Toda empresa precisa fazer o registro de ponto de seus funcionários, mas ainda não existe um consenso sobre o melhor método para fazer isso. Existem várias formas, algumas mais consolidadas, outras menos conhecidas. Assim sendo, vamos olhar para as vantagens e desvantagens de fazer o controle de ponto manual, mecânico e eletrônico.
Escolha o sistema que funciona para você.
Conheça as vantagens e desvantagens de cada sistema e os equipamentos a ele associados. Depois, é só escolher qual é sob medida para a sua empresa.
- Controle de ponto manual: Livro ponto e planilhas
- Controle de ponto mecânico: Cartográfico
- Controle de ponto eletrônico: Registrador eletrônico de ponto
- Gestão automatizada: Solução integrada
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Controle de ponto manual
Existem duas maneiras tradicionais – se bem que antiquadas – de registrar o ponto. A folha ponto e o livro ponto em que os colaboradores anotam entradas e saídas ainda são comummente utilizados. Uma variação mais moderna é o preenchimento de planilhas eletrônicas.
Vantagens de usar ponto manual
Um livro ponto ou planilhas podem ser adotadas por empresas de todos os portes. As opções de controle manual de ponto geralmente são mais baratas, mas também exigem maior disciplina por parte do colaborador para manter os registros atualizados.
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Desvantagens de usar ponto manual
Apesar de econômico, o sistema permite rasuras, extravio e a ocorrência do horário britânico. O método também exige um controle constante para evitar fraudes, e demanda muito mais tempo do RH para tratar as informações.
Em relação à segurança jurídica, é comum que os documentos se percam ao longo do tempo, o que dificulta a validação das jornadas de trabalho em casos de processos trabalhistas.
Controle de ponto mecânico
Ponto cartográfico: este tipo de relógio ponto é barato e simples de usar. Os horários de entrada e saída são perfurados ou impressos em cartolina.
Vantagens de usar ponto cartográfico
O relógio cartográfico pode ser uma opção inicial para pequenas empresas, pois tem preço mais baixo que as soluções de ponto eletrônico.
Desvantagens de usar ponto mecânico
O relógio cartográfico não permite o controle de horas extras, não tem informações gerenciais dos funcionários e não possibilita a integração com sistemas de fechamento de folha ou contabilidade.
Esse método também demanda muito mais tempo para tratar as informações de ponto. Em relação à segurança jurídica, também é comum que os documentos se percam ao longo do tempo.
Controle de ponto eletrônico
O Registrador Eletrônico de Ponto (REP) é mais conhecido como relógio de ponto. Se tornou obrigatório com a Portaria 1.510 do Ministério do Trabalho e Emprego.
Vantagens de usar relógio ponto eletrônico
O sistema de ponto é homologado pelo MTE, emite comprovante de marcação e padroniza as informações trabalhistas e fiscais do Arquivo Fonte de Dados (AFD) e Arquivo Fonte de Dados Tratados (AFTD). Além disso, garante a segurança jurídica por meio de rastreabilidade dos dados.
Desvantagens de usar relógio ponto eletrônico
Alguns gestores consideram os sistemas de controle de ponto online pouco acessíveis, em função do investimento necessário.
Gestão automatizada de ponto
Soluções integradas de coleta, tratamento e gestão de dados de jornada de trabalho facilitam a vida do RH. Um sistema automático centraliza as informações de equipes, mesmo que os colaboradores estejam em locais espalhados. Além disso, permitem o gerenciamento de dados em tempo real, de qualquer lugar.
Motivos para fazer a gestão automatizada de jornada de trabalho
Sistemas integrados permitem que o RH atue de forma mais estratégica, com maior agilidade nos processos e desburocratização das atividades. Assim, consegue tempo para investir no que realmente importa:
- gestão estratégica de pessoas
- confiança nas informações
- transparência entre empresas e colaboradores
- atenção às ferramentas integradas
Isso porque usar equipamentos de tecnologia Internet das Coisas (IoT) e softwares em nuvem (Cloud Computing) permite a redução de custos com infraestrutura de hardware e software.
Mais que isso, oferece informações analíticas e um sistema sempre atualizado de acordo com a legislação. A integração evita manutenção e – diferente dos sistemas manuais e mecânicos (ou eletrônicos sem IoT) – dispensa o deslocamento físico da equipe de RH para a coleta dos registros de ponto.
Entretanto, por terem poucas informações sobre este método, algumas empresas acabam deixando o processo mais complexo e oneroso. Por isso, é importante contar com parceiros e fornecedores com softwares intuitivos e excelentes metodologias de implantação e gestão de mudança.
