Existem diversas causas para passivos trabalhistas nas empresas. O setor de Recursos Humanos precisa estar atento a tudo o que envolva os colaboradores, já que determinadas condições podem favorecer essa questão. E a tecnologia tem papel essencial nessa equação.

Empresas de todos os setores podem apresentar esse tipo de condição. Muitas vezes um colaborador não fica satisfeito com a demissão e procura a Justiça do Trabalho, em busca de seus direitos. Então, quando algo está irregular, como o pagamento de horas extras ou as funções realizadas pelo profissional, podem haver problemas.

Muitas vezes os gestores não ficam atentos a “pequenos detalhes”, como a marcação dos minutos em uma jornada de trabalho. Entretanto, inconsistências entre os registros e os valores pagos ao trabalhador podem resultar em muita dor de cabeça.

Com o avanço da tecnologia, o Departamento Pessoal passou a contar com softwares que facilitam as batidas de ponto. Todos os dados ficam armazenados e isso torna mais difícil que erros aconteçam, ou que algum dado seja esquecido e comprometa os resultados.

O que são passivos trabalhistas?

Passivos trabalhistas são dívidas que uma empresa adquire quando não são cumpridas as obrigações com o funcionário celetista. Assim, são considerados o não pagamento das verbas aos colaboradores e recolhimentos previstos na lei, como o INSS e o FGTS, para citar dois exemplos.

O passivo trabalhista é a soma das despesas que as empresas possuem com os colaboradores. Em suma, cada ação trabalhista gera um custo para a empresa, seja com o pagamento de verbas rescisórias, indenizatórias ou com a assessoria jurídica.

Muitas vezes acontece por meio de processos trabalhistas, motivados por uma demissão. Contratações irregulares ou a falta de pagamento das verbas trabalhistas podem causar esta situação. Aliás, é essencial que seja feita uma boa gestão de pessoas, para impedir que essa situação aconteça.

O crescimento sustentável das empresas só é possível quando existe uma boa organização interna. Por isso, é essencial que os profissionais de RH saibam a maneira correta de agir. As principais causas de passivos trabalhistas são fáceis de serem evitadas, desde que exista esse controle.

Principais causas de passivos trabalhistas

Colaboradores dispensados ou mesmo com vínculo empregatício podem buscar a Justiça do Trabalho por diversas causas. Quando a reclamação é pertinente, pode ser motivo de um processo contra a empresa. Muitas vezes isso tem relação com erros em pagamentos de salários.

Diversas causas podem levar ao surgimento de passivos trabalhistas. Por isso reunimos os 7 principais, para que os profissionais de RH fiquem atentos e consigam contornar as situações antes que problemas aconteçam. Confira agora um pouco sobre cada um deles:

1.     Horas extras

A hora extra acontece quando o funcionário presta serviço além do seu horário estabelecido em contrato, seja antes ou depois da jornada de trabalho. Muitas empresas necessitam de reforços na produção para dar conta da demanda em alguma época específica do ano.

Por exemplo, as fábricas de chocolates necessitam ampliar a produção na época da Páscoa. Então, fazem com que os colaboradores fiquem por mais tempo na empresa. E desse modo, devem pagar um valor adicional ao salário.

O problema é que a falta de registro de ponto pode dificultar o pagamento correto das horas extras. Então, quando o profissional deixa a empresa, pode mover um processo e causar um passivo trabalhista contra ela.

As empresas precisam registrar corretamente o horário de chegada e de saída de cada colaborador. O Pontoweb, por exemplo, faz a marcação de horas extras de maneira automática, basta que o profissional tenha feito a sua batida além do horário registrado de sua jornada.

2.     Desvio de função

O setor de Recursos Humanos precisa ficar atento a possíveis desvios de função. É essencial que a empresa faça o registro das atividades de maneira correta, tudo na carteira de trabalho. Por outro lado, quando as anotações não são corretas, torna-se uma das principais causas para passivos trabalhistas.

O artigo 468 da CLT determina que os colaboradores devem exercer somente atividades para as quais foram contratados. Contudo, é possível fazer alterações ao longo do contrato de trabalho. Assim, serão consideradas atividades lícitas apenas aquelas que estiverem registradas.

É considerado desvio de função quando o colaborador é contratado para realizar uma atividade, mas acaba sendo encaminhado para outro setor. Então, quando o salário pago não é correspondente ao que está fazendo, pode haver problema. Por exemplo, um vendedor externo que passa a ser caixa da loja.

3.     Pagamento de salários

O setor de RH deve ficar atento aos salários pagos aos colaboradores que executam funções semelhantes e possuem qualificações parecidas. Levando isso em consideração, o salário dos profissionais não pode ser muito diferente. Isso está previsto no artigo 461 da CLT.

Se isso acontecer, o colaborador que estiver se sentindo prejudicado poderá fazer o ajuizamento da ação, requerendo a equiparação salarial. Não importa qual é o sexo do profissional, se a função for a mesma do que algum colega, mas ele receber menos, poderá entrar na Justiça do Trabalho.

A equiparação salarial é válida apenas em casos em que o trabalhador tem a mesma produtividade e perfeição técnica de um colega. Portanto, não basta que os dois executem o mesmo tipo de atividade, o nível de trabalho também deve ser o mesmo.

4.     Rescisão de contrato

Uma das causas mais comuns de passivos trabalhistas acontece durante a rescisão de contrato. Quando um colaborador é dispensado a empresa precisa ter dinheiro em caixa para realizar o pagamento de todas as verbas rescisórias. Desse modo, é necessário fazer o pagamento de todas as obrigações, respeitando prazos.

O empregador precisa fazer o pagamento da multa de 40% do FGTS em até 10 dias após o encerramento do contrato de trabalho. Esse é o mesmo prazo que as empresas possuem para marcar o exame demissional dos colaboradores desligados. Existem muitos outros prazos que devem ser cumpridos, para evitar passivos trabalhistas.

5.     Gestão de ponto incorreta

A legislação trabalhista determina que empresas com 20 colaboradores ou mais devem fazer o registro de ponto. Isso pode acontecer de maneira manual, eletrônica ou digital. Contudo, é bom frisar que apenas anotar em um livro ponto não é a melhor das ideias, já que assim as batidas ficam sujeitas a erros humanos.

Por outro lado, quando os registros ficam armazenados em um relógio ponto ou em um software, a empresa passa a ter muito mais segurança. No caso de um processo judicial, será possível mostrar como os encargos foram pagos de maneira adequada.

A gestão de ponto adequada faz com que nenhuma das partes saia prejudicada. Porque um colaborador que falta demais pode ter descontos em seu período de férias, mas nem sempre os gestores lembram disso. No caso dos funcionários, eles não deixam de receber valores, já que tudo fica anotado.

6.     Desconhecimento da legislação

Quando os gestores não possuem um bom conhecimento sobre a legislação trabalhista, a empresa pode sofrer com processos. