Existem empresas gigantes, de operações complexas. E existem também as pequenas redes familiares, de matriz e uma ou duas filiais. Para quem faz o trabalho administrativo e financeiro, pode ser desafiador conciliar informações. É para facilitar este trabalho que serve a HRTech, tecnologia para a gestão de equipes… principalmente aquelas geograficamente espalhadas.

A reforma trabalhista causou uma certa inquietação, principalmente para quem faz gestão de pessoas. Aos poucos, organizações, RH e Contabilidade começam a se acostumar às novas rotinas.

O maior benefício de todas as mudanças na legislação é contar com tecnologia para a gestão de equipes. Com ela, a empresa consegue vencer obstáculos, dentre eles a barreira geográfica que dificulta o acompanhamento dos colaboradores que atuam fora da empresa. Agora gestores de RH e lideranças podem apoiar com mais facilidade a operação externa.

planilha - indicadores de RH

Como a tecnologia de RH (HRTech) ajuda a gerir profissionais de regimes diferenciados? 

A Reforma Trabalhista expande os sistemas de contratação, como é o caso dos colaboradores intermitentes, em home office, terceirizados… e os colaboradores temporários, claro. Com tantas possibilidades de contratação, surgem oportunidades e dúvidas.

Então: como fazer a gestão dos profissionais em regimes de contratação alternativos? A resposta está no Artigo 62 da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT). Ela orienta sobre a gestão de colaboradores que exercem atividade incompatível com a fixação de horário de trabalho.

HRTech para gestão de profissionais em regimes diferenciados
HRTech para gestão de profissionais em regimes diferenciados

A tecnologia passa a ser uma forte aliada para o RH, líderes ou mesmo o proprietário da empresa. Isso quer dizer que todos podem acompanhar as atividades prestadas pelos colaboradores que trabalham em regimes diferenciados. Com uma ferramenta especializada, é possível fazer desde o acompanhamento da jornada de trabalho até o das atividades executadas.

Por onde começar?

O primeiro passo antes de optar por qualquer tecnologia é mapear necessidades. O que você precisa acompanhar? Lembre que, além de atender a legislação, a empresa precisa honrar as convenções coletivas de trabalho e os contratos com cada empresa terceirizada.

  • registro de ponto;
  • tempo efetivo de trabalho;
  • localização do profissional;
  • apontamento de horas;
  • atividades executadas;
  • produtividade;
  • rentabilidade dos serviços prestados.

Além dos fatores citados, é importante lembrar que a gestão de pessoas vai além da burocracia. É preciso cuidar de documentação, do fechamento do banco de horas e folha de pagamento… mas sem esquecer das ações estratégicas. Isso envolve recrutamento, onboarding, treinamento – tendo o negócio como foco.

Se a HRTech assume as funções burocráticas, o trabalho criativo de pensar em soluções estratégicas e de desenvolvimento humano recebe mais atenção.

As organizações precisam estar atentas à gestão de capital humano. Investir em ações e ferramentas ajuda a alcançar melhores resultados. Afinal, a motivação das equipes está diretamente relacionada ao nível de satisfação dos colaboradores. Como resultado, talentos engajados permanecem por mais tempo nas empresas.

Uma pesquisa divulgada no Fantástico apontou que colaboradores felizes e motivados produzem 12% mais. Os insatisfeitos e desmotivados geram gastos com demissão. Segundo a pesquisa, estes custos podem chegar a R$ 900 bilhões de reais por ano! Isso é motivo para investir em ações que potencializem a motivação dos colaboradores.


Aumentando o engajamento com HRTech
Aumentando o engajamento com HRTech

Tecnologia para a gestão de equipes e aumentar o engajamento: exemplos de HRTech disponível

Você já deve saber que gerenciar trabalho remoto ou externo foi, por muito tempo, motivo de dor de cabeça para gestores e líderes. Sem conexão com os colaboradores, era difícil apoiar o andamento e até identificar inconsistências.

Mas, felizmente, a HRTech resolveu isso. Hoje é possível ter informações em tempo real sobre diversos aspectos da gestão de pessoas… inclusive sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, independente de onde estiverem.

Escolhemos três ferramentas que podem ajudar você e a sua a acompanhar a rotina dos colaboradores. O papel da tecnologia é capturar informações. Elas podem ser analisadas pelas lideranças simultaneamente, apoiando a tomada de decisões.

Timesheet

A principal função do timesheet é proporcionar uma gestão mais eficaz do tempo. Para isso, faz a análise das informações registradas pelos colaboradores.

