A folha de pagamento apresenta dados trabalhistas do colaborador, incluindo ficha pessoal, atribuições e valores a ele devidos. Esse é um documento formal e obrigatório para todas as empresas. Aliás, a entrega deve ser realizada todos os meses, junto com o pagamento da remuneração.

Os profissionais de Recursos Humanos contam com várias obrigações em suas jornadas e uma delas é a preparação deste documento. Acontece que, em empresas que ainda não adotaram ferramentas tecnológicas, o trabalho manual ainda é necessário. E, portanto, torna o processo muito mais lento.

É essencial que todas as informações sejam adicionadas de maneira correta, como horas extras, descontos e comissões. Além disso, repassar os dados para o eSocial também é algo obrigatório. Se você ainda não conhece todos os detalhes que envolvem o documento, está no lugar certo.

Aqui mostraremos como calcular a folha de pagamento, o porquê desse documento ser tão importante e, ainda, qual é a sua relação com o eSocial. Acompanhe! Mas, se preferir, você também pode ouvir o post. É só clicar no player.

 

O que é folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento com função operacional, fiscal e contábil que as empresas têm o dever de disponibilizar para os colaboradores. Nele, é possível visualizar a discriminação do salário bruto, que é aquele sem desconto, e o líquido, que consiste no valor a ser recebido pelo profissional de acordo com o seu trabalho.

A elaboração é algo que deve acontecer todos os meses, sendo que no final é emitido o holerite, um documento em papel ou online que é entregue aos colaboradores como forma de recibo. Em suma, ela pode ser dividida em duas partes:

Proventos: englobam o salário, que é o pagamento efetuado pelos serviços prestados pelo colaborador e seu tempo destinado à empresa, além da remuneração. Esta, por sua vez, é variável de acordo com a soma dos valores pagos direta ou indiretamente, como: hora extra, adicional de insalubridade e comissões, por exemplo.

Descontos: estão incluídos os impostos, contribuições sociais e adiantamentos, entre outros. É essencial que os cálculos sejam feitos de maneira precisa, para não prejudicar o colaborador com descontos indevidos.

Em suma, não existe um modelo de folha de pagamento padrão. Ela pode ser adaptada conforme os critérios de interesse de cada empresa, desde que os dados principais estejam claros.

O que diz a legislação sobre a folha de pagamento?

A folha de pagamento é considerada obrigatória pelo Artigo 225 do Decreto 3.048. É necessário que os gestores repassem informações aos órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Veja o que diz um trecho do artigo:

Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos”.

É responsabilidade dos profissionais de Recursos Humanos informarem os órgãos competentes sobre as informações laborais dos colaboradores. Aliás, com o desenvolvimento do eSocial isso passou a ser mais fácil. Afinal, as informações precisam ser registradas apenas uma vez.

Qual é a importância da folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento importante para as duas partes: empresa e funcionário. Porque ali estão registrados todos os detalhes da remuneração que o colaborador terá direito ao fim do mês. Além disso, no caso de descontos, será possível saber qual é o motivo do abatimento.

Para a empresa: a folha de pagamento é um documento fundamental para o controle financeiro. Ela permite comprovar o recolhimento de impostos e o feitio de pagamentos aos colaboradores conforme a lei trabalhista.

Inclusive, as empresas que fazem o cálculo de folha de pagamento de maneira adequada evitam passar por processos trabalhistas, já que estão com a documentação sempre em dia. Por isso, contar com sistemas automatizados é interessante.

Para o colaborador: neste caso, o documento é essencial porque permite controlar tudo o que recebe e avaliar se os valores dos descontos estão corretos. Bem como é uma forma de garantir a transparência na relação com a empresa, evitando dúvidas.

A folha de pagamento serve também como comprovante de renda para aquisição de imóveis e abertura de crédito em lojas, por exemplo. Além disso, é utilizada para comprovar a contribuição feita ao INSS no momento de pedir a aposentadoria.

Como fazer a folha de pagamento?

Conforme citamos anteriormente, você que trabalha no RH deve definir um formato de folha de pagamento que seja adequado para a sua empresa. Entretanto, é essencial que ela conste informações como:

  • Nome do colaborador;
  • Cargo, função ou serviço prestado;
  • Parcelas integrantes e não-integrantes da remuneração;
  • Valor dos descontos;
  • Salário líquido a ser pago.

Levando isso em consideração, você pode ir para os próximos passos na elaboração do documento. É importante frisar que as anotações manuais estão sujeitas a erros humanos, como é o caso do uso do livro ponto. Por outro lado, com a aplicação de softwares essa situação é contornada.

1. Classifique o colaborador

O primeiro passo é classificar a ocupação do colaborador. A categorização é essencial, porque é a partir dela que são definidas várias informações, como convenções que regulam os cálculos da folha.

É bom revisar, para identificar se todos os profissionais estão cadastrados de maneira correta. Afinal, se tiver algum erro aqui, todo o restante da folha poderá ser comprometido.

2. Avalie as horas trabalhadas

Em seguida, registre todos os dados referentes à jornada de trabalho. Aqui entra a importância do sistema de ponto eletrônico, onde as informações da jornada de trabalho são marcadas com precisão e facilitam a sua vida. Devem ser consideradas informações como:

  • Horas extras;
  • Atrasos;
  • Faltas injustificadas;
  • Afastamento;
  • Adicional noturno.

