Você já deve saber que todas as empresas são obrigadas por lei a controlar a jornada de trabalho. Em outras palavras: o RH/DP deve acompanhar as horas de trabalho dos funcionários para não haver excessos. Mas você sabe como esse controle deve ser feito? A Portaria 373 do Ministério do Trabalho regula os sistemas de registro de ponto.

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O que é essa tal de Portaria 373/MTE?

O desrespeito à jornada de trabalho é uma das principais dores de cabeça, tanto para empresas quanto para colaboradores. Dispor de equipamentos que confirmem se a pontualidade é cumprida e se as horas trabalhadas são pagas é essencial.

Desde 2009, as empresas com mais de 10 funcionários devem fazer o registro de ponto eletrônico (REP). Isso significa que é obrigatório usar relógio de ponto homologado pelo Inmetro – o que não é acessível ou prático para todas as organizações.

Com a atualização da lei (setembro de 2011), outros sistemas passam a ser permitidos. Ao usar um software para acompanhar a jornada de trabalho, parte da gestão do ponto passa a ser automatizada. Isso tanto dos colaboradores que atuam in loco, quanto dos funcionários externos

Se essa legislação é nova para você, não entre em pânico: é mais fácil do que possa parecer. E traz muitas vantagens para empresas como a sua. Entenda:

O que diz a Portaria 373?

Vamos lá: as regras para o registro de horários de entrada e saída de funcionários são definidas pelo MTE. Para fins de fiscalização, a Portaria 373 dispõe sobre o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico

Para isso, as empresas devem ficar atentas ao artigo 1º, que estabelece o seguinte:

“Os empregadores poderão adotar sistemas alternativos de controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho”.

Mas, para substituir o relógio ponto por um sistema alternativo, é necessário um acordo coletivo… mas não se preocupe, o processo é bem simples. Explicamos tudo no post Acordo coletivo: como contratar um sistema alternativo de ponto.

Somente após essa decisão conjunta é que a Portaria passa a valer.

Quais as principais mudanças trazidas pela Portaria 373?

À primeira vista, atender estas exigências pode até parecer desnecessário. Mas a verdade é que a Portaria 373 poupa o Departamento Pessoal de muitos aborrecimentos.

Primeiro, por evidenciar questões de absenteísmo, assiduidade e pontualidade. Segundo, por gerar provas que  protegem a empresa de processos trabalhistas. Por último (mas igualmente importante), permite prever horas extras antes que elas acumulem.

Outra mudança bacana é que não é mais necessário estar na sede da empresa ou em suas filiais para fazer a batida. Diferente do que dizia na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o colaborador poderá fazer o registro de qualquer lugar

Dúvidas comuns sobre o uso de sistemas alternativos de ponto eletrônico

Existe alguma restrição em relação aos sistemas eletrônicos alternativos?

É importante que o sistema usado para a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores atenda alguns pré-requisitos. Os sistemas eletrônicos alternativos não podem:

  • restringir a marcação do ponto, mesmo se o colaborador chegou atrasado;
  • permitir marcação automática do ponto;
  • exigir autorização prévia para marcação de sobrejornada;
  • alterar ou eliminar os dados registrados pelo colaborador.

Não existe nenhuma restrição para o uso de um sistema de registro eletrônico alternativo.  Contudo, a empresa não pode, em hipótese alguma, alterar ou excluir os dados registrados por seus funcionários.

Existem exigências definidas para os sistemas eletrônicos alternativos?

O sistema de registro de ponto deve:

  • Estar sempre disponível para os colaboradores;
  • Identificar a empresa e o funcionário no registro de ponto;
  • Possibilitar – por meio da central de dados – a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações de ponto.

Os sistemas alternativos precisam ser homologados pelo MTE?

Não, o sistema escolhido não precisa ser homologado pelo MTE ou por órgãos credenciados por ele. Porém, o equipamento deve estar permanentemente disponível para  o auditor fiscal do trabalho. O propósito da fiscalização é analisar o cumprimento dos aspectos descritos na Portaria 373.

