A Portaria 373 da Secretaria do Trabalho regula as marcações de ponto usando sistemas alternativos de registro. Sobretudo os equipamentos usados para fazer batidas eletrônicas das chegadas e saídas dos colaboradores. Então, estabelece uma série de regras que devem ser seguidas por estes sistemas.

A lei determina que todas as empresas que possuam 20 colaboradores ou mais precisam fazer a gestão das jornadas de trabalho. Em outras palavras: o RH/DP deve acompanhar as horas dos funcionários para não haver excessos. Também é uma maneira de assegurar os direitos dos trabalhadores e dos empregadores.

Quando os horários ficam registrados em um sistema de ponto eletrônico, isso garante muito mais tranquilidade para todos os agentes envolvidos. Quem trabalha no setor de Recursos Humanos ou no Departamento Pessoal precisa dominar o tema. Para saber tudo sobre o assunto, continue a leitura, ou se preferir, você também pode ouvir o conteúdo, é só clicar no player.

O que é Portaria 373 do MTE?

O desrespeito à jornada de trabalho é uma das principais dores de cabeça, tanto para empresas quanto para colaboradores. Dispor de equipamentos que confirmem se a pontualidade é cumprida e se as horas trabalhadas são pagas é essencial. Isso evita problemas com o pagamento de horas extras ou de atrasos descontados em folha, por exemplo.

Desde 2009, as empresas com mais de 10 funcionários devem fazer o registro de ponto eletrônico. Isso significa que é obrigatório usar relógio de ponto homologado pelo Inmetro – o que não é acessível ou prático para todas as organizações. Contudo, a Reforma Trabalhista aumentou para 20 a quantidade mínima de colaboradores exigida.

Com a atualização da lei, em setembro de 2011, outros sistemas passaram a ser permitidos. Aliás, ela é chamada de Portaria 373 do MTE, porque na época o órgão ainda existia, o Ministério do Trabalho e Emprego, convertido em Secretaria do Trabalho no atual governo.

Ao usar um software para acompanhar a jornada de trabalho, parte da gestão do ponto é automatizada. Isso tanto dos colaboradores que atuam in loco, quanto dos funcionários externos, ou ainda, aqueles que trabalham em home office. Se essa legislação é nova para você, não entre em pânico: é mais fácil do que possa parecer.

O que diz a Portaria 373?

As regras para o registro de horários de entrada e saída de funcionários são definidas pela Secretaria do Trabalho. Para fins de fiscalização, a Portaria 373 dispõe sobre o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico. Assim, as empresas devem ficar atentas ao artigo 1º, que estabelece o seguinte:

“Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho”.

Mas, para substituir o relógio ponto por um sistema alternativo, é necessário um acordo coletivo. Somente após essa decisão conjunta é que a Portaria passa a valer. Portanto, não basta apenas o RH decidir por conta própria, é preciso comunicar a decisão aos colaboradores.

Quais as principais vantagens da Portaria 373?

À primeira vista, atender estas exigências pode até parecer desnecessário. Mas a verdade é que a Portaria 373 poupa o Departamento Pessoal de muitos aborrecimentos. Aliás, quando a gestão de ponto é feita de maneira digital, é possível evitar o retrabalho e erros humanos.

Existem alguns benefícios claros ao adotar em seu negócio um sistema de ponto eletrônico ou digital. Entre as principais vantagens, podemos destacar:

  •       Combate ao absenteísmo;
  •       Garante marcações pontuais;
  •       Entrega provas que protegem a empresa de processos trabalhistas;
  •       Gestão eficaz de horas extras antes que elas acumulem.

Outra mudança bacana é que não é mais necessário estar na sede da empresa ou em suas filiais para fazer a batida. Agora os colaboradores podem fazer registros de qualquer lugar. O app Ahgora Multi, por exemplo, permite marcações por meio do celular, através da tecnologia de reconhecimento facial, oferecendo muito mais praticidade para todos.

Dúvidas comuns sobre o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico

Por mais que a Portaria 373 exista há mais de uma década, ainda gera alguns questionamentos nos profissionais de RH. Mesmo que o Departamento Pessoal esteja ligado nas novidades, uma regra como esta pode ser interpretada de diferentes maneiras.

Reunimos alguns questionamentos para explicar tudo o que é importante em relação a este tema. É melhor não se arriscar, porque uma empresa que apresenta falhas nas marcações de ponto pode ser multada. Acabe agora mesmo com todas suas dúvidas:

1.     Existe alguma restrição em relação aos sistemas eletrônicos alternativos?

É importante que o sistema usado para a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores atenda alguns pré-requisitos. Os sistemas eletrônicos alternativos não podem:

  • Restringir a marcação do ponto, mesmo se o colaborador chegou atrasado;
  • Permitir marcação automática do ponto;
  • Fazer agendamentos de marcações;
  • Exigir autorização prévia para marcação de sobrejornada;
  • Alterar ou eliminar os dados registrados pelo colaborador.

