Os profissionais de RH lidam diariamente com uma série de documentos, que facilitam na sua rotina interna. Entre eles está o espelho de ponto, que é considerado essencial pois permite acompanhar a jornada dos profissionais e, ao mesmo tempo, obedecer a lei vigente.

Mas o que é espelho de ponto? Trata-se de um arquivo onde constam todos os dados referentes ao dia a dia do colaborador, como horário de entrada e horas extras.

Além disso, ele pode ser preenchido de três formas distintas — com destaque para a solução da Ahgora espelho de ponto, que permite a sua realização de forma eletrônica, automatizada e remota.

Pela importância que esse documento tem para empresas e colaboradores, vamos compartilhar com você as principais informações sobre ele. Acompanhe!

Afinal, o que é espelho de ponto?

É uma espécie de relatório com os dados referentes a entrada e saída dos profissionais, servindo como um resumo mensal da jornada de trabalho individual. Além disso, ele possui valor judicial, uma vez que pode comprovar, por exemplo, que a pessoa está trabalhando além do combinado – recebendo ou não por isso.

Esse documento auxilia no cálculo de horas extras, no controle de folgas e descansos semanais, assim como para garantir o pagamento adequado de outros benefícios, como adicional noturno. 

É importante destacar que o espelho de ponto também ajuda a controlar o tempo que cada colaborador está exercendo suas atividades. Dessa forma, permite que os supervisores avaliem a produtividade das suas equipes e a duração necessária para cada um entregar determinadas tarefas.

Qual a importância do espelho de ponto para empresas e colaboradores?

Esse documento é essencial para garantir que o contrato estabelecido entre empresa e colaboradores está sendo cumprido. Com isso, serve como proteção para ambas as partes, indicando faltas, atrasos e o pagamento adequado ou descumprimento de adicionais.

Quando o registro é realizado de forma adequada, o espelho de ponto reduz o tempo que o RH dispõe para realizar o fechamento da folha de pagamento, uma vez que os cálculos são feitos automaticamente – no caso da modalidade eletrônica.

Ademais, o espelho de ponto pode ser utilizado como prova para comprovar uma demissão por justa causa, no caso do profissional se ausentar com frequência ou descumprir a jornada estabelecida, por exemplo.

Ou então permite que os gestores tenham acesso a essas faltas previamente, procurando entender as causas e, a partir disso, tomarem as medidas necessárias para evitar que continue ocorrendo.

De outro lado, para o colaborador, o espelho de ponto garante que ele receba sua remuneração com precisão. Assim como, também assegura o seu direito aos intervalos e que sua carga horária não será alterada sem a devida aprovação.

Além de importante, ele também é obrigatório para empresas que possuem mais de 10 funcionários. Ou seja, além de oferecer benefícios, ele deve ser utilizado para garantir o cumprimento da lei.

Para que serve o espelho de ponto?

Como mencionamos, ele é utilizado basicamente para controlar as horas trabalhadas dos profissionais, garantindo que eles estão exercendo suas funções e cumprindo a jornada estabelecida em contrato.

Nesse cenário, o espelho de ponto é um mecanismo de controle essencial para o setor de RH, pois agiliza e otimiza o seu trabalho, além de torná-lo mais assertivo.

Esse documento também serve para a contabilização das horas extras que devem ser pagas ou transformadas em banco de horas.

Quais os principais objetivos desse recurso?

Além de permitir uma gestão de ponto mais eficiente, o espelho de ponto possui outras funções estratégicas dentro dos processos de negócio. Uma delas é o de registrar e acompanhar o tempo que, de fato, cada pessoa passa trabalhando.

Essas informações são especialmente úteis para os supervisores, que podem utilizar esses dados para realocar atividades ou mesmo contratar mais pessoal para evitar a realização de horas extras.

Legalmente falando, o espelho de ponto comprova que a empresa está seguindo as determinações da lei, como o tempo para pausa e horário de almoço diários. Esses pontos costumam ser muito controlados pelo Ministério do Trabalho, a fim de garantir ao colaborador seus direitos.

Afinal, por que usar um espelho de ponto?

Esse método de controle de jornada de trabalho permite estabelecer uma sincronização adequada entre a quantidade de colaboradores e os níveis de produtividade.

Quando realizado no formato eletrônico, através de um software específico, possibilita que os gestores acompanhem em tempo real o desempenho da sua equipe, permitindo tomar decisões ágeis e estratégicas.

