradores que faltaram entre 6 e 14 vezes possuem direito a no máximo 24 dias de férias.
Em empresas de grande porte esse problema pode resultar em grandes gastos financeiros. Imagina ter profissionais que faltaram diversas vezes ao longo do ano, mas não ter este dado anotado. Será impossível comprovar a situação e então todos continuarão com seus 30 dias de férias e recebendo o salário na íntegra.
3. Gastos com horas extras não são registrados
Essa questão pode ser explicada de duas maneiras. A primeira delas é que os colaboradores podem reclamar por horas extras que eles não trabalharam, mas sem o registro de ponto fica impossível provar. A empresa não possuirá recursos para questionar essa reclamação e terá que fazer o pagamento.
Além disso, com a falta de registro de ponto, os profissionais de RH perderão muito mais tempo com o fechamento da folha de pagamentos. E isso pode levar a uma situação: eles terão que fazer horas extras para fechar tudo dentro do prazo. Ou seja, a empresa sai perdendo duas vezes.
4. Processos trabalhistas surgem com a falta de registro de ponto
A falta de registo de ponto pode ser usada contra a sua empresa, se algum colaborador decidir mover um processo trabalhista contra o seu negócio. Por outro lado, essa é uma questão fácil de ser resolvida, com o uso de uma plataforma que permita a gestão de ponto.
É fácil evitar passivos trabalhistas, basta ter uma boa gestão sobre a jornada de trabalho. Quando uma empresa é desorganizada, existe negligência com o pagamento de horas extras, por exemplo. De fato, o processo trabalhista não é algo que acontece imediatamente, mas que pode ser fruto do descumprimento de regras.
Um software de registro de ponto documenta todas as informações sobre a jornada de trabalho. É ela que registra informações sobre horas extras, adicional noturno e descontos por dias de faltas, por exemplo. Então, quando um colaborador faz uma reclamação falsa, fica fácil para comprovar a questão. Por outro lado, se não houver registros, o caso vai para a Justiça do Trabalho.
5. Não há controle sobre as atividades dos colaboradores externos
No caso dos colaboradores externos, fica impossível saber qual é o real horário que estão trabalhando para a sua empresa. Bem como é complicado saber qual é o local que o serviço está sendo feito. Mas, existem sistemas que garantem a geolocalização na batida de ponto, permitindo saber onde realmente os profissionais estão.
A Pesquisa de Gestão de Pessoas na Crise de Covid-19, conduzida pela Fundação Instituto de Administração (FIA), mostrou que 94% das empresas brasileiras atingiram ou superaram as expectativas com o home office durante a pandemia. Esse é apenas um dos tipos de trabalho externo, onde os profissionais não ficam no escritório ou no chão da fábrica.
Só que a falta de registro de ponto é péssima para esse tipo de jornada. Sem ela, é impossível saber se o colaborador está ou não envolvido com alguma atividade da empresa. Afinal, o trabalhador não está no ambiente de trabalho convencional.
Falta de registro de ponto: fique longe disso
Deu para perceber como a falta de registro de ponto pode comprometer uma empresa? Hoje existem ferramentas inteligentes, como o Pontoweb, que permite o registro de ponto em poucos cliques, por meio de aplicativo no celular ou pelo navegador. Além disso, é uma ferramenta que armazena informações na nuvem, facilitando o acesso aos dados.
Os prejuízos causados pela falta de registro de ponto muitas vezes não são percebidos pelos gestores. São custos que saem do cofre das empresas e que não geram vantagem alguma para o negócio. Pelo contrário, são perdas de valores que poderiam ser usados de alguma maneira inteligente, com a compra de equipamentos, por exemplo.
Ao investir em uma tecnologia eficaz para o registro de ponto é possível ganhar em aspectos como transparência, agilidade e segurança. São três pilares importantes para uma empresa e para reforçar a relação com cada colaborador. Desse modo, os profissionais se sentem mais confortáveis com seus dados laborais.
A tecnologia é a melhor aliada do seu negócio, permitindo a resolução destes 5 prejuízos que passam despercebidos, mas que causam um enorme rombo nos cofres das grandes empresas.
