Ponto eletrônico parece assunto chato? Não para quem gosta de gestão de infra-estrutura ou Tecnologias de Informação e Comunicação (TICs). Com as novas tecnologias, até mesmo as rotinas administrativas mais burocráticas podem ser revisadas… e a TI é a principal aliada do RH na hora de enxugar de custos.  

O que o RH precisa saber sobre ponto eletrônico

Você lembra o quanto era difícil acompanhar o registro de ponto feito manualmente? Às vezes o funcionário esquecia de marcar a entrada ou saída. Outras, perdia o atestado. No caso de empresas maiores, era preciso que o contínuo trouxesse o malote com o livro ponto… quanta demora! Haja retrabalho! Ainda bem que já existem o Sistemas Eletrônico de Registro de Ponto (SERP). 

Graças à tecnologia, tudo fica mais fácil. Graças às tecnologias que vamos discutir, já é possível cuidar a jornada dos colaboradores  em tempo real. Em termos de gestão de pessoas, isso significa uma gestão mais assertiva. 

Se a sua empresa ainda não faz a gestão de ponto, cuidado! Você pode estar correndo sérios riscos trabalhistas. Aliás: se um fiscal do Ministério do Trabalho visitar a empresa, pode receber um TAC, processos trabalhistas, ações trabalhistas ou multas! É oportuno relembrar que o registro de ponto eletrônico é regulamentado pela Portaria 1510/09 do MTE. Já a legislação que dispõe sobre os sistemas alternativos de ponto é a Portaria 373.

São muitas as vantagens em deixar os sistemas antiquados para trás. Um sistema em nuvem permite automatizar processos de RH e blindar a empresa juridicamente. Ao mesmo tempo, incentivando a transparência entre RH, gestores e colaboradores.

Livro de ponto x ponto eletrônico  

Acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores é fundamental, seja para otimizar a distribuição das demandas, identificar gargalos de produtividade

Mas algumas empresas ainda fazem isso por meio do antigo livro de ponto… que se resume a uma simples folha onde o funcionário aponta as horas trabalhadas. Além de ultrapassado, este método esconde alguns riscos, que listamos abaixo:

  • informações incorretas;
  • possibilidade de fraudes;
  • risco de extravio;
  • dificuldade de localizar as informações;
  • alto tempo para tabulação dos dados;
  • horário britânico.

Diante de tantos complicadores, o livro de ponto é realmente um “barato que pode sair muito caro”. Então, se você pretende reduzir custos, a melhor alternativa é o ponto eletrônico. 

Quer um exemplo? Veja o que aconteceu com a Smartfit.

Resumindo: 7 vantagens do ponto eletrônico para o RH

Em um primeiro momento, a economia pode não ser tão óbvia. O controle de ponto em tempo real favorece a previsão e controle de custos de duas maneiras.  Primeiro, otimizando o processo de gestão do ponto. Segundo, por gerar inteligência para que o Departamento Pessoal ponha em prática medidas de redução de custos.

Isso porque consegue visualizar diariamente a situação de sobrejornada, adicional noturno e hora extra do time. Além disso, sinaliza para os gestores de equipe e os apoia no planejamento de folgas e escalas. Um funcionário que está com saldo de horas negativo pode ser alocado em outros projetos a fim de equalizar a carga horária, por exemplo.

Aliás, vale a pena mostrar para o RH o case da Emecinco para entender como a integração de dados transformou o trabalho do RH. O fechamento de ponto está sendo concluída sempre um dia antes do que de costume. Outras vantagens:

  1. Otimização da jornada de trabalho;
  2. Maior controle de horas extras;
  3. Gestão eficiente da jornada de trabalho e do banco de horas;
  4. Acompanhamento diário de banco de horas;
  5. Facilidade na gestão de justificativas de faltas e atrasos;
  6. Relatórios automatizados que simplificam a tomada de decisões;
  7. Transparência nas relações profissionais;
  8. Otimização na gestão de pessoas.

Mas para o RH usufruir dessas vantagens, precisa de apoio dos profissionais de TI para escolher o melhor sistema de ponto eletrônico em nuvem. Juntas, as equipes conseguem escolher um fornecedor que traz vantagens a empresa toda.

