O home office permanente foi uma solução encontrada por empresas do mundo inteiro durante a pandemia. Atividades de diversos setores podem ser realizadas de casa, principalmente aquelas que envolvem escritórios e computadores. Algo que era uma tendência para os próximos anos foi adiantado e virou realidade.

Essa prática tem sido positiva, até por isso 40,2% das empresas que antes não adotavam essa modalidade pretendem tornar fixa. A pesquisa da Cushman&Wakefield mostra que 45% dos entrevistados pensam em reduzir o espaço físico pós-pandemia. Dessa forma, 30% deles pretendem fazer isso devido ao sucesso da experiência até aqui.

Essa nova realidade de trabalho exige que os gestores busquem formas eficazes de comunicação e otimizem suas operações. Os desafios enfrentados no home office não são os mesmos do que o trabalho no escritório físico. Por isso, as novas tecnologias e softwares de gestão de pessoas serão importantes aliados. 

A relação entre o setor de RH e os colaboradores da empresa precisa ser fortalecida. É necessário que haja confiança entre ambas as partes, para que o home office permanente seja eficaz. Como enfrentar os desafios desse novo modelo de trabalho? É sobre isso que falaremos a seguir!

Trabalho remoto: tendência que ganhou força na pandemia

Ao pesquisar sobre o futuro do trabalho você percebe que a maioria dos portais e sites especializados falam sobre home office. Essa é uma tendência adotada por diversos profissionais liberais, que não possuem vínculos com empresas. E que ganhou força durante a pandemia, adotada por diversas companhias.

Home office é um sistema onde os funcionários realizam suas atividades sem sair de casa. Então, podemos indicar que é algo benéfico para todos os envolvidos. No caso dos colaboradores, eles não precisam se deslocar de sua casa até a sede da empresa. Para os gestores, é possível gastar menos com a infraestrutura local, por exemplo.

As empresas perceberam que precisavam adotar novas estratégias durante a quarentena. Isso fez com que permitissem aos trabalhadores uma nova rotina, onde trabalham de suas próprias casas. Entretanto, esse é um desafio complicado para as indústrias, onde as atividades são mais físicas e com o uso de máquinas.

Porém, até mesmo as empresas que basicamente possuem uma força de produção atuando em sua sede podem adotar o home office. De fato, isso vale principalmente para o setor de RH e para os gestores, que podem transferir suas atividades da sede da empresa para suas casas.

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O escritório do futuro pode ser em casa

Os funcionários que nunca tiveram essa experiência podem ter dificuldades na adaptação. Aprender novas formas de comunicação e configurações para as suas atividades não é fácil. Bem como se adaptar a reuniões por videoconferência pode ser algo complicado nos primeiros dias.

Por isso, os gestores podem utilizar sistemas que garantam reuniões por vídeos. Isso é interessante para evitar falhas de comunicação, já que apenas enviar mensagens escritas pode não ser o suficiente. A tecnologia é fundamental para o trabalho remoto, não apenas em relação a entrega dos materiais desenvolvidos pelos colaboradores.

As empresas podem adotar esse estilo em departamentos jurídicos, administrativos, financeiros e recursos humanos. Algumas podem ainda seguir o modelo híbrido, que consiste em alguns dias com trabalho presencial e outros no home office. Com isso, evitam aglomerações e não perdem a cultura organizacional, que pode ser mantida pelo contato entre todos os membros de uma empresa.

Home office permanente e o desafio para os gestores

Conforme uma pesquisa do Runrun.it, com mais de 300 líderes e donos de empresas, a solidão e a falta de convivência com os colegas aparece entre os maiores desafios do trabalho remoto. Dessa forma, é importante que os gestores mantenham uma conexão virtual constante com estas pessoas. Além disso, precisam encontrar formas de engajar os colaboradores.

As empresas que adotaram o home office permanente devem oferecer toda a infraestrutura necessária aos colaboradores. Ou seja, é importante que eles tenham ao menos um computador com acesso a todos os softwares e ferramentas necessárias para o trabalho. Os responsáveis pelo RH podem ainda preparar um kit básico que atenda às necessidades dos profissionais.

Alguns gestores ainda veem o home office como um vilão da produtividade. Possuem dúvidas sobre como monitorar a produtividade e garantir que os funcionários estejam empenhados nas atividades propostas. Para resolver esse desafio, existem plataformas de gestão de ponto como o Pontoweb e de gestão de produtividade, como Timesheet

Ambas as plataformas podem ser integradas, aliando a gestão de jornada dos colaboradores com a gestão de tarefas, permitindo que gestores e time de RH tenha informações em tempo real sobre a rotina dos colaboradores.

Como o setor de RH deve orientar os colaboradores?

Até alguns anos atrás o setor de RH era visto como algo burocrático. O trabalho se limitava apenas a contratar novos funcionários para a empresa e fazer desligamentos. Mas, hoje isso mudou e as funções destes profissionais aumentaram e se tornaram mais estratégicas. 

Os gestores e os responsáveis pelo RH devem manter uma boa comunicação com os colaboradores para que o home office funcione. Devem saber se todos estão se sentindo bem e quais suas necessidades para trabalhar em casa de forma confortável e com a estrutura adequada. 

É importante evitar cobranças diretas aos colaboradores, embora o cumprimento de prazos seja algo fundamental. A tecnologia deve estar presente e a Ahgora é uma aliada neste processo, oferecendo soluções inteligentes para a gestão de pessoas. O Ahgora Multi, por exemplo, é um aplicativo que auxilia o controle de ponto por reconhecimento facial, que pode ser utilizado de casa.

Em suma, o home office permanente precisa contar com o apoio do RH, que também pode ser remoto. Quando os profissionais percebem que são importantes para uma empresa e recebem o devido valor, a relação é fortalecida. As ferramentas digitais se tornam fundamentais para ajudar o setor de RH, que nestes tempos não pode mais ser analógico.

Melhores práticas para o home office permanente

Você deve ter percebido como é importante usar a tecnologia para interagir com os colaboradores. O home office permanente deve ser tratado como algo sério, ainda mais que diversas empresas vão seguir o modelo até o fim de 2020 ou o fim da pandemia.

Essa é uma forma que as empresas possuem para reduzir os custos com infraestruturas. Por outro lado, precisam investir em plataformas digitais para melhorar o relacionamento. Ou seja, devem estar próximas dos colaboradores mesmo que os trabalhos sejam realizados de maneira remota.

Com o home office permanente, os colaboradores precisam conhecer os seus papéis. A tendência é que cada funcionário atue de uma maneira mais independente, seguindo o seu ritmo. Por outro lado, o RH tem papel importante, auxiliando a identificar os gargalos e oferecer soluções para otimizar a operação. 

Além disso, os investimentos em tecnologia são importantes principalmente para as empresas que pretendem seguir com este modelo. O principal desafio é a gestão das atividades, algo que pode ser solucionado com os softwares adequados e uma gestão de pessoas estratégica e presente no dia a dia dos colaboradores. 

Mulher utilizando Pontoweb via aplicativo mobile

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