Logo, para as empresas, os principais motivos para utilizá-lo são:

  • Permite acompanhar o desempenho e produtividade dos profissionais;
  • Agiliza o fechamento da folha de pagamento;
  • Rastreia o tempo demandado para a realização de cada tarefa;
  • Serve de base para o cálculo de custos mensais e a estimativa de projetos;
  • Oportuniza comparar os custos previstos com os reais;
  • Permite controlar a entrada e saída dos profissionais da empresa.

A questão da produtividade é um dos fatores primordiais desse recurso, pois assegura que os supervisores avaliem sua força de trabalho visando impulsionar estratégias de negócio.

Como funciona o espelho de ponto na prática?

O processo de preenchimento da folha de ponto é simples, mas costuma não ser visto como algo agradável pelos colaboradores. Especialmente quando isso é realizado de forma manual, em que eles mesmos precisam registrar sua entrada e saída diariamente.

É por este motivo que cada vez mais novos softwares eletrônicos estão sendo criados, como o Ahgora Multi espelho de ponto, que necessita de apenas alguns cliques e o reconhecimento facial para ser concluído o registro.

O seu funcionamento é muito prático. A própria empresa define no sistema os parâmetros e períodos de tempo. Ou seja, podem configurar categorias como:

  • Semana de trabalho;
  • Horas de turno;
  • Horas extras;
  • Períodos de treinamento;
  • Feriados;
  • Projetos administrativos.

Com isso definido, cada colaborador recebe suas informações de login para que passem a inserir as horas em que trabalham.

Algumas ferramentas possuem campos personalizados, permitindo a digitalização de tempo demandado para tarefas, projetos e atividades específicos.

Tudo isso é enviado para o supervisor aprovar e encaminhar para o RH. Caso haja alguma discrepância, ele é rejeitado e devolvido ao profissional, para que realize o ajuste necessário. Em caso de aprovação, ela servirá de base para o processamento da folha de pagamento. 

Além disso, o espelho de ponto pode ser utilizado para outros fins, como:

  • Calcular os custos com a mão-de-obra;
  • Acompanhar a produtividade individual e coletiva;
  • Monitorar projetos e tarefas específicas;
  • Realizar previsões de necessidades futuras – seja de pessoal ou de investimentos;
  • Determinar o lucro mensal da empresa;
  • Criar orçamentos para cada departamento, de acordo com a necessidade.

Passo a passo para criar o seu espelho de ponto

Agora que você viu como funciona a ferramenta, veja um passo a passo resumido para criá-lo:

1. Escolha um software de espelho de ponto

Para que o registro seja realizado adequadamente, é importante escolher o sistema que supra as necessidades da sua empresa e que cumpra as exigências da legislação trabalhista. Se grande parte da sua equipe atua no formato home office, não adianta escolher aqueles relógios tradicionais, cujo registro é realizado com papel, por exemplo.

O ideal, neste caso, seria escolher um ponto móvel, que funcione em qualquer situação. A grande vantagem do Ahgora espelho de ponto é que ele pode ser utilizado de forma remota ou presencial, abrangendo a sua equipe de forma integral.

2. Defina os parâmetros

É preciso estabelecer as regras e os parâmetros que serão confrontados com as informações geradas pelos colaboradores. Portanto, o sistema mais adequado é aquele que permite esse tipo de personalização.

É possível definir, por exemplo, que determinada equipe deve atuar das 8h às 18h, com intervalo de 12h às 13h. Logo, qualquer alteração nessa jornada é percebida pela ferramenta, registrando automaticamente quando há atrasos e realização de horas extras.

3. Libere o acesso individualmente

Com os cadastros realizados, basta liberar o acesso aos colaboradores, para que possam realizar as marcações de suas jornadas de trabalho.

Caso a ferramenta conte com alguma particularidade, é imprescindível oferecer treinamento, para evitar falhas por desconhecimento.

4. Acompanhe o ponto da equipe

Ao longo do mês, é possível acessar o Ahgora espelho de ponto para analisar como está a jornada de trabalho dos seus profissionais. Esse acompanhamento próximo permite adotar medidas para contornar atrasos, por exemplo, ou jornadas além do estabelecido.

5. Aprove o espelho de ponto mensal

Com o fechamento do mês, o supervisor avalia e aprova o espelho de ponto de cada colaborador antes de ser encaminhado para o RH realizar o fechamento. Uma das vantagens das ferramentas automatizadas é que elas calculam as horas trabalhadas, fornecendo a informação completa.