Tecnologia = Eficiência 

Em tempos de crise, algumas palavras viram moda nas empresas: redução, corte, sustentabilidade, economia, redimensionamento. Mas será mesmo preciso?

A tecnologia tem papel fundamental na redução de custos, mas também na potencialização de recursos. Quando for escolher uma solução para o RH, não automatize o caos: potencialize o ganho de eficiência.

A TI deve orientar o RH em direção a sistemas inovadores – até por que a tecnologia já é acessível, mesmo para pequenas empresas. O ideal é sistemas em nuvem e equipamentos IoT (Internet das coisas). Juntas geram possibilidades ímpares para modernizar a gestão da jornada de trabalho.

Com tal sistema de ponto, é possível simplificar a tomada de decisões e ainda contribuir para a redução de custos. Abaixo listamos motivos para esta escolha:

  • informações em tempo real para a tomada de decisão assertiva;
  • segurança jurídica e fiscal;
  • redução de custos e riscos trabalhistas;
  • cálculos automatizados;
  • aumento da transparência com os colaboradores;
  • integração com diversos sistemas de folha de pagamento e ERPs do mercado;
  • integração de dados e facilidade de acesso;
  • descentralização do RH.

Se na sua empresa este investimento parece algo impossível, saiba que não é bem assim! Alguns empresários acreditam que o custo é alto… mas não é.

A verdade é que hoje existem opções oferecidas como serviço (SaaS). A empresa paga um valor mensal acessível, e pode utilizar o sistema de gestão e o relógio de ponto. É a combinação das tecnologias cloud e IoT que permite às empresas automatizar as atividades operacionais.

Assim tarefas que demandam muito do RH, como o fechamento de folha de pagamento e gestão de horas extras ou banco de horas deixam de tomar tempo precioso.

Como um Sistema Eletrônico de Registro de Ponto (SERP) reduz custos na empresa em tempos de crise

Algumas soluções de software em nuvem estão ajudando as empresas a reduzir custos por meio da automatização de trabalhos repetitivos e operacionais. É o caso dos cálculos para fechamento da folha de pagamento e a realização da gestão de horas extras, entre outros. Siga a leitura para descobrir como reduzir custos a partir da Gestão de Pessoas.

Leia também: 

Cloud Computing nivela pequenos e grandes negócios

Usar Cloud Computing (computação em nuvem) está diretamente relacionado à otimização do armazenamento de dados. 

Os softwares em nuvem têm mais vantagens que as instaladas localmente (no computador). 

  • Permitem infraestrutura mais enxuta;
  • Aumentam a flexibilidade dos investimentos;
  • Permitem a gestão de qualquer lugar e a qualquer hora. 

Em termos de tecnologia, a nuvem equipara as pequenas e grandes empresas. Ela permite o uso da mesma infraestrutura de soluções, o que pode deixar sua empresa mais competitiva. Experiência prática da Ahgora. Nossos servidores da Amazon também estão presentes em grandes empresas, como Netflix, Unilever, etc. 

Além do acesso mais democrático a recursos muito avançados, a tecnologia garante segurança jurídica.  por permitir custódia dos documentos fiscais exigidos pelo MTE. E o melhor: o software está sempre atualizado de acordo com a legislação vigente.

IoT facilita a gestão com automação

A Internet das Coisas também veio para facilitar a gestão de pessoas. A integração em tempo real entre hardware e software permite que os colaboradores tenham respostas mais rápidas às questões que envolvem o trabalho. É o caso de catracas de acesso e relógios de ponto, por exemplo.

Com informação em tempo real, o time consegue tomar decisões de forma mais segura. Em um cenário de crise, não é apenas o dinheiro que precisa ser bem aproveitado – o tempo também! 

As vantagens se tornam aparentes na medida em que o RH deixa de ser o intermediário entre chefes e subordinados. Com a informatização dos processos, o sistema organizacional acumula conhecimento sobre gestão de pessoas. Se bem utilizado, o sistema de ponto gerar relatórios consistentes para RH gestores. 