Com essas informações organizadas, todos os acréscimos, descontos e reajustes salariais podem ser calculados adequadamente, de forma ágil. Tenha atenção, confira tudo antes de ir para a próxima etapa, porque erros vão gerar retrabalho.

3. Registre os encargos e impostos

Nesta etapa, constam os descontos referentes ao INSS e IRRF. Esses dados asseguram ao colaborador seu direito à aposentadoria e o mantém regular junto à Receita Federal. Entretanto, nem todos os colaboradores devem sofrer descontos de Imposto de Renda.

O cálculo dessas deduções deve seguir, respectivamente, a Tabela da Previdência Social e o Manual do Imposto de Renda retido na fonte – ambos se baseiam no salário recebido. No caso do IRRF, em alguns casos os colaboradores podem fazer a restituição, no momento da declaração anual.

4. Calcule o FGTS

Mesmo que o Fundo de Garantia não seja descontado na folha de pagamento, os valores devem estar disponíveis no documento para o controle do colaborador. O pagamento é feito de forma compulsória todo mês, até o dia 7, em uma conta específica da Caixa Econômica.

O recolhimento é de 8%, sempre referente ao salário bruto do mês anterior. Em suma, essa é uma despesa que a empresa possui e que não deve ser descontada dos colaboradores. Afinal, é um benefício que está previsto na legislação trabalhista. Aliás, esse é um dinheiro que o profissional poderá sacar após sair da empresa.

5. Aplique os demais descontos legais

Para realizar o fechamento da folha de pagamento, é preciso, ainda, realizar os descontos referente a benefícios como:

  • Vale-transporte, que representa no máximo 6% sobre o valor do salário básico, sem adicionais e gratificações;
  • Vale-refeição, que não pode ultrapassar os 20% do salário contratual;
  • Plano de saúde e odontológico;
  • Convênio com farmácia e outros serviços;
  • Adiantamento de salário.

Todos esses descontos devem estar descritos na folha de pagamento, afinal, são eles que geram o salário líquido do colaborador. Desse modo, o colaborador vai conseguir entender o que resultou em seu pagamento menor ou maior em tal mês.

Tenha empatia com as faltas e atrasos dos colaboradores

Por mais que as empresas possam fazer descontos na folha de pagamentos conforme as faltas e atrasos, é melhor ter empatia neste momento. Aliás, a lei determina que cada colaborador pode atrasar 10 minutos por dia, seja na hora da chegada ou indo embora mais cedo. A partir disso, pode sofrer descontos.

Existe uma série de motivos para as faltas, no caso das justificáveis. Entretanto, não é qualquer coisa que entra nos motivos previstos na lei. Ainda assim, no primeiro atraso, é melhor que os profissionais de RH conversem com o colaborador, buscando assim entender a causa para a chegada tardia

O problema mesmo é quando isso passa a ser algo repetitivo, fazendo com que seja até mesmo um motivo para demissão por justa causa. Outra coisa: em empresas grandes, os atrasos podem comprometer a produtividade, ainda mais quando são vários colaboradores repetindo esse tipo de ação.

Por fim, quando um profissional tem mais de cinco faltas por ano, poderá perder um período de suas férias. Com o controle de ponto eletrônico fica mais fácil perceber esses atrasos. E isso faz total diferença no fechamento da folha de pagamento, sendo que a atuação do RH tem papel vital para evitar desgastes.

Qual é a relação entre folha de pagamento e eSocial?

Desde 2018, quando o eSocial foi criado, as empresas passaram a ser obrigadas a enviar a folha de pagamento completa para o sistema. Portanto, ela apenas pode ser considerada fechada após esse envio – dependendo, é claro, da consistência das informações.

Ao longo desse período, os profissionais de RH se deparam com a rigidez dos processos, bem como com a importância de automatizar a folha de pagamento. Isso porque existem sistemas que integram automaticamente os dados da folha de pagamento com o eSocial, como uma forma de evitar falhas e mantê-los sempre atualizados.

Por mais que o eSocial seja uma plataforma das mais interessantes, ele não trabalha sozinho. É importante que as informações sejam levadas até lá e de maneira correta. Então, o emprego da tecnologia é essencial, tornando todo o procedimento mais ágil.

Invista em tecnologia para fechar a folha com precisão!

Sistemas com foco em RH facilitam todo o processo que envolve o fechamento da folha de pagamento. Isso porque realizar cálculos manuais demanda tempo, constante atualização com as regras e, ainda assim, está suscetível a erros.

A Ahgora conta com a ferramenta ideal para a sua empresa, evitando dados incorretos, oferecendo mais segurança jurídica e facilitando o trabalho do Departamento Pessoal. Empresas que ainda não investem em conceitos modernos como IoT e armazenamento em nuvem ficam para trás.

O Pontoweb é uma plataforma inteligente que permite a gestão automatizada da jornada de trabalho do seu colaborador. Aliás, mesmo de times que trabalham de forma remota. Com ele, você faz a gestão completa do ponto, facilita o cálculo de férias e cumpre com todas as regras do Ministério do Trabalho.

Esse sistema conta também com o acesso exclusivo ao My Ahgora, um portal exclusivo para o colaborador. Com ela, o trabalhador pode conferir suas informações profissionais, como seu demonstrativo online, saldo de horas, aprovação de justificativas e atestados, gerando maior transparência na relação de trabalho e desonerando a área de RH. O que você ainda está esperando? Entre em contato e fale com nossos atendentes!

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