A folha de pagamento é um documento formal e obrigatório para todas as empresas. Nela, constam os dados trabalhistas do colaborador, incluindo ficha pessoal, atribuições e valores a ele devidos.
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Ela pode ser dividida em duas partes: proventos e descontos. Os proventos englobam o salário, que é o pagamento efetuado pelos serviços prestados pelo colaborador e seu tempo destinado à empresa; e a remuneração. Esta, por sua vez, é variável de acordo com a soma dos valores pagos direta ou indiretamente, como hora extra, adicional de insalubridade e comissões, por exemplo.
Já nos descontos, estão incluídos os impostos, contribuições sociais e adiantamentos, entre outros.
Neste artigo, mostraremos como calcular a folha de pagamento, o porquê desse documento ser tão importante e, ainda, qual é a sua relação com o eSocial. Acompanhe!
O que é folha de pagamento e como ela está prevista na lei?
É um documento com função operacional, fiscal e contábil que as empresas têm o dever de disponibilizar para os colaboradores. Nele, é possível visualizar a discriminação do salário bruto, que é aquele sem desconto, e o líquido, que consiste no valor a ser recebido pelo profissional de acordo com o seu trabalho.
Na folha de pagamento, devem constar:
- Nome do colaborador;
- Cargo, função ou serviço prestado;
- Parcelas integrantes e não-integrantes da remuneração;
- Valor dos descontos;
- Salário líquido a ser pago.
A folha de pagamento é considerada obrigatória pelo artigo 225 do Decreto 3048/1999. De acordo com ele, a empresa é obrigada a “preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço”.
Além disso, a legislação prevê que a folha deve “lançar mensalmente em títulos próprios da contabilidade, de forma discriminada, os fatores geradores de todas as contribuições”. O que inclui as quantias descontadas, as contribuições da própria empresa e os totais recebidos.
Não existe um modelo de folha de pagamento padrão. Ela pode ser adaptada conforme os critérios de interesse de cada empresa – desde que os dados principais estejam claros.
Qual é a importância da folha de pagamento?
Para a empresa
A folha de pagamento é um documento fundamental para o seu controle financeiro. Ele permite comprovar o recolhimento de impostos e o feitio de pagamentos aos colaboradores conforme a lei trabalhista.
Inclusive, as empresas que fazem o cálculo de folha de pagamento de maneira adequada evitam passar por processos trabalhistas, já que estão com a documentação sempre em dia.
Para o colaborador
Já para o colaborador, o documento é essencial porque permite controlar tudo o que ele recebe e avaliar se os valores dos descontos estão corretos.
A folha de pagamento serve também como comprovante de renda para aquisição de imóveis e abertura de crédito em lojas, por exemplo. Além disso, é utilizada para comprovar a contribuição feita ao INSS no momento de pedir a aposentadoria.
Veja, a seguir, o passo a passo de como fazer e calcular a folha de pagamento!
Como fazer a folha de pagamento?
1 – Classifique o colaborador
O primeiro passo é classificar a ocupação do seu colaborador. A categorização é essencial, porque é a partir dela que são definidas várias informações, como convenções que regulam os cálculos da folha.
2 – Avalie as horas trabalhadas
Em seguida, registre todos os dados referentes à jornada de trabalho, incluindo:
- Horas extras;
- Atrasos;
- Faltas injustificadas;
- Afastamento;
- Adicional noturno.
Com essas informações organizadas, todos os acréscimos, descontos e reajustes salariais podem ser calculados adequadamente.
3 – Registre os encargos e impostos
Nesta etapa, constam os descontos referentes ao INSS e IRRF. Esses dados asseguram ao colaborador seu direito à aposentadoria e o mantém regular junto à Receita Federal.
O cálculo dessas deduções deve seguir, respectivamente, a Tabela da Previdência Social e o Manual do Imposto de Renda retido na fonte – ambos se baseiam no salário recebido.
4 – Calcule o FGTS
Mesmo que o Fundo de Garantia não seja descontado na folha de pagamento, os valores devem estar disponíveis no documento para o controle do colaborador. O pagamento é feito de forma compulsória todo mês, até o dia 7, em uma conta específica da Caixa Econômica.
O recolhimento é de 8%, sempre referente ao salário bruto do mês anterior.
5 – Aplique os demais descontos legais
Para realizar o fechamento da folha de pagamento, é preciso, ainda, realizar os descontos referente a benefícios como:
- Vale-transporte, que representa 6% sobre o valor do salário básico, sem adicionais e gratificações;
- Vale-refeição, que não pode ultrapassar os 20% do salário contratual;
- Plano de saúde e odontológico;
- Convênio com farmácia e outros serviços;
- Adiantamento de salário.
Todos esses descontos devem estar descritos na folha de pagamento; afinal, são eles que geram o salário líquido do colaborador.
Qual é a relação entre folha de pagamento e eSocial?
Desde 2018, quando o eSocial foi criado, as empresas passaram a ser obrigadas a enviar a folha de pagamento completa para o sistema. Portanto, ela apenas pode ser considerada fechada após esse envio – dependendo, é claro, da consistência das informações.
Ao longo desse período, os profissionais de RH se depararam com a rigidez dos processos, bem como com a importância da automatização das informações. Isso porque existem sistemas que integram automaticamente os dados da folha de pagamento com o eSocial, como uma forma a evitar falhas e mantê-los sempre atualizados.
Como a Ahgora facilita a automatização do fechamento da folha?
Sistemas com foco em RH facilitam todo o processo que envolve o fechamento da folha de pagamento. Isso porque realizar cálculos manuais demanda tempo, constante atualização com as regras e, ainda assim, está suscetível a erros.
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