E se a empresa não fechar acordo para uso de um sistema alternativo?

Se você não optar por um sistema alternativo ou que não entrar em acordo com o sindicato, deve continuar a obedecer a Portaria 1510. Essa é a legislação que regulamenta o uso de Registradores Eletrônico de Ponto, também conhecidos como REP.

Controle de ponto e gestão de jornada de trabalho pelo celular, pode?

Os aplicativos de ponto eletrônico no celular ou tablet são a versão mais usual de sistemas alternativos. Com eles é possível registrar quando e onde o funcionário iniciou ou encerrou a jornada de trabalho de maneira fácil.

Marcação de ponto no celular é permitido pela lei?

Sim, desde que o sistema atenda a Portaria 373/11 do MTE. Para ser legal, o sistema de ponto no celular deve atender o Art.1º  § 2º, que diz o seguinte:

Deverá ser disponibilizada ao empregado, até o momento do pagamento da remuneração referente ao período em que está sendo aferida a freqüência, a informação sobre qualquer ocorrência que ocasione alteração de sua remuneração em virtude da adoção de sistema alternativo.

Mas um aviso: na hora de contratar um serviço deste tipo, é preciso estar atento! Algumas empresas prometem cumprir a Portaria 1.510/09 com o aplicativo de ponto no celular, o que é impossível… a norma se refere apenas ao uso de relógio ponto homologado. 

Registro do ponto no celular é seguro?

Quando se escolhe um fornecedor de confiança, a resposta é: com certeza! Contudo, convém estar atento a alguns aspectos essenciais.

Horário de marcação

Apesar de todas as opções disponíveis no mercado registrarem os horários informados pelo colaborador, nem todos têm validade legal. Alguns aplicativos são melhores do que os outros. 

A Portaria 373 exige que os sistemas alternativos de ponto não sejam passíveis de fraude. Os apps da Ahgora, por exemplo, vão além de registrar o horário do aparelho e da rede. O sistema reconhece quando o horário do dispositivo é alterado manualmente.

Outra vantagem da Ahgora é a sincronização em tempo real com a nuvem. Isso significa que o RH consegue visualizar todas as marcações em menos de 1 minuto… o padrão de mercado é que os dados sejam enviados para o sistema de ponto apenas uma vez ao dia.

Geolocalização da batida de ponto

Sabia que a tecnologia já permite registrar o ponto no celular, esteja ele online ou offline? Isso mesmo: funciona até quando o dispositivo estiver sem sinal de internet. 

A Ahgora utiliza sistemas complementares. Além da triangulação de antenas de telefonia, combinamos dois sistemas de satélite: 

  • GPS: o Global Positioning System americano.
  • GLONASS: o Global Navigation Satellite System russo.

Assim é possível saber a localização exata do colaborador no momento do registro de ponto. Fica fácil, assim, para o funcionário comprovar que estava no posto de trabalho no horário combinado.

Quanto custa o app de registro de ponto?

Existem aplicativos gratuitos para até 10 colaboradores. A verdade é que não valem a pena: além das funcionalidades limitadas, estes sistemas são instáveis e tendem a sair do ar. 

Como resultado, o colaborador não consegue registrar o ponto e a empresa corre risco legal. O melhor é escolher aplicativos de empresas já consagradas (mas nunca antiquadas). 😉

Os preços variam de acordo com o número de colaboradores que farão o registro de ponto no celular. Quanto mais colaboradores, menor o custo. 

A Portaria 373 traz a facilidade de dispensar o relógio de ponto tradicional, permitindo sistemas de ponto como o do celular. Assim a jornada de ponto é acompanhada, mas sem a necessidade de grandes investimentos em infraestrutura.

  • Cada empresa pode escolher o que é mais interessante para si:
  • Cada funcionário faz o registro de ponto no próprio dispositivo;
  • A empresa fornece um único tablet ou smartphone para todo o time.

O mais recomendado é a segunda opção, para a empresa ter melhor acompanhamento… até porque o colaborador não tem a obrigação de arcar/compensar o custo com este tipo de equipamento. A responsabilidade é do empregador. Existem apps para Android e iOS, então fica fácil escolher um dispositivo condizente com o orçamento da empresa. 

