A eficiência operacional nada mais é do que pensar bem além dos números e olhar a fundo para os processos. Trata-se de buscar um melhor desempenho para a empresa, ampliando  a capacidade de atendimento através de um produto e/ou serviço, sem prejudicar a qualidade e o suporte, por exemplo. 

Atingir o sucesso dentro de uma empresa, para muitos, ainda significa bater metas e cumprir com todos os compromissos financeiros. Tudo isso é preciso, mas não o suficiente.  Essa forma de administração do negócio pode causar muitos danos. Para evitá-los, a melhor maneira é buscar a eficiência operacional.

Para obter os melhores resultados, o negócio deve entender, de fato, qual é o custo das suas entradas (input) e o retorno de suas saídas (output). Essas entradas são os custos, as pessoas, o tempo e o trabalho. Já as saídas estão relacionadas aos produtos e/ou serviços oferecidos. O balanço ideal entre os dois é a chave para a máxima eficiência operacional.

Sem dúvidas, a redução dos custos e o aumento da produção levam a melhores resultados. Contudo, transformar o processo produtivo é algo complexo, que requer planejamento e análise para cada etapa.

Separamos algumas dicas fundamentais para fazer a eficiência operacional da sua empresa crescer. Veja a seguir!

planilha - indicadores de RH

O que é eficiência operacional, na prática?

Até aqui, entendemos as ações e os caminhos a serem tomados para alcançar uma maior eficiência operacional no seu negócio. Mas, muitas vezes, alguns conceitos podem gerar dúvidas. Portanto, ter uma ideia de como eles se manifestam na prática pode ajudar você nesse processo.

Um exemplo de aplicação da eficiência operacional acontece quando se está diante de casos de ociosidade. Colaboradores desocupados dentro da cadeia produtiva indicam que alguma parte do processo não vai bem. Isso gera custos desnecessários e demanda ações imediatas, como remanejar a equipe. 

Outro exemplo é a estruturação da produção em uma empresa de manufatura. Produzir o maior número possível de itens de qualidade, mantendo o tempo e capital investidos, requer uma otimização de equipamentos, processos e mão de obra.

Por fim, note que as metas podem enganar. Sua empresa pode atingi-las com regularidade, mas ainda assim contar com profissionais que não estão sendo alocados da melhor forma, o que influencia diretamente na produtividade. Perceber as afinidades do colaborador e o que o motiva é muito importante para o seu engajamento na empresa. Quando isso não vai bem, é o caso de se pensar em transferi-lo de setor ou atividade para que a produtividade no trabalho volte a ser estimulada. 

Agora que você já sabe o que é eficiência operacional e como atingi-la, pergunte-se “como está a minha eficiência operacional?”. É possível fazer um cálculo simples para mensurar esse indicador. Um resultado positivo é quando o número de saídas supera o de entradas.

Eficiência operacional: como atingi-la?

O primeiro passo para atingir a eficiência operacional na sua empresa é entender o conceito de Lean Office. A ideia por trás desse sistema é reduzir ao máximo o desperdício na cadeia produtiva. 

Falta de padronização nos processos, lead times longos ou não previstos, erros no registro de dados, produção desnecessária de relatórios e outras tarefas podem ser automatizadas. Esses são alguns focos de desperdício interno de tempo muito comuns nas empresas.

Adotar essa metodologia é um dos principais caminhos que levam à eficiência operacional. Isso porque, através dela, abre-se espaço no orçamento da empresa para investimentos e melhorias. Na prática, esse sistema se reflete em ações internas, como você verá a seguir.

Ter um planejamento

Para se chegar ao resultado esperado, é essencial ter planejamento. Desde as tarefas e atividades pequenas até os grandes processos, planejar todas as ações da sua empresa é a melhor forma de controlar e atingir os resultados esperados.

Um bom exemplo são as estratégias de endomarketing. Antes de realizar um ação interna com os colaboradores, ter um planejamento preciso garante que o objetivo almejado se concretize. Isso vale para todas as etapas produtivas. Planejar é entender que qualquer ação gera uma reação, e que há maior previsibilidade de resultado. 

Reduzir desperdícios

Manejar recursos de modo eficaz é fundamental. Os ativos devem ser trabalhados para não haver nem subaproveitamento, nem sobrecarregamento.

Buscar o feedback dos colaboradores é a melhor forma de identificar essas inconsistências nos processos. Uma contabilidade estratégica revela onde há desperdício de capital e como melhor investi-lo. Avaliar se a infraestrutura da empresa é adequada para o bom trabalho e pensar na satisfação dos colaboradores também reduz custos e aumenta a produtividade.

Otimizar processos

Para elevar a eficiência operacional, é preciso observar e entender como o processo se dá. Isso passa necessariamente pelos profissionais que realizam cada etapa. Por isso, otimizar a gestão de pessoas é um grande passo para se obter melhores resultados.

Olhar para além do currículo de um candidato, considerando as suas qualidades pessoais e como elas se encaixam na filosofia da empresa, é uma forma de melhorar o recrutamento. Um profissional que veste a camisa e tem vontade de aprender é o perfil a ser buscado.

Mapear processos

É impossível otimizar os processos de uma empresa sem antes mapeá-los. Esse é o ponto de partida para ter agilidade e eficiência operacional na empresa. Independentemente da forma de mapeamento, ao ser concluído, ele revela fluxos e gargalos a serem trabalhados.

Reestruturar processos

Nem sempre é possível otimizar um processo no seu formato original. Às vezes, é preciso ir além, quebrar os paradigmas internos e transformar o modo como uma etapa produtiva está sendo realizada.

Nessa hora, realizar testes é fundamental, e contar com colaboradores que fazem parte da equipe é um trunfo a mais. Por conhecerem as tarefas, os profissionais podem trazer novas visões. Assim, encontrar um líder no time que possa comandar essas mudanças de dentro é algo de extrema importância.

Dessa forma, é possível encontrar soluções que nem de perto seriam consideradas. Não pode haver medo! O importante é encontrar o jeito mais eficiente de realizar a tarefa.

Mensurar resultados

De nada adianta fazer grandes mudanças na cadeia produtiva, se não há avaliação sobre o seu impacto. Por conta disso, adote uma metodologia de coleta e análise de dados para cada alteração feita. 

Aqui, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Implementar sistemas automatizados é uma forma de não perder nada, garantindo uma visão geral e, ao mesmo tempo, detalhada sobre todos os processos produtivos.

Ter ações que visem um aumento da eficiência operacional da sua empresa é fundamental. Para isso, a gestão de pessoas é uma peça central em todo esse processo. Quer entender como otimizá-la? Baixe nosso eBook: Gestão eficiente de pessoas – como funciona e quais seus benefícios!

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