Não existe nenhuma restrição para o uso de um sistema de registro eletrônico alternativo.  Contudo, a empresa não pode, em hipótese alguma, alterar ou excluir os dados registrados por seus funcionários.

2.     Existem exigências definidas para os sistemas eletrônicos alternativos?

Para ser permitido, a Portaria 373 determina o que o sistema de ponto eletrônico deve:

  • Estar sempre disponível para os colaboradores;
  • Identificar a empresa e o funcionário no registro de ponto;
  • Possibilitar a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações de ponto.

Vale conferir cada um destes detalhes antes de assinar o contrato com uma empresa fornecedora. Porque cada um dos itens é importante para entregar dados precisos ao setor de Recursos Humanos.

3.     Os sistemas alternativos precisam ser homologados?

Não, o sistema escolhido não precisa ser homologado pela Secretaria do Trabalho ou por órgãos credenciados. Porém, o equipamento deve estar permanentemente disponível para o auditor fiscal do trabalho. O propósito da fiscalização é analisar o cumprimento dos aspectos descritos na Portaria 373.

4.     E se a empresa não fechar acordo para uso de um sistema alternativo?

Se você não optar por um sistema alternativo ou não entrar em acordo com o sindicato, deve continuar a obedecer a Portaria 1510. Essa é a legislação que regulamenta o uso de Registradores Eletrônicos de Ponto, também conhecidos como REP.

5.     Controle de ponto e gestão de jornada de trabalho pelo celular, pode?

Os aplicativos de ponto eletrônico no celular ou tablet são a versão mais usual de sistemas alternativos. Com eles, é possível registrar quando e onde o funcionário iniciou e encerrou a jornada de trabalho de maneira fácil. Aliás, isso é excelente para evitar filas na hora de ir até o relógio fazer a batida.

Marcação de ponto no celular é permitido pela lei?

Sim, desde que o sistema atenda a Portaria 373/11. Para ser legal, o sistema de ponto no celular deve atender o Art.1º § 2º, que diz o seguinte:

“Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a frequência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo”.

Mas um aviso: na hora de contratar um serviço deste tipo, é preciso estar atento! Algumas empresas prometem cumprir a Portaria 1.510/09 com o aplicativo de ponto no celular, o que é impossível já que a norma se refere apenas ao uso de relógio ponto homologado

Registro do ponto no celular é seguro?

Quando se escolhe um fornecedor de confiança, a resposta é: com certeza! Contudo, convém estar atento a alguns aspectos essenciais. Essa é uma modalidade diferente, prevista pela Portaria 373 e permitida para todas as empresas.

Assim que um colaborador faz o registro em seu celular, as informações são enviadas automaticamente para a nuvem. Então, os profissionais de RH podem verificar se os dados estão certos ou errados. Veja agora mais sobre o uso do ponto eletrônico no celular:

Horário de marcação

Apesar de todas as opções disponíveis no mercado registrarem os horários informados pelo colaborador, nem todos têm validade legal. Alguns aplicativos são melhores do que os outros. 

A Portaria 373 exige que os sistemas alternativos de ponto não sejam passíveis de fraude. Os apps da Ahgora, por exemplo, vão além de registrar o horário do aparelho e da rede. O sistema reconhece quando o horário do dispositivo é alterado manualmente.

Outra vantagem da Ahgora é a sincronização em tempo real com a nuvem. Isso significa que o RH consegue visualizar todas as marcações em menos de 1 minuto. Enquanto isso,  o padrão de mercado é que os dados sejam enviados para o sistema de ponto apenas uma vez ao dia.

Geolocalização da batida de ponto

Sabia que a tecnologia já permite registrar o ponto online no celular ou até em modo offline? Isso mesmo: funciona até quando o dispositivo estiver sem sinal de internet! Essa é uma ótima notícia para as empresas que possuem colaboradores externos. A batida de ponto acontece normalmente e é sincronizada quando o aparelho tiver sinal. 

A Ahgora utiliza sistemas complementares. Além da triangulação de antenas de telefonia, combinamos dois sistemas de satélite: 

  • GPS: o Global Positioning System americano.
  • GLONASS: o Global Navigation Satellite System russo.

Assim é possível saber a localização exata do colaborador no momento do registro de ponto. Assim, fica fácil para o funcionário comprovar que estava no posto de trabalho no horário combinado.

Ponto no celular ajuda ou prejudica o colaborador?

A Portaria 373 traz a facilidade de dispensar o relógio de ponto tradicional, permitindo novos sistemas, como as marcações por celular. Assim a jornada de ponto é acompanhada, mas sem a necessidade de grandes investimentos em infraestrutura. Desse modo, é possível trabalhar com aplicativos em celulares, que fazem o reconhecimento facial.

