Ponto eletrônico parece assunto chato? Não para quem gosta de gestão de infraestrutura ou Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs). Com as novas tecnologias, até mesmo as rotinas administrativas mais burocráticas podem ser revisadas… e a TI é a principal aliada do RH na hora de enxugar os custos.

A gestão de ponto eletrônico é algo que pode garantir diversos benefícios para uma empresa. Por exemplo: traz mais confiança para a relação entre colaboradores e gestores. Assim como ajuda a identificar profissionais faltosos, horas extras inadequadas e outras questões.

Enfim, o registro de ponto eletrônico pode trazer economia para a empresa, com ele é possível automatizar as rotinas e deixar o RH menos sobrecarregado. Aliás, essa é uma maneira de permitir que o setor de gestão de pessoas possa atuar estrategicamente.

O que o RH precisa saber sobre ponto eletrônico

Ficou para trás o tempo em que as empresas registravam as batidas de ponto de maneira manual. Embora muita ainda continuem usando esse sistema, já não é algo usual. Com os Sistemas Eletrônico de Registro de Ponto (SERP) a questão ficou mais ágil e segura, com informações armazenadas na nuvem.

Planilha calculadora de Hora Extra

Se a sua empresa ainda não faz a gestão de ponto, cuidado! Você pode estar correndo sérios riscos trabalhistas. Aliás: se um fiscal da Secretaria do Trabalho visitar a empresa, pode receber um TAC, processos trabalhistas, ações trabalhistas ou multas!

É oportuno lembrar que o registro de ponto eletrônico é regulamentado pela Portaria 1510/09 do MTE. Já a Portaria 373 é a legislação que dispõe sobre os sistemas alternativos de ponto.

De fato, são muitas as vantagens em deixar os sistemas antiquados para trás. Um sistema em nuvem, por exemplo, permite automatizar processos de RH e blindar a empresa juridicamente. Ao mesmo tempo, incentivando a transparência entre RH, gestores e colaboradores.

Livro de ponto x ponto eletrônico

Acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores é fundamental, seja para otimizar a distribuição das demandas ou identificar gargalos de produtividade

Mas, algumas empresas ainda fazem isso por meio do antigo livro de ponto. De fato, ele se resume a uma simples folha onde o funcionário aponta as horas trabalhadas. Além de ultrapassado, este método esconde alguns riscos, que listamos abaixo:

  •       Informações incorretas;
  •       Possibilidade de fraudes;
  •       Risco de extravio;
  •       Dificuldade de localizar as informações;
  •       Alto tempo para tabulação dos dados;
  •       Horário britânico.

Diante de tantos complicadores, o livro de ponto é realmente um “barato que pode sair muito caro”. Então, se você pretende reduzir custos, a melhor alternativa é o ponto eletrônico. 

Quer um exemplo? Veja o que aconteceu com a Smartfit.

8 vantagens do ponto eletrônico para o RH

Em um primeiro momento, a economia pode não ser tão óbvia. O controle de ponto em tempo real favorece a previsão e controle de custos de duas maneiras.  Primeiro, otimizando o processo de gestão do ponto. Segundo, por gerar inteligência para que o Departamento Pessoal ponha em prática medidas de redução de custos.

Isso porque consegue visualizar diariamente a situação de sobrejornada, adicional noturno e hora extra do time. Além disso, sinaliza para os gestores de equipe e os apoia no planejamento de folgas e escalas. Então, um funcionário que está com saldo de horas negativo pode ser alocado em outros projetos a fim de equalizar a carga horária, por exemplo.

Aliás, vale a pena mostrar para o RH o case da Emecinco para entender como a integração de dados transformou o trabalho do RH. O fechamento de ponto está sendo concluído sempre um dia antes do que de costume. Outras vantagens:

  1. Otimização da jornada de trabalho;
  2. Maior controle de horas extras;
  3. Gestão eficiente da jornada de trabalho e do banco de horas;
  4. Acompanhamento diário de banco de horas;
  5. Facilidade na gestão de justificativas de faltas e atrasos;
  6. Relatórios automatizados que simplificam a tomada de decisões;
  7. Transparência nas relações profissionais;
  8. Otimização na gestão de pessoas.

Mas para o RH usufruir dessas vantagens, precisa de apoio dos profissionais de TI para escolher o melhor sistema de ponto eletrônico em nuvem. Juntas, as equipes conseguem escolher um fornecedor que traz vantagens a empresa toda.

Com ponto eletrônico a gestão fica mais eficiente

Em tempos de crise, algumas palavras viram moda nas empresas: redução, corte, sustentabilidade, economia, redimensionamento. Mas será mesmo preciso?

