Informações em tempo real no RH são excelentes para a tomada de decisões. Quando dados da jornada de trabalho podem ser acessados de maneira instantânea, é possível que gestores e profissionais de RH evitem gastos desnecessários ou ajam de forma rápida diante de cenários negativos. E isso é possível por meio de aplicativos para o tratamento de ponto.

No mundo dos negócios, tomar decisões nem sempre é uma tarefa fácil e necessita de um bom embasamento para evitar equívocos. Desse modo, ter um sistema que de forma rápida dê informações em tempo real significa menos dor de cabeça e mais sucesso para o seu negócio.

Neste sentido, a tecnologia surge como uma aliada. Ficam para trás as pilhas de papéis, documentos, formulários e processos manuais da área de Recursos Humanos. E entram em cena sistemas que facilitam o registro, centralizam as informações e automatizam os processos, como é o caso do ponto eletrônico.

Como funcionam os sistemas com informação em tempo real?

Provavelmente você já ouviu falar em Internet das Coisas ou tecnologia IoT. Estas duas palavras significam a mesma coisa. Basicamente, estão relacionadas com a conexão entre dois objetos, como por exemplo, relógio de ponto eletrônico e computador, com um software capaz de avaliar as marcações.

Os sistemas de informações em tempo real no RH normalmente trabalham com o armazenamento de dados em nuvem. Aliás, a computação em nuvem (Cloud Computing) é algo que vem ganhando muita força nos últimos anos, embora a sua origem não seja recente.

Então, estes dois conceitos, tecnologia IoT e computação em nuvem, trabalham em conjunto. Assim, permitindo que dados registrados em uma cidade possam ser conferidos no mesmo instante por quem está longe, em outro estado ou mesmo país.

Como lidar com informações em tempo real no RH?

Você deve estar se perguntando, mas qual é a vantagem de ter informações em tempo real? Bom, as vantagens são inúmeras! A primeira delas é ter acesso aos dados no exato momento do acesso, emitir relatórios atualizados e possuir a previsibilidade de gastos. Isso é ainda mais importante quando se fala sobre a gestão e controle de ponto dos colaboradores.

A gestão de ponto eletrônico quando realizada em tempo real oferece benefícios ao gestor de Recursos Humanos e aos gerentes de cada área. Então, recebem dados valiosos sobre a jornada dos colaboradores. Digamos que um trabalhador sempre se atrasa, assim o RH pode identificar a necessidade de intervir: pode ser um indicador de desmotivação, por exemplo.

Dois exemplos sobre o uso de informações em tempo real no RH:

  • Aumentar a previsibilidade para o processo de tomada de decisão preventiva;
  • Acelerar a tratativa de não conformidades para atender o eSocial.

Esse é um conceito moderno, que vem ganhando cada vez mais espaço na gestão de pessoas. Afinal, as empresas precisam ter dados precisos em mãos, que impeçam o surgimento de custos invisíveis. Além disso, também é uma maneira de manter a questão fiscal segura.

Vantagens que a tecnologia proporciona ao RH

As informações de fácil acesso e interpretação auxiliam significativamente na tomada de decisões. Abaixo estão algumas das principais vantagens da gestão de ponto em tempo real:

  1. Quando um colaborador não aparece para trabalhar, o gestor pode remanejar rapidamente sua equipe para cobrir essa falta;
  2. Controle inteligente dos períodos de folga de cada funcionário, para que a frente de trabalho não fique descoberta;
  3. Fiscalização de colaboradores que faltam muito ou não cumprem o horário de trabalho;
  4. Efetivo acompanhamento de horas extras, identificando a necessidade de ações para equilibrar o volume de trabalho para cada colaborador;
  5. Avaliação de gastos com folha de pagamento;
  6. Identificar se a equipe de trabalho está completa e no local correto;
  7. Ter informação estruturada, confiável e passível de auditoria, o que é um antídoto para reclamações trabalhistas;
  8. Prevenção contra possíveis fraudes no registro;
  9. Emissão automática de relatórios atualizados;
  10. Alertas de sistema quando algo foge do padrão;
  11. Avaliar instantaneamente as taxas de turnover;
  12. Monitorar as taxas de absenteísmo;
  13. Realizar uma gestão eficiente com base em dados concretos.

Outra vantagem é a comunicação entre equipamento e sistemas em tempo real, o que elimina a necessidade de intermediários. Assim, não é necessário usar, por exemplo, um pen drive para pegar as informações. Então, a tecnologia IoT entra em cena e faz essa conexão.

Caso sua empresa ainda não invista em tecnologia, chegou a hora de avaliar novas possibilidades para facilitar a gestão na área de Recursos Humanos. Assim, o primeiro passo é identificar um sistema de gestão de ponto dos colaboradores que se identifique com a sua empresa.

eSocial e a centralização das informações

Se a empresa não investe no RH, provavelmente terá ônus muito em breve, considerando a importância do eSocial. Aquelas que estão paradas no tempo devem implementar novos procedimentos dentro da empresa como um todo.

No programa governamental, informações do departamento pessoal devem ser prestadas quase no mesmo instante em que ocorrem, como em:

  •       Admissões;
  •       Faltas;
  •       Afastamentos;
  •       Atestados médicos;
  •       Aviso de férias;
  •       Acidentes de trabalho;
  •       Demissões;
  •       Reintegrações.

Quanto mais cedo as empresas investirem em sistemas tecnológicos e na automação de processos internos, mais natural e fácil será a adaptação.

Informações em tempo real: conhecimento útil de verdade

Os hardwares e softwares fornecem uma infinidade de dados, mas para que sejam úteis é necessário processá-los e interpretá-los. Dessa forma, o processo manual passa a dar espaço para sistemas de automatização, permitindo agilidade e aumento de produtividade. Isso impulsiona o profissional de RH a fazer uma gestão mais eficiente e precisa.

Com informações em tempo real os profissionais de RH podem atuar de forma preventiva e estratégica, o que é excelente para as empresas. Assim, são capazes de promover ações proativas antes que as situações se tornem problemas. Essa é uma das melhores maneiras de evitar custos invisíveis no negócio.

Outra vantagem é que, apesar de toda a tecnologia embutida nos sistemas, as soluções de ponto eletrônico possuem valores acessíveis. A Ahgora trabalha com o desenvolvimento de sistemas perfeitos para diferentes tipos de negócios. Traga a sua empresa para o futuro do RH, conheça o Pontoweb!

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