Caso as informações estejam corretas, basta encaminhar para o Recursos Humanos para que seja liberado o pagamento.

Quais informações devem constar no espelho de ponto?

Os principais dados que devem ser dispostos no relatório são:

  • Nome completo do colaborador;
  • Horário de entrada e saída da empresa;
  • Horário de almoço e intrajornada;
  • Contagem de horas extras.

É importante lembrar que o espelho de ponto permite a realização de cálculos de horas trabalhadas e acumuladas, essenciais para a realização do pagamento adequado. Abordaremos sobre esse tema a seguir!

Quais os cálculos que devem ser feitos?

O principal deles é o de horas extras mensais. Para realizar esse cálculo, é preciso lembrar que a CLT prevê uma tolerância de 10 minutos para mais e para menos. 

Logo, isso significa que, caso o profissional trabalhe até 10 minutos a mais por dia, não é contabilizado como hora extra. Apenas o período que se estende além disso é que deve ser acrescido.

Essa mesma regra se aplica na ocorrência de atraso até de 10 minutos ao todo no dia. Isto não é visto como atraso propriamente dito e, portanto, não pode ser descontado.

Mas como é calculado a hora extra? O valor consiste em 50% a mais do valor da hora do profissional.

Vamos supor que ele ganhe R$ 10,00 a hora. Portanto, a hora extra equivale a R$ 15,00, pois é adicionado 50% do valor (R$ 5,00).

Caso o colaborador trabalhe aos domingos e feriados, o cálculo da hora extra é diferente. Nessa situação, ele deve receber 100% a mais, ou seja, o valor da hora dobra, sendo equivalente a R$ 20,00.

É importante destacar que não são todas as empresas que pagam hora extra. Algumas estão optando por armazenar o excedente em banco de horas, para que seja revertido em folgas.

Quais os tipos de registro de pontos existentes?

Como destacamos no início do conteúdo, o registro de ponto pode ser realizado de 3 formas principais, cabendo à empresa selecionar aquela que for mais adequada às suas necessidades:

1. Eletrônico

É considerada uma ótima alternativa por proporcionar mais veracidade às informações. Nele, o relógio eletrônico é o encarregado por marcar a hora, cabendo ao profissional apenas registrar sua entrada e saída.

Mesmo nesse tipo de registro, o colaborador deve assinar os relatórios gerados por ele periodicamente, para que eles tenham valor legal.

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2. Mecânico

É aquele em que o ponto é registrado por um cartão, que é inserido no relógio de ponto. Neste cartão, ficam armazenadas as informações referentes às entradas e saídas.

Além de ser suscetível a fraudes – como quando um colaborador bate o ponto por outra pessoa –, essa modalidade requer que seja realizado o cálculo manual para o fechamento da folha.

3. Manual

O registro manual é o mais antigo, sendo efetuado por meio de livros de registros. Nessa opção, o profissional anota seus horários de entradas e saídas e assina, não sendo possível conferir a veracidade do que foi escrito. Isso significa que pode ser facilmente adulterado pelas pessoas de má-fé.

Ademais, requer que sejam calculadas manualmente as horas extras, anotadas as faltas, entre outros. Logo, torna o processo mais demorado e oneroso, além de não ser suficientemente seguro.

Principais benefícios de adotar o espelho de ponto

Além de facilitar o trabalho do setor de RH, uma vez que torna o processo de fechamento de folha de pagamento mais ágil e eficiente, o espelho de ponto garante outros benefícios importantes para a empresa.

Os principais são:

  • Aumento da produtividade;
  • Acompanhamento próximo das faltas e atrasos;
  • Redução das falhas no pagamento de benefícios;
  • Melhor distribuição das tarefas dentro da equipe;
  • Promoção de ajustes nas jornadas de trabalho;
  • Adoção de ações estratégicas para otimizar o desempenho.

Como o Ahgora Multi espelho de ponto pode otimizar os processos do seu RH?

O Ahgora Multi é um aplicativo de ponto para celular que funciona por reconhecimento facial. Por não requerer um grande investimento, é considerada uma alternativa econômica de relógio ponto eletrônico para manter-se sempre em conformidade com a legislação.

Simples e fácil de utilizar, é ideal para empresas que possuem equipes externas e uma ótima opção para o home office. Isso porque ele funciona de forma online, possui geolocalização e permite o acompanhamento remoto das equipes.

Através do Ahgora Multi espelho de ponto é possível acompanhar presença, frequência e pontualidade, sendo que tudo isso fica armazenado na nuvem.

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