Em pequenas empresas, o registro de entrada e saída dos funcionários às vezes nem é feita. Vá lá, um livro ponto é esquecido em alguma gaveta e atualizado no fim do mês pelo administrativo. Sabia que isso pode trazer MUITAS dores de cabeça?

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A falta de controle do cumprimento da jornada de trabalho traz muitas incomodações:

Se você ainda tem dúvidas sobre como fazer o registro de ponto na sua empresa?

Mais do que uma questão de tecnologia

Durante muito tempo o apontamento foi feito manualmente, em livro ponto. Ou então de maneira mecânica, em relógio cartográfico.

Com a tecnologia surgiram os Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP). Eles automatizaram o apontamento da jornada de trabalho. É claro que há diferenças entre os equipamentos de registro de ponto, cada um com suas desvantagens e vantagens.

A principal diferença, entretanto, é a conformidade com a lei do ponto eletrônico. Apenas os sistemas de registro de jornada que atendem as portarias 1.510 e 373 do Ministério do Trabalho protegem a empresa dos riscos citados ali em cima. O ponto manual (escrito à mão) é o mais perigoso de todos.

Os principais perigos do livro ponto 

Convenhamos: o livro ponto é uma alternativa ultrapassada. Principalmente se considerarmos os avanços da tecnologia. Basta ter um telefone para nos conectarmos a tudo.

Fora do expediente, o colaborador pode realizar serviços bancários, pedir refeições, traçar rotas mais rápidas… tudo no smartphone. Mas aí, quando chega na empresa, faz o registro da jornada de trabalho de forma manual. É algo de outro tempo.

Se para o colaborador o livro ponto se tornou ultrapassado, imagine para o RH! Empregador e empregado se prejudicam. Primeiro, porque pode ser extraviado, rasurado ou até mesmo falsificado. Segundo, porque o registro de ponto é juiz: prova quantas horas foram dedicadas à empresa e devem ser remuneradas.

Mas o setor de Departamento Pessoal, responsável pela gestão do ponto, horas extras e fechamento da folha, perde tempo tabulando dados de registro. A confiabilidade cai ainda mais. O ponto manual é sujeito a rasuras, extravio, registros incorretos.. e o famoso ponto britânico (a marcação fixa que repete o horário contratual), que é um risco legal enorme.

Marcação de sobrejornada, intrajornada, interjornada… qualquer um desses controles podem sofrer alteração ou haver eliminação dos dados registrados  quando a empresa insiste no registro no livro ponto. Vivemos um tempo que o relógio eletrônico de ponto (REP) é o mais comum; entretanto, empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle de ponto (como o celular) que facilitam a vida de todas as partes, se quiserem. Não há motivo para ficar no passado.

É um desperdício de tempo (logo, de dinheiro) sem tamanho – quer para o RH, para o setor Financeiro ou para a Contabilidade que terá que fechar a folha de pagamento. Essa demora pode se traduzir em pesadas multas, caso o prazo de exportação de informações seja estourado.

planilha - indicadores de RH

Conheça 5 desvantagens do livro ponto e como resolvê-las

A principal justificativa de quem escolhe o livro ponto geralmente está associada ao baixo investimento financeiro. Porém, este é um dos casos em que o barato pode sair muito caro. Por isso, listamos abaixo os principais perigos de usar o livro ponto e como solucioná-los. Confira:

Vulnerabilidade

O livro ponto é o método mais suscetível a falhas e rasuras. Como pode ser preenchido a qualquer momento, o registro se torna vulnerável, pois pode ser modificado. Vale lembrar que o registo de jornada de trabalho é um documento com valor jurídico. Portanto, caso tenha rasuras deve ser refeito. 

O registro de ponto eletrônico garante a precisão das informações e impede o apontamento com erros ou incoerências. Além disso, mantém o histórico de inclusões ou alterações de marcação, o que ‘blinda’ a empresa juridicamente. Além de relógio ponto homologado, a Ahgora possui mais de uma aplicação voltada para o registro da jornada de trabalho. Portanto, está preparada para atender necessidades distintas. 

Dificuldades no preenchimento

O livro ponto requer mais atenção do empregado para preencher a hora exata do início e encerramento da jornada de trabalho. Isso sem falar que o processo é muito lento, requer atenção para evitar rasuras. Além disso, tem as situações em que o colaborador não está presente fisicamente na sede da empresa e com isso não pode fazer o registro e depois se torna impossível lembrar os horários exatos e a duração da jornada. 

A proposta da Ahgora é unir tecnologia e serviços para facilitar a gestão empresarial. Por isso, suas aplicações funcionam em qualquer lugar. Ou seja, são disponibilizadas alternativas eficientes até para gerenciar colaboradores externos, como é o caso do registro de ponto via celular. 

Inconsistência das informações 

É inviável monitorar o registro da jornada de trabalho de cada colaborador. Isso torna o  livro ponto passível de fraudes, uma vez que o empregador não consegue acompanhar as marcações relacionadas à jornada de trabalho. Essa falta de controle favorece a inconsistência das informações. Mas, como o livro ponto é um documento, depois de registrado não há como o empregador contestar as marcações. 

As informações podem se tornar desencontradas, por exemplo: o colaborador informa um horário ao gestor por e-mail ou rede social, registra outro horário aproximado no livro ponto e nenhum dos dois confere com a jornada prevista pelo RH.

É possível reduzir de 30% a 60% do tempo dedicado às tratativas de ponto ao descentralizar a gestão. 

Isso porque o processo é automatizado e dá mais agilidade para o RH. Colaborador, gestor e RH têm acesso às mesmas informações em tempo real, de acordo com o nível de autorização que for pertinente a cada função.

Demora da gestão de ponto

O livro ponto demanda muito trabalho do RH, em empresas com muitos funcionários essa gestão pode se tornar uma dor de cabeça. Imagine somar manualmente as horas trabalhadas de cada colaborador para só então fazer o fechamento da folha. Isso sem falar na tratativa do ponto e acompanhamento de horas extras. São demandas que tornam a gestão do ponto muito morosa e ineficiente.

Com o software de gestão de ponto eletrônico da Ahgora é possível acompanhar todas as informações em tempo real. Além disso, a aplicação possui integração com mais de 50 sistemas de folha de pagamento. Isso aumenta a eficiência da gestão do ponto e o fechamento da folha de pagamento, que pode ser feita em poucos cliques. 

Riscos fiscais e trabalhistas 

A legislação trabalhista determina que, para empresas com mais de dez funcionários, é obrigatório fazer o controle da jornada dos colaboradores. Porém, no caso de ações judiciais, o livro ponto é uma alternativa que dificulta o andamento do processo. A análise dos registros é muito lenta, o que impede a celeridade do judiciário. Outro risco que as empresas correm é o extravio do livro ponto, causando grande um prejuízo às provas.

Os equipamentos fornecidos pela Ahgora atendem 100% da legislação trabalhista. Inclusive são homologados pela Portaria 1.510/09 e Inmetro. 

Já se convenceu de que o livro ponto tem muitas desvantagens e praticamente nenhum benefício? Por outro lado, a tecnologia proporciona mais eficiência à gestão do ponto, entre tantas outras vantagens. Entre em contato com a Ahgora e solicite uma demonstração.

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