A tecnologia tem papel fundamental na redução de custos, mas também na potencialização de recursos. Quando for escolher uma ferramenta para o RH, não automatize o caos: potencialize o ganho de eficiência.

A TI deve orientar o RH em direção a sistemas inovadores – até porque a tecnologia já é acessível, mesmo para pequenas empresas. O ideal é investir em sistemas em nuvem e equipamentos IoT (Internet das Coisas). Dessa forma, juntas geram possibilidades ímpares para modernizar a gestão da jornada de trabalho.

Com tal sistema de ponto, é possível simplificar a tomada de decisões e ainda contribuir para a redução de custos. Abaixo listamos motivos para esta escolha:

  •       Informações em tempo real para a tomada de decisão assertiva;
  •       Segurança jurídica e fiscal;
  •       Redução de custos e riscos trabalhistas;
  •       Cálculos automatizados;
  •       Aumento da transparência com os colaboradores;
  •       Integração com diversos sistemas de folha de pagamento e ERPs do mercado;
  •       Integração de dados e facilidade de acesso;
  •       Descentralização do RH.

Na Ahgora por exemplo, você encontra hardware e software, permitindo uma integração perfeita. Assim, tarefas que demandam muito do RH, como o fechamento de folha de pagamento e gestão de horas extras ou banco de horas deixam de tomar tempo precioso.

Com menos tempo necessário para questões burocráticas, o RH pode agir de maneira inteligente. O setor de gestão de pessoas pode ter um olhar mais estratégico sobre as atividades que os colaboradores estão realizando. Desse modo, podem inclusive contribuir com a economia de custos.

Como economizar com o registro de ponto eletrônico?

Com a aplicação do registro de ponto eletrônico as empresas passam a automatizar rotinas que eram feitas de maneira repetida. Antigamente, com as anotações no livro ponto, um profissional depois era responsável por conferir todos os dados. Além disso, deveria usar as informações para fechar a folha de pagamentos.

Funcionários que faltam demais geram prejuízos para as empresas, mas com o registro eletrônico é possível efetivar descontos no período de férias, por exemplo. Siga a leitura para descobrir como reduzir custos a partir da Gestão de Pessoas.

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Cloud Computing nivela pequenos e grandes negócios

Usar Cloud Computing (computação em nuvem) está diretamente relacionado à otimização do armazenamento de dados. Os softwares em nuvem entregam mais vantagens do que sistemas instalados em computadores. Eles: 

  •       Permitem infraestrutura mais enxuta;
  •       Aumentam a flexibilidade dos investimentos;
  •       Permitem a gestão de qualquer lugar e a qualquer hora. 

Em termos de tecnologia, a nuvem equipara as pequenas e grandes empresas. Ela permite o uso da mesma infraestrutura de soluções, o que pode deixar sua empresa mais competitiva.

Além do acesso mais democrático a recursos muito avançados, a tecnologia garante segurança jurídica por permitir custódia dos documentos trabalhistas.

IoT facilita a gestão com automação

A Internet das Coisas também veio para facilitar a gestão de pessoas. Assim, a integração em tempo real entre hardware e software permite que os colaboradores tenham respostas mais rápidas às questões que envolvem o trabalho. É o caso de catracas de acesso e relógios de ponto, por exemplo.

Com informação em tempo real, o time consegue tomar decisões de forma mais segura. Por exemplo, é possível impedir que um colaborador faça horas extras, ainda mais se isso não está nos planos da empresa. Também é possível identificar aqueles que estão rendendo menos do que o esperado.

As vantagens se tornam aparentes conforme o RH deixa de ser o intermediário entre gestores e colaboradores. Com a informatização dos processos, o sistema organizacional acumula dados sobre a gestão de pessoas. O sistema consegue ainda entregar relatórios completos sobre a jornada de trabalho.

É possível identificar trabalhadores faltosos e economizar

Conforme o artigo 130 da CLT, após 12 meses de trabalho, o profissional tem direito a 30 dias de férias, que podem ser corridos ou não. Mas, isso é válido somente para colaboradores que tenham faltado 5 vezes ou menos ao longo do período aquisitivo. Contudo, a falta de registro de ponto gera dificuldades para saber quem possui direito e quem não possui.

Os profissionais que tenham faltado 6 vezes ou mais ao longo de um ano possuem direito a somente 24 dias de férias. Além disso, aqueles que tiverem entre 15 e 23 faltas podem ter no máximo 18 dias de descanso. Então, pode ser que exista na empresa algum profissional nestas condições, mas sem a batida de ponto, o RH não saberá desta questão.