O ponto eletrônico no celular pode beneficiar os colaboradores em home office e externos. Antes disso, o mais comum era ter que anotar no papel ou preencher planilhas. Além disso, os profissionais do RH precisavam avaliar tudo isso, o que representa retrabalho para o setor.

O problema é que o colaborador quase sempre perde com isso. Sem o sistema alternativo de ponto eletrônico, a contagem de horas é caótica. Então, o colaborador pode ser pego de surpresa, no fim do mês, com o desconto de horas não registradas. É muito mais difícil ser compensado pelo trabalho quando não há comprovação da jornada.

Além de permitir o registro de ponto, os apps dão transparência à relação entre empregado e empregador. Fica fácil acompanhar o saldo de horas remanescente no mês:

  • Saldo positivo de horas: horas extras que ainda precisam ser folgadas ou pagas ao colaborador.
  • Saldo negativo de horas: o colaborador deve horas a trabalhar, que precisam ser trabalhadas ou descontadas do salário. 

É por essa soma de fatores que o ponto no celular ou tablet beneficia o colaborador. Quando a relação é transparente, a tendência é de que os colaboradores tenham um desempenho melhor. Porque quem trabalha desconfiado rende menos, quase sempre.

3 sistemas alternativos de ponto eletrônico que você precisa conhecer

Você pode estar se perguntando “como escolher o melhor sistema de registro de ponto para atender a Portaria 373?” O importante é avaliar qual cenário combina com a sua realidade. Fato é que existem diversos aplicativos capazes de cumprir essa função.

O Pontoweb é uma ferramenta completa, que entrega diversas aplicações aos clientes. A Ahgora foca em tecnologia de ponta, para garantir registros precisos com resultados em tempo real. Conheça agora 3 alternativas:

Ahgora Multi

O aplicativo de ponto é uma boa opção para empresas que têm funcionários externos, em home office ou estão em busca de alternativas mais baratas do que o relógio. Afinal, a localização onde a marcação de ponto foi feita fica registrada.

O Ahgora Multi usa a câmera para registrar o ponto com reconhecimento facial, um dos processos de identificação mais seguros e ágeis do mercado. São coletados cerca de 70 pontos do rosto para reconhecimento futuro na batida de ponto via aplicativo. Para o colaborador, facilita o dia a dia por não exigir a memorização de senhas e códigos. 

Basta que o colaborador faça o seu registro, ficando posicionado de frente para a câmera frontal de seu dispositivo e aguardar enquanto ocorre o reconhecimento de acordo com o registro fotográfico realizado em seu primeiro uso. O funcionamento do sistema é muito simples, se assemelha a uma selfie.

Ahgora Batida Online

Com este controle de ponto, é possível fazer o registro da jornada de trabalho usando um computador ou notebook. Basta acessar o site da aplicação para fazer a batida online, via navegador, e com liberação de IP.

Por isso, também é uma boa alternativa para empresas com colaboradores em regime de home office. É possível aumentar o nível de segurança dos registros adicionando um leitor biométrico. O dispositivo se conecta ao computador via entrada USB e faz a leitura da digital do colaborador.

Relógio de Ponto A30 Lite

Para quem busca uma alternativa mais tradicional, este relógio atende a Portaria 373. Ele se difere do relógio de ponto homologado por não ter sistema de impressão de comprovantes.

A vantagem é que o Ah30Lite é mais leve e móvel. Assim como os apps de registro de ponto no celular, a marcação é geolocalizada. A sincronização com o sistema de ponto é feita por Wi-Fi ou 3G. Essa opção é popular para equipes itinerantes, como é o caso de produtores de eventos ou trabalhadores rurais, por exemplo.

Como escolher um sistema que siga a Portaria 373?

Os profissionais do setor de Recursos Humanos são bastante privilegiados quando a empresa passa a adotar um mecanismo para o registro eletrônico de ponto. Além de reduzir o retrabalho, também é uma maneira de aumentar a confiança e melhorar a relação com os colaboradores!

O sistema permite acompanhar a jornada em tempo real? Se a assiduidade é acompanhada ‘ao vivo’ pelo gestor, ele consegue realocar trabalhadores para suprir carências de mão de obra, por exemplo. Também é possível evitar horas extras indevidas, diminuindo custos invisíveis desnecessários nas empresas.

Os profissionais têm acesso ao seu espelho de ponto antes mesmo do fim do mês? Isso se traduz em autonomia para encaminhar justificativas, pedir ajustes ou compensações de banco de horas. É algo que facilita a vida do RH, já que os colaboradores podem acessar as informações sem que alguém tenha que ficar explicando o que fazer.

A sua empresa já aderiu aos sistemas alternativos de ponto eletrônico? Está considerando um sistema mais eficiente? Se tiver alguma dúvida sobre a Portaria 373 ou sobre o software de ponto fornecido pela Ahgora, entre em contato e solicite uma demonstração.

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