A gestão de escalas de trabalho está entre as tarefas mais desafiadoras enfrentadas pelo RH. Estar atento ao limite de horas extras, interjornadas e intrajornadas são algumas das tarefas que fazem parte dessa atividade. Hoje, você vai conhecer 3 práticas para facilitar essa rotina.

Pequenas equipes sofrem menos com essa questão, por concentrar um número menor de colaboradores, o que facilita a comunicação e a gestão do RH. Mas equipes maiores, que atuam em empresas de médio e grande porte, começam a apresentar dificuldades consideráveis em relação à gestão das escalas de trabalho quando isso não é feito com o apoio da tecnologia.

Se olharmos para empresas com escalas de trabalho mais complexas ou flexíveis, como hospitais e aeroportos, acompanhar manualmente os horários e as rotinas de cada colaborador é uma prática inviável. Nesse sentido, a empresa deve buscar soluções que otimizem a sua gestão. Conheça agora práticas que ajudam a superar esse desafio!

Gestão de escalas de trabalho: os principais tipos de jornadas

A jornada de trabalho do colaborador deve seguir regras específicas. Aliás, a empresa não pode criar escalas de trabalho de acordo com seus interesses, devendo respeitar a legislação trabalhista. Assim, diversos fatores devem ser considerados, principalmente no que diz respeito ao funcionamento do negócio e aos trabalhadores.

Organizações que atendem durante 24 horas e nos fins de semana, como é o caso de alguns centros de distribuição e hospitais, por exemplo, são as que apresentam mais dificuldades na gestão de escalas de trabalho. Todos os turnos devem estar completos para garantir o atendimento aos pacientes. A CLT permite o cumprimento de algumas escalas de trabalho, sendo que as mais populares são:

  • 12×36: são 12 horas de trabalho e 36 horas de descanso;
  • 5×1: a cada cinco dias trabalhados, haverá uma folga. Nessa escala, a jornada diária não pode ultrapassar 7 horas e 20 minutos;
  • 5×2: a cada cinco dias trabalhados, o colaborador tem dois dias de folga, consecutivos ou não. Quando o trabalho acontece aos domingos e feriados, garante pagamento em dobro. Salvo exceções que permitem a compensação em banco de horas;
  • 6×1: o colaborador trabalha seis dias consecutivos e descansa um. São permitidas variações nessa escala, desde que por meio de Convenção ou Acordo Coletivo;

Além disso, todos colaboradores celetistas que cumprem jornadas aos finais de semana têm direito a uma folga no domingo a cada sete semanas. Mas, as mulheres têm um domingo de folga a cada 15 dias.

Questões importantes que merecem atenção

Ao fazer a gestão de escalas de trabalho é preciso ficar atento a alguns pontos importantes. De fato, fazer isso de forma manual é bastante complicado, já que algumas dessas questões podem passar batido e gerar problemas para a empresa.

Os horários de descanso de cada colaborador e suas folgas devem ser respeitados, evitando que sejam sobrecarregados ou façam horas extras além do permitido em lei. Aliás, os colaboradores podem fazer até duas horas adicionais por dia, mas há exceções.

Entre os pontos de maior conflito estão os intervalos intrajornada e interjornada:

Intervalo intrajornada: são os intervalos de descanso realizados durante o expediente, ou seja, horário de almoço, de lanche ou de repouso. Os intervalos intrajornada têm duração mínima de 15 minutos e máxima de 2 horas. Dependendo do local de trabalho, o intervalo intrajornada deve acontecer mais rapidamente, como é o caso dos trabalhadores de frigoríficos, que devem parar a cada 1h40, por exemplo.

Intervalo interjornada: são realizados entre uma jornada de trabalho ou outra. Ou seja, entre a saída do trabalho e o retorno apenas no dia seguinte. O intervalo interjornada deve ter pelo menos 11 horas consecutivas.

Fora isso, é preciso se atentar às profissões em si: categorias diferentes cumprem cargas horárias diferentes. Alguns profissionais estão autorizados a trabalhar 30 horas semanais, apenas. Então, o RH deve estar atento a essas questões para evitar complicações.

Enfim, são muitos detalhes que devem ser observados. Diante de tantas escalas de trabalho e tantos colaboradores, como garantir que as jornadas serão cumpridas sem falhas, sem prejudicar o trabalhador e a empresa? Algumas práticas podem ajudar com todo o processo.

3 práticas para facilitar a gestão de escalas de trabalho

Administrar as escalas de trabalho é uma tarefa difícil, principalmente em grandes empresas. Ainda mais quando os responsáveis não contam com um sistema que é capaz de auxiliar nesta tarefa. Afinal, é preciso respeitar os horários de descanso e evitar que a produtividade dos colaboradores seja afetada.