Ou seja, a organização paga um profissional que recebe sem trabalhar todos os dias. A lei permite os descontos durante as férias, basta comprovar as faltas.

Benefícios do registro de ponto eletrônico

Economizar com o sistema de registro de ponto eletrônico é possível. Além disso, ele entrega três questões muito importantes que você conhecerá a partir de agora:

Informações em tempo real aumentam a eficiência

A tecnologia contribui para que a gestão de pessoas deixe de ser uma responsabilidade exclusiva do departamento de RH. Desse modo, é algo que passa a fazer parte do dia a dia dos líderes. Assim gera mais autonomia e agilidade para as tomadas de decisões.  

Com as informações organizadas e disponíveis à equipe, a empresa consegue gerir com mais eficiência o seu time. Cada gerente consegue conciliar o perfil dos colaboradores e das estratégias da empresa. 

Em contrapartida, os colaboradores deixam de ir ao RH para tirar dúvidas e passam a fazer o uso de portais virtuais. As ferramentas passam a dar mais transparência na relação com todos os níveis. O colaborador pode:

  •       Conferir o saldo de horas, 
  •       Consultar o comprovante de pagamento, 
  •       Imprimir o informe de rendimentos,
  •       Anexar atestados e documentos, dentre outros. 

As interfaces estão cada vez mais intuitivas. Até mesmo pessoas sem intimidade com a informática conseguirão usar tranquilamente. Mas, uma ideia é promover um treinamento com a sua equipe, para acabar com todas as dúvidas sobre o equipamento.

O RH se torna mais produtivo e consegue gerenciar processos mais complexos do que há 20 anos. Rotinas operacionais, relatórios legais e integração com outros sistemas deixaram de ser grandes preocupações. Aliás, o desafio atual é o uso das informações. O RH do futuro é propositivo, acompanhando a implementação de ações de alto impacto.

Mais produtividade dentro e fora do RH

Um sistema de gestão de pessoas eficiente possibilita agilidade nas ações e proatividade. 

  1. Se o custo com horas extras está excessivo, é possível planejar a reduções; 
  2. Caso alguma área apresenta altos níveis de absenteísmo, imediatamente as causas são apuradas; 
  3. Se determinado dia da semana bate recorde de faltas e atrasos, medidas corretivas e preventivas entram em ação.

Com um sistema seguro tudo isso pode ser percebido de uma maneira mais clara. Aliás, o próprio RH passa a ter um novo papel nas empresas, deixando de lidar somente com contratações e rescisões de profissionais.

Garantia de transparência na relação com o colaborador 

Em um ambiente virtual personalizado, o colaborador acompanha seu espelho de ponto e holerite. Se houver necessidade de ajuste, pode justificar faltas e atrasos e publicar documentos e atestados. Já o gestor trata essas mesmas informações com mais agilidade.

Essa é uma maneira de aumentar a transparência entre os profissionais da empresa e o setor de RH. De fato, quando os colaboradores sabem que as informações são verdadeiras, passam a atuar de maneira mais produtiva. Além disso, os processos trabalhistas diminuem, o engajamento aumenta.

Qual é o impacto do ponto eletrônico no ROI?

Com um sistema eletrônico de ponto será possível acompanhar o Retorno Sobre o Investimento (ROI). E não de maneira gradativa! Às vezes, apenas a economia com o pró-labore do Departamento Pessoal já cobre a compra do sistema de ponto.

Se a empresa acumula documentos em papel (como é o caso de muitas contabilidades), o aluguel de espaço para armazenamento é um gasto desnecessário. A versão com assinatura digital serve de prova legal, e pode ser armazenada por 7 anos.

É a TI que puxa a frente da automação dos processos. Graças a ela, o RH não precisa coletar as informações do ponto de forma manual, nem redigir planilhas. Dessa forma, evita-se rasuras e a possibilidade de cadastro de horário britânico… aliás, essa repetição do mesmo horário todos os dias, coincidente com os horários de trabalho, é invalidada em caso de ação trabalhista. 

O sistema eletrônico de ponto online também torna a equipe mais produtiva. O time de RH tem uma redução significativa no tratamento de informações, gerindo faltas e atrasos. O gestor sabe quem fica mais tempo na empresa, ou quem está faltando e atrasando. Por fim, evita a vigilância “de cima” que pode provocar queixa de assédio moral. 

Em outras palavras, além de levar eficiência ao RH, aumenta a proteção jurídica da empresa. Se você gostou desse artigo, sugerimos também a leitura do post: 6 motivos para contratar o software de gestão de ponto eletrônico da Ahgora.

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