Gerir o ponto de colaboradores externos é possível por meio de sistemas tecnológicos. Com o armazenamento de dados em nuvem, hoje em dia é possível fazer as marcações de ponto e conferir os dados em tempo real. Dessa forma, basta uma conexão com a internet para que as informações sejam registradas e acessadas a qualquer hora, de qualquer lugar.

Você tem a sensação de que a tecnologia encurtou a distância entre as pessoas? Sim, isso é fato! Hoje é possível realizar reuniões sem se deslocar e fazer contato com os participantes em diferentes locais do mundo. Neste sentido, a tecnologia também ajuda a vencer obstáculos geográficos e auxilia a gerir os colaboradores que atuam externos à empresa.

Os trabalhadores externos são aqueles que prestam serviços fora da sede da empresa, como os entregadores e instaladores. Diferente de colaboradores remotos, que trabalham em casa, na maioria das vezes. Ao contrário do que muitos pensam, é possível fazer a gestão de ponto desses profissionais de forma prática e segura. E é sobre isso que vamos falar a seguir!

Como controlar o ponto de colaboradores externos?

Alguns acreditam que os trabalhadores externos não precisam bater ponto, mas isso não é verdade. Quando é possível estabelecer horários para o cumprimento das atividades diárias, então é permitido que exista a marcação de ponto e o controle de jornada. E assim, gestores e RH podem monitorar o desempenho do profissional.

A gestão de ponto de colaboradores externos é uma responsabilidade do RH, mas também faz parte de outros setores da empresa. Enquanto diretores, proprietários e líderes buscam dados para otimizar os processos, o departamento financeiro demanda estimativas de custos e a tecnologia da informação se preocupa com a segurança dos dados.

Aliás, a tendência é que a descentralização do RH seja cada vez mais comum. Portanto, a atividade dos funcionários externos não é preocupação somente de um setor, mas de toda a organização. Por isso, a tecnologia pode ser uma forte aliada nesse controle, possibilitando dados acessados em tempo real.

Os trabalhadores externos não possuem disponibilidade para ir todos os dias às sedes das empresas e fazer as marcações de ponto no relógio fixo. Além disso, o uso de anotações manuais também não é uma boa ideia pois pode trazer complicações com erros. Sendo assim, o melhor é recorrer a softwares específicos que ajudam na gestão.

1. Escolha uma solução móvel

Um dos aspectos mais importantes que precisa ser considerado é a mobilidade do sistema escolhido. Afinal, como os profissionais estarão a cada momento em um local, é necessário que o mecanismo de registro de ponto também tenha essa flexibilidade para acompanhá-los.

Portanto, busque uma solução digital que esteja com o colaborador onde ele estiver. A nossa dica é recorrer a soluções mobile ou que permitam a batida online, possibilitando ao colaborador fazer o registro de ponto em smartphones ou tablets, via aplicativo ou pela internet.

O aplicativo Multi da Ahgora, por exemplo, possui armazenamento de dados em nuvem. Dessa forma, assim que o colaborador faz a sua marcação de ponto, RH e responsáveis conseguem conferir, em tempo real. Tudo isso garantindo a flexibilidade para os trabalhadores.

O mais interessante é que os registros podem ser feitos sem internet. Dessa forma, quando a conexão é restabelecida, os dados são enviados para os nossos servidores e transmitidos instantaneamente aos responsáveis pela avaliação deles. Assim, evita-se que marcações sejam perdidas por falta de conexão com a web.

2. Parametrize o sistema corretamente

Fique atento se o software escolhido está adequado à legislação trabalhista vigente e se permite customizações. Isso é fundamental para que o sistema seja parametrizado corretamente. Dessa forma, é possível adequar o sistema para que atenda o que está previsto na convenção coletiva da sua empresa.

Um sistema que se ajusta efetivamente a sua necessidade irá contemplar escalas flexíveis, horas extras, sobreaviso e até plantões. Essas configurações são determinantes para que a gestão tenha visão clara e abrangente sobre as horas trabalhadas. Enfim, os cálculos são feitos de forma automática.

3. Estimule o apontamento de horas

Em alguns segmentos de mercado não basta apenas saber como gerir o ponto de colaboradores externos, é necessário também qualificar o tempo trabalhado. Assim, o apontamento de horas consiste em definir o tempo gasto pelos trabalhadores em cada uma das atividades desenvolvidas durante a jornada de trabalho.

Para isso, é preciso que o colaborador descreva minimamente as atividades desenvolvidas e a partir da análise dos dados a gestão poderá identificar gargalos de produtividade e oportunidades de melhoria nos processos. Neste caso, uma opção é investir no apontamento de horas integrado ao sistema de ponto, evitando assim inconsistências.

O Timesheet da Ahgora é uma ótima opção para isso. Com ele, gestores e RH conseguem identificar com clareza a rentabilidade de cada atividade e assim é possível separar custos e investimentos. Dessa forma, o apontamento de horas se torna interessante também para  os trabalhadores externos.

4.     Invista em geolocalização

Que tal saber se o profissional realmente está cumprindo sua jornada de trabalho, no local exato? Isso é possível por meio da geolocalização. O Multi é um app que conta com essa tecnologia, dando ainda mais confiança para os gestores. Assim, é possível verificar geograficamente onde o trabalhador está.

O aplicativo da Ahgora conta com dois modelos: Glonass, um mecanismo russo e o famoso GPS. Sendo assim, com dois sistemas de geolocalização, existe muito mais confiabilidade nas localizações apresentadas durante as marcações de ponto, nos horários de chegadas e saídas.

Essa é uma das características mais importantes para o controle do ponto externo. Ajuda a aumentar a credibilidade das informações e garante o sucesso das batidas. Portanto, se o seu negócio ainda não conta com um sistema que entrega isso, está na hora de evoluir!

Aplicativo Multi é ótimo para a gestão de ponto dos colaboradores externos

Agora você conhece os principais fatores que deve considerar ao escolher um sistema para gerir o ponto dos colaboradores externos e como a tecnologia pode contribuir para isso. Então, o uso de aplicativo para smartphones e tablets é a melhor escolha, basta que seja adequado a Portaria 373.

Em suma, a marcação dos horários de início, intervalos e encerramento da jornada de trabalho não pode ser feita de forma automática. Assim como os registros feitos pelos funcionários não podem ser excluídos ou modificados. Além disso, o sistema escolhido pela empresa deve ter uma central que permita a captura dos dados, de forma impressa ou digital.

Em resumo, na hora de escolher uma ferramenta registro do ponto avalie se:

  • Funciona em aparelhos mobile, como smartphones e tablets;
  • É customizável para atender a convenção coletiva da sua empresa;
  • Gera relatórios automaticamente;
  • Tem integração com soluções de ERP.

Substituir as planilhas com anotações em papel é fundamental para desburocratizar as atividades do RH, fazendo com que estes profissionais possam focar nas pessoas. Aqui na Ahgora você encontra as melhores opções de softwares para a gestão de ponto dos colaboradores externos, conheça!

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