Ponto no celular ajuda ou prejudica o colaborador?

Para quem faz trabalho externo (representantes, assistência técnica, etc.), o registro de ponto é um desafio. O mais comum é ter que anotar no papel ou preencher planilhas. Nos piores casos, às vezes nem acontece. 

O problema é que o colaborador quase sempre perde com isso. Sem o sistema alternativo de ponto eletrônico (celular ou não), a contagem de horas é caótica. 

O colaborador pode ser pego de surpresa, no final do mês, com o desconto de horas não registradas. É muito mais difícil ser compensado pelo trabalho quando não houve comprovação da jornada de trabalho.

Além de permitir o registro de ponto, os apps dão transparência à relação entre empregado e empregador. Fica fácil acompanhar o saldo de horas remanescente no mês:

  • Saldo positivo de horas: horas extras que ainda precisam ser folgadas ou pagas ao colaborador.
  • Saldo negativo de horas: o colaborador deve horas a trabalhar, que precisam ser trabalhadas ou descontadas do salário. 

É por essa soma de fatores que o ponto no celular ou tablet beneficia o colaborador.

A essa altura você deve estar se perguntando: quais os tipos de aplicativo disponíveis no mercado? Vamos apresentar alguns na sequência.

3 sistemas alternativos de ponto eletrônico que você precisa conhecer

Você pode estar se perguntando como escolher o melhor sistema de registro de ponto para atender a Portaria 373 do MTE. O importante é avaliar qual cenário combina com a sua realidade. Vamos a alguns exemplos?

1) Ahgora Multi

O aplicativo de ponto (mobile) é uma boa opção para empresas que têm funcionários externos ou estão em busca de alternativas mais baratas do que o relógio. Afinal, a localização onde a marcação de ponto foi feita fica registrada.

Este aplicativo usa a câmera para registrar o ponto com reconhecimento facial. Para o colaborador, facilita o dia a dia por não exigir a memorização de senhas e códigos. O funcionamento do sistema é muito simples – se assemelha a um selfie.

2) Ahgora Batida Online

Com este controle de ponto, é possível fazer o registro da jornada de trabalho usando um computador ou notebook. Basta acessar o site da aplicação para fazer a batida online – via navegador, e com liberação de IP.

Por isso, é uma boa alternativa para empresas com colaboradores em regime de home office. É possível aumentar o nível de segurança dos registros adicionando um leitor biométrico. O dispositivo se conecta ao computador via entrada USB e faz a leitura da digital do colaborador.

3) Relógio de ponto Ah30 Lite

Para quem busca uma alternativa mais tradicional, este relógio atende a Portaria 373. Ele se difere do relógio de ponto homologado por não ter sistema de impressão de comprovantes.

A vantagem é que o Ah30Lite é mais leve e móvel. Assim como os apps de registro de ponto no celular, a marcação é geolocalizada. A sincronização com o sistema de ponto é feita por Wi-Fi ou 3G.

Essa opção é popular para equipes itinerantes, como é o caso de produtores de eventos ou trabalhadores rurais, por exemplo. Um cliente da Ahgora utiliza este dispositivo no ônibus que transporta os trabalhadores. Assim, inclui os deslocamentos na jornada.

Alguns critérios para ter em conta na hora de escolher um sistema de ponto

Dá para acompanhar a jornada em tempo real? Se a assiduidade é acompanhada ‘ao vivo’ pelo gestor, consegue realocar trabalhadores para suprir carências de mão de obra, por exemplo.

Os profissionais têm acesso ao seu espelho de ponto antes mesmo do fim do mês? Isso se traduz em autonomia para encaminhar justificativas, pedir ajustes ou compensações de banco de horas.

A sua empresa já aderiu aos sistemas alternativos de ponto eletrônico? Está considerando um sistema mais eficiente? Se tiver alguma dúvida sobre a Portaria 373 ou sobre software de ponto fornecidos pela Ahgora, entre em contato conosco e solicite uma demonstração.

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