A produtividade dos colaboradores deve estar sempre sob o olhar atento de gestores e profissionais de RH. Muitos acreditam que o registro da jornada é suficiente para garantir a produtividade no trabalho. Mas, a verdade é que esse pensamento está equivocado e precisa ser mudado, existem outros itens  que devem ser considerados.

É importante ter em mente a relação esforço x impacto para se obter melhores resultados. O tempo dedicado às atividades vale a pena? Em outras palavras: este trabalho se traduz em lucro? Ações que estão demorando demais para saírem do papel e não entregam resultados precisam ser corrigidas.

O ponto eletrônico, por exemplo, é capaz de fornecer dados em tempo real sobre a jornada de trabalho. Assim, os gestores conseguem avaliar se o empenho investido na tarefa está de acordo ou precisa de ajustes. Além disso, a produtividade pode impactar nas finanças da sua empresa, por isso é importante identificar o melhor método para mensurá-la.

Como medir a produtividade corretamente?

A produtividade pode ser medida através de relatórios de fluxo de trabalho, análise das horas trabalhadas e das entregas realizadas. Diversas empresas, mesmo trabalhando no regime de jornada tradicional, onde é exigido o controle de ponto, permitem uma carga horária flexível, desde que o colaborador se comprometa com as suas entregas.

É preciso entender não apenas o que está sendo feito na empresa, mas sim o resultado trazido por este esforço. Dessa forma, o gestor saberá:

  •  Quais são os custos de cada atividade, projeto ou cliente;
  •  Quanto tempo é dedicado a atividades faturáveis ou não;
  •  Qual a receita gerada por cada atividade, projeto e cliente atendido, etc.

A partir dessas informações é possível otimizar o trabalho da equipe. Por exemplo: reduzir as atividades não faturáveis e reavaliar a precificação da hora de trabalho.

Saiba em qual projeto o colaborador está trabalhando

Essa informação ajudará no cálculo de horas que estão sendo dedicadas a cada atividade. Em muitos casos, o colaborador cumpre jornada de 8 horas trabalhadas por dia, mas o gestor não consegue acompanhar, de fato, o que foi produzido durante aquele período.

Saber exatamente quanto tempo um profissional está dedicando a cada atividade, projeto ou cliente vai lhe  ajudar a entender o tempo gasto em cada caso. Desse modo, posteriormente poderá fazer a distribuição do trabalho de forma estratégica.

Existem aplicativos que servem para isso, onde o colaborador aperta o play quando começa a atividade e pausa quando conclui o que estava fazendo. Assim, é possível até mesmo acompanhar as equipes remotas e as tarefas que estão sendo realizadas.

Timesheet: a fórmula para o controle eficiente da produtividade

O timesheet é um método de gestão da produtividade que avalia o tempo destinado a uma atividade ou projeto. Com essa ferramenta é possível fazer o registro das entregas realizadas pelos colaboradores. Inclusive, estes dados podem ser cruzados com o apontamento de jornada.

Uma empresa atinge a produtividade que tanto busca quando o colaborador entrega uma tarefa em um prazo até menor do que o estipulado. Isso, porém, não é suficiente. Existem muitas outras coisas que precisam ser avaliadas quando o objetivo é atingir a eficiência operacional, por exemplo.

A atividade, depois de entregue, precisa ser avaliada para compreender se atingiu ou não a expectativa. Quando a resposta for negativa, a tarefa retorna para o colaborador e o tempo para a execução da demanda volta a ser contabilizado. Desse modo, os gestores passam a avaliar melhor o desempenho de cada membro da equipe.

Com base nessa estratégia é possível criar rankings entre os colaboradores, estimulando a produtividade e a assertividade na entrega das tarefas. Esses são os indicadores fundamentais de processos de produtividade, que resultarão em uma maior economia para a empresa.

Existem alguns benefícios claros que podem ser percebidos ao adotar esse método em seu negócio, como:

1.     Informações claras e centralizadas

Um dos maiores entraves da produtividade é a falta de clareza e centralização das informações. Esse problema impede que o profissional comece a executar logo a sua tarefa e gera retrabalhos. Mas, quando os dados ficam registrados em um único sistema, a condição é evitada.

Além de adotar o timesheet, é necessário trabalhar com um sistema ou aplicativo para a gestão de tarefas. Nele deverão constar todas as informações necessárias para a realização da tarefa e a empresa saberá qual é o prazo de entrega estimado para cada atividade. Assim, fica mais fácil identificar o custo e comparar com o que foi entregue.

No dashboard do sistema é possível visualizar o tempo que foi determinado para a tarefa e o que foi efetivamente utilizado. Além disso, é possível definir equipes para atuar em cada atividade ou tags, com o nome do cliente ou projeto, por exemplo, para entender melhor cada informação.

2.     Desempenho

Medir o desempenho de cada profissional pode ajudar a direcionar as atividades com maior assertividade. Por meio de uma gestão eficaz é possível visualizar o custo, a despesa e o investimento de cada projeto ou cliente.

Após a avaliação de produtividade de cada colaborador, fica bem mais fácil avaliar quais são as capacidades de cada um e em quais atividades possuem mais habilidade, podendo direcioná-las adequadamente.

3.     Redução de custos

Um dos conceitos da produtividade é fazer mais com menos. Ou seja, entregar bons resultados em um menor tempo. Baseado nisso, o colaborador será capaz de executar um número maior de tarefas, diminuindo a necessidade de novas contratações e reduzindo os custos da empresa.

Além disso, com o Timesheet é possível entender quanto determinado cliente consumiu do atendimento da sua empresa e o quanto gerou de receita. A análise pode ser feita por período, por exemplo quando o cliente começa a dar lucro ou prejuízo.

Com base nessas informações, você poderá melhorar a operação para reduzir custos, atualizar a precificação ou até finalizar a prestação de serviços de acordo com as informações. Enfim, quando o RH tem informações estratégicas em mãos essa análise passa a ser muito mais fácil.

Tenha a tecnologia ao seu lado para garantir mais produtividade

Qual gestor não deseja ter uma equipe produtiva, que seja capaz de cumprir todas as atividades dentro dos prazos estipulados? Isso fica muito mais fácil ao adotar a tecnologia! Existem sistemas com armazenamento em nuvem e com tecnologia IoT capazes de tornar levantamentos e avaliações muito mais fáceis.

Treinar o time e contar com profissionais qualificados é essencial para obter bons resultados. Contudo, os índices não vão melhorar se os líderes ficarem parados, é necessário que busquem alternativas para qualificar os serviços. Os registros de ponto eletrônico ajudam a determinar a presença, o que é interessante, mas é preciso ir além.

A Ahgora oferece alternativas para empresas que buscam aumentar a produtividade. O timesheet, por exemplo, pode ser usado em paralelo com o Pontoweb, fazendo o apontamento de horas, integrado ao Trello e com plugins para Google Chrome. Conheça esse sistema e traga a sua empresa para o futuro do RH!

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