Na busca de nova postura da área de RH, a tecnologia de informação reconfigura os elementos constitutivos do modelo de gestão. Viabiliza, assim, novas estratégias de gestão de pessoas.

Informações de qualidade em tempo real aumentam eficiência

 A tecnologia contribui para que a gestão de pessoas deixe de ser uma responsabilidade exclusiva do departamento de RH e faça parte do dia dia dos líderes. Gera, assim, mais autonomia e agilidade para as tomadas de decisões.  

Com as informações organizadas e disponíveis à equipe, a empresa consegue gerir com mais eficiência o seu time. Cada gerente consegue conciliar o perfil dos colaboradores e das estratégias da empresa. 

Em contrapartida, os colaboradores deixam de ir ao RH para tirar dúvidas e passam a fazer uso de portais. As ferramentas passam a dar mais transparência na relação com todos os níveis. O colaborador pode:

  • Conferir o saldo de horas, 
  • Consultar o comprovante de pagamento, 
  • Imprimir o informe de rendimentos,
  • Anexar atestados e documentos, dentre outros. 

As interfaces estão cada vez mais intuitivas. Até mesmo pessoas sem intimidade com a informática terão uma boa UX.

O RH se torna mais produtivo e consegue gerenciar processos mais complexos do que há 20 anos. Rotinas operacionais, relatórios legais e integração com outros sistemas deixaram de ser grandes preocupações. O desafio atual é o uso das informações. O RH do futuro é propositivo, acompanhando a implementação de ações de alto impacto.

Aumento de produtividade dentro e fora do RH

Um sistema de gestão de pessoas eficiente possibilita agilidade nas ações e proatividade. 

  1. Se o custo com horas extras está excessivo, é possível planejar a redução de custos; 
  2. Se alguma área apresenta altos níveis de absenteísmo, imediatamente as causas são apuradas; 
  3. Se determinado dia da semana bate recorde de faltas e atrasos, medidas corretivas e preventivas entram em ação. 

Transparência na relação com o colaborador 

Em um ambiente virtual personalizado, o colaborador acompanha seu espelho de ponto e holerite. Se houver necessidade de ajuste, pode justificar faltas e atrasos e publicar documentos e atestados. Já o gestor trata essas mesmas informações com mais agilidade. Com mais transparência, as atividades ficam mais produtivas e as relações mais amigáveis. Os processos trabalhistas diminuem, o engajamento aumenta.

Você sabe o impacto no ROI? 

Com um sistema eletrônico de ponto, você vai acompanhar o aumento do seu Retorno Sobre o Investimento (ROI). E não de maneira gradativa! Às vezes, apenas a economia com o pró-labore do Departamento Pessoal já cobre a compra do sistema de ponto.

Se a empresa acumula documentação em papel (como é o caso de muitas contabilidades), o aluguel de espaço de armazenamento é um gasto desnecessário. A versão com assinatura digital serve de prova legal, e pode ser armazenada por 7 anos.

Toda essa tecnologia permite ao RH fazer o controle do saldo de horas dia a dia…. não é necessário esperar o final do mês para saber quanto será gasto com hora trabalhada. 

É a TI que puxa a frente da automação dos processos. Graças a ela, o RH não precisa coletar as informações de ponto de forma manual, nem redigir planilhas. Desta forma, evita-se rasuras e a possibilidade de cadastro de horário britânico… aliás, essa repetição do mesmo horário todos os dias, coincidente com os horários de trabalho, é invalidada em caso de ação trabalhista. 

O sistema eletrônico de ponto online também torna a equipe mais produtiva. O time de RH tem uma redução significativa no tratamento de informações, gerindo faltas e atrasos. O gestor sabe quem fica mais tempo na empresa, quem está faltando e atrasando.  Isso evita a vigilância “de cima” que pode provocar queixa de assédio moral. 

Em outras palavras, além de levar eficiência ao RH, aumenta a proteção jurídica da empresa. Se você gostou desse artigo, sugerimos também a leitura do post: 6 motivos para contratar o software de gestão de ponto eletrônico da Ahgora. 

Se você gostou desse artigo, sugerimos também a leitura do post: 6 motivos para contratar o software de gestão de ponto eletrônico da Ahgora

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