Com essa ferramenta é possível entender as atividades realizadas pela equipe, bem como calcular o custo hora-homem de um projeto. Fica fácil identificar o que gera lucro para a empresa e quais a fazem operar no vermelho.

Além disso, agrega benefícios como:

  • Acompanhar as atividades do seu time em tempo real.
  • Identificar atividades-gargalo e entregar mais, em menos tempo.
  • Tomar decisões com base no tempo investido por tipo de atividades ou projeto.
  • Fazer a gestão das atividades por projetos, equipes e clientes de forma fácil.
  • Ter informações integradas com ponto eletrônico e ganhar ainda mais transparência com o time.

Mas por que Timesheet? Ao conhecer quanto tempo o colaborador dedica a cada atividade ou projeto, você identifica facilmente onde a equipe perde em produtividade. Inclusive, identifica quais fatores interferem nas entregas.

É possível que, para desenvolvedores, a dificuldade maior seja o tempo gasto corrigindo bugs. Já para consultores, pode ser o tempo de deslocamento entre um cliente e outro.

Dimensionar estes pontos, discernir os principais problemas na gestão do tempo e encontrar soluções para aumentar a performance pode fazer a diferença no negócio. Além de impactar na satisfação do colaborador que passa a se sentir mais produtivo no dia a dia.

Software especializado

O apontamento de horas pode ser feito de diversas formas. Tradicionalmente, era feito com o preenchimento em papel. Mais tarde, foi substituído por planilhas eletrônicas e, mais recentemente, por softwares.

O Timesheet Ahgora, por exemplo, integra ao sistema de ponto. Isso tudo de forma automatizada, sem a necessidade de cruzar dados entre os dois sistemas. Com isso, a tecnologia para a gestão de equipes é ótima por gerar inteligência tanto para o RH, quanto para os gestores dos times.

Ponto móvel

Quando os profissionais trabalham em regimes alternativos e fora da empresa, é  mais difícil acompanhar a jornada de trabalho.

É o caso de representantes comerciais, consultores e motoristas profissionais, por exemplo. O registro de ponto é uma forma de gerir a jornada de trabalho dos trabalhadores externos.

Para isso, o ideal é escolher uma solução móvel, que permita ao funcionário registrar as horas trabalhadas via smartphones ou tablets.

A Ahgora possui um sistema que faz o registro via aplicativo, e o ajuste de ponto também. Um dos grandes diferenciais da mobile é, inclusive, efetuar o registro da presença por meio do reconhecimento facial do colaborador. Isso leva a mais transparência na relação empregado-empresa.

Além disso, o sistema indica a localização do colaborador  no momento do registro. Aumenta a transparência sem assédio… ou seja, sem a necessidade do gestor ficar questionando onde o colaborador está ou se já começou a realizar as atividades. Este é um grande desafio para as organizações que têm profissionais trabalhando fora da sede. 

Jornada de trabalho

A lei determina que empresas a partir de 10 funcionários precisam registrar a jornada de trabalho. Mas, para alguns formatos de contratação, não é necessário fazer o controle de jornada de trabalho. O empregado deve seguir as instruções fornecidas pelo empregador e isso inclui a gestão do ponto. É o caso de quem trabalha em home office, como citamos anteriormente.

Como implementar banco de horas na empresa

Batida online

Outra alternativa para acompanhar a jornada de trabalho dos funcionários externos é o registro de ponto móvel. Com o MyAhgora, por exemplo, é possível fazer a batida de cartão ponto via computador (com IP liberado).

Basta acessar o sistema pelo navegador de internet ou aplicativo para Windows para registrar os períodos de trabalho. A essa aplicação também é possível adicionar um leitor biométrico, o que aumenta o nível de segurança.

O equipamento é pequeno e pode ser transportado para qualquer lugar, e se conecta ao computador via USB. Para fazer a marcação, o colaborador faz a leitura das digitais cadastradas.

Também é importante destacar a possibilidade de fazer a gestão de dados em tempo real (e de qualquer lugar). Basta que o registro de ponto seja feito em relógios, tablets ou celulares que usem um sistema em nuvem. 

Com o Ahgora PontoWEB é possível tratar todos os registros, sabendo por exemplo o número exato de horas extras. Isso porque tudo fica armazenado em servidores extremamente seguros, com uma rotina de backups e protegida de ataques virtuais. 

Integrações

Para simplificar as atividades do RH uma dica é optar por sistemas que permitam a integração com outros softwares.

Um exemplo é a integração entre o sistema de ponto e folha de pagamento. Isso porque ela elimina a necessidade de recorrer a muitos sistemas para fazer a captura de dados. Além disso, o cruzamento automático dos dados reduz o risco de erros e já aponta inconsistências de forma instantânea.


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