Planejar custos é um dos aspectos básicos e imprescindíveis da administração de qualquer negócio. Na gestão de pessoas, não é diferente! Embora esse seja um dos princípios no processo de gerenciamento do setor, o orçamento de RH pode gerar muitas dúvidas.

A área de RH é responsável pelo controle de diversas despesas relativas aos colaboradores em uma empresa. Isso porque recursos como folha de pagamento, recrutamento e seleção, benefícios, ações de incentivo, treinamento e plano de carreira estão entre as principais responsabilidades financeiras do setor.

Dessa forma, a elaboração e revisão periódica é algo fundamental para o orçamento empresarial e o atingimento dos objetivos estratégicos.

Quer saber como planejar o orçamento de RH e impactar positivamente seu negócio com esse processo? Continue lendo nosso artigo.

Porque é importante fazer o orçamento de RH?

O planejamento orçamentário é a base da gestão competente, sobretudo em momentos de crise. É preciso ter em mente todas as questões relativas à legislação, além de tornar o seu negócio mais competitivo. Algo que somente é possível com a otimização da produtividade, a melhora nos processos e, quando possível, a redução de custos.  

O custo com pessoas tende a ser um dos mais relevantes na rotina das organizações. Assim, o RH deve saber que o seu orçamento impacta diretamente os objetivos macro da empresa, acelerando ou retardando o atingimento de cada meta estipulada.

planilha - indicadores de RH

Esta nem sempre é uma tarefa fácil, já que existem muitos custos fixos e variáveis. Tais como horas extras, promoções, comissões, desligamentos e dissídio.

Para ajudar, fizemos uma lista de ações práticas que podem facilitar o planejamento. Veja!

Como fazer o orçamento de RH na prática?

Tenha em mente os objetivos e custos

Para iniciar o planejamento do orçamento de RH, é preciso fazer com que se relacionem dois fatores: os objetivos gerais do negócio e os custos relacionados ao setor. Com isso, o primeiro passo é ter o conhecimento exato dessas informações.

Uma vez conhecidas as metas da empresa, é mais fácil responder algumas perguntas que impactam diretamente o orçamento:

  • Qual o objetivo de crescimento?
  • Qual área deve receber mais investimentos?
  • Quantos novos colaboradores serão contratados?
  • Haverá demissões ou remanejamentos?

As respostas para esses questionamentos darão uma ideia mais precisa sobre os gastos com folha e os investimentos em treinamento necessários.

Esses números vão se relacionar com outros valores normalmente sob responsabilidade do setor. Já que, além dos salários e do treinamento, existem gastos com encargos trabalhistas e benefícios.   

Previstos na legislação trabalhista, os encargos costumam ser inevitáveis. Entre eles estão, licenças, adicionais de periculosidade e insalubridade, recolhimento de FGTS, férias, horas extras e 13º salário.

Já os benefícios, dependem de questões legais, sindicais ou particulares de cada empresa. Entram na categoria campanhas de incentivo, vale-transporte, plano de saúde, alimentação e muitas outras opções.

Coloque o planejamento no papel

Embora seja uma dica básica, ainda existem empresas que não formalizam o orçamento de seus recursos humanos. Muitas vezes, ele é feito com base na intuição e fica armazenado “na cabeça” dos gestores.

Este comportamento pode gerar problemas que vão da falta de precisão ao desalinhamento com os objetivos da empresa em geral. E para resolvê-los, é simples! Basta formalizar e documentar a previsão orçamentária para consultá-la quando necessário.

Também vale a pena chamar a atenção para o feitio do planejamento. Algumas empresas deixam para criá-lo no começo do ano, que é quando o orçamento deve ser aplicado – o que pode gerar atrasos. O ideal é que a formalização ocorra sempre no último trimestre do ano.

Utilize métricas e histórico de dados

O histórico e os indicadores são fatores importantes no planejamento. O primeiro é a base para fazer projeções, tanto em relação aos objetivos quantos ao orçamento.

Já os KPIs, são de suma importância em todos os processos da gestão de pessoas – inclusive, os financeiros. Também conhecidos como indicadores-chave de desempenho, estes são os principais fornecedores de dados para tomadas de decisão assertivas.

Entre as principais métricas, estão:

Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia é responsável por uma grande transformação na área de RH. Ela possibilita que o setor tenha decisões baseadas em dados em quaisquer atividades.

Quando se trata do orçamento, existem muitas ferramentas disponíveis que podem facilitar esse processo. Elas auxiliam a coletar as informações e priorizar os KPIs mais relevantes para cada realidade. Além disso, outras funcionalidades como Inteligência Artificial, Machine Learning e Data Mining podem ser essenciais.  

redução de custos
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Estude reduções de custos

A redução de custos é sempre interessantes para os resultados de um negócio, sobretudo em tempos de baixo crescimento econômico. A criação do orçamento é a hora certa para refletir sobre as possibilidades de economia operacional.

O investimento em tecnologias, como visto acima, costuma trazer resultados muito relevantes. Além disso, existem diversas estratégias que podem ajudar na diminuição do orçamento de RH.

Uma boa alternativa é trocar o pagamento de horas extras por um banco de horas. Ele permite que as horas sejam compensadas com folgas adicionais, não onerando o caixa.

Outro aspecto importante é o recrutamento e seleção. Processos padronizados e ferramentas inteligentes, como People Analytics, garantem colaboradores mais engajados e com melhor desempenho. Esse investimento reduz gastos futuros relacionados à baixa produtividade e alto turnover. 

Essas foram algumas dicas para ajudar no planejamento do seu orçamento de RH. Mesmo sendo uma das atividades mais complexas e exigentes, a elaboração de um orçamento assertivo é o primeiro passo para que o setor seja um parceiro do negócio na busca por melhores resultados.

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