Entretanto, quando o RH adota um sistema digital, que possui a finalidade de programar as escalas de trabalho de forma automática, fica mais fácil fazer a gestão correta e com agilidade. Desse modo, passa a sobrar mais tempo para pensar em questões estratégicas e focar no futuro do negócio. Confira agora 3 práticas para facilitar a tarefa:

1.     Tenha acesso a dados em tempo real

Os dados em tempo real permitem que o gestor acompanhe as escalas de trabalho e tenha certeza de que a operação está ativa. Alguns sistemas não entregam os dados de forma imediata, salvam no relógio de ponto e o RH precisa transferir manualmente e, em seguida, fazer upload no sistema.

Só que isso não é o ideal, já que toma muito tempo e impede que os profissionais de Recursos Humanos possam atuar de forma estratégica. Por outro lado, o Escalasweb entrega dados de maneira instantânea, sendo a melhor opção para fazer esse controle. Com ele é possível avaliar o saldo de horas dos profissionais de forma online , por exemplo.

Os dados em tempo real precisam fazer parte da realidade do seu negócio. No caso do Escalasweb, as informações são enviadas para a nuvem, em um servidor da Ahgora. E podem ser acessadas de qualquer lugar, basta que os gestores e RH tenham acesso à internet.

Com os dados em tempo real fica mais fácil para coordenar times e unidades. É possível identificar quais trabalhadores estão em serviço ou afastados. Desse modo, as equipes não ficam desfalcadas e é possível cobrir folgas e plantões, respeitando a carga horária prevista em lei.

2.     Controle a frequência e irregularidades do ponto

Ao empregador cabe a responsabilidade de registrar o ponto de seus colaboradores, isso é previsto em lei para empresas com mais de 20 funcionários. Além disso, é algo que deve ser feito de acordo com a escala de trabalho definida para cada trabalhador.

Essas informações não podem se perder ou apresentarem inconsistências, como as batidas ímpares, por exemplo. A integração de dados minimiza os erros, pois ao sinal de qualquer divergência é possível intervir com agilidade. Então, o RH pode tomar as providências necessárias.

Ao usar um sistema de ponto eletrônico como o Pontoweb é possível saber exatamente quando começou e terminou a jornada de trabalho. Dessa forma, as escalas podem ser montadas sem complicações, respeitando os intervalos e os dias de folga previstos na lei. Enfim, o controle de frequência é essencial para a saúde do negócio.

O Escalasweb é integrado com o Pontoweb, o que facilita a transmissão de dados. Assim, contribui para o fechamento da folha de pagamento, entregando cálculos automáticos ao RH.

3.     Invista em automação

A automação de processos proporciona um controle efetivo para empresas que precisam gerenciar várias escalas de trabalho. Os processos manuais aumentam as chances de erro e retrabalho, além de causarem processos trabalhistas. Por outro lado, investir em tecnologia é um caminho sem volta em um mercado tão concorrido.

O Pontoweb faz a captura da marcação de ponto e sincroniza as informações recebidas com o sistema de gestão. A empresa determina as escalas de trabalho dos colaboradores e o sistema sincroniza com a marcação. Isso facilita a confirmação de que as escalas estão sendo cumpridas.

Além disso, com a obrigatoriedade do envio das informações trabalhistas pelo eSocial, o profissional de RH ficaria sobrecarregado realizando a atividade manualmente. Por meio da automação, basta sincronizar as informações, algo que é possível graças ao armazenamento em nuvem e machine learning presentes na ferramenta.

Aposte no Escalasweb e melhore a gestão de escalas de trabalho com a tecnologia!

O Escalasweb é uma ferramenta perfeita para a gestão de escalas de trabalho. Com ela, líderes e gestores podem saber quem está disponível ou não, evitando lacunas na operação. Assim, auxilia empresas que buscam atingir a eficiência operacional.

Com ele o planejamento de escalas que levaria horas pode ser feito em poucos minutos, de forma automatizada. Além disso, o software possui uma comunicação automática que notifica os profissionais escalados, gerando transparência na relação de trabalho.

A gestão de escalas de trabalho deve ser um processo ágil e eficiente, permitindo que o RH e gestores possam investir mais tempo em questões mais críticas e estratégicas. A Ahgora atua no desenvolvimento de ferramentas que otimizam os processos e facilitam o controle de jornadas.

Você que atua no RH ou na gestão da empresa, precisa ter ao seu lado sistemas inteligentes, capazes de facilitar a rotina. Não dá mais para depender de anotações em papel e planilhas, e o Escalasweb pode ajudar você a facilitar a gestão de escalas de trabalho. Quer saber mais? Fale com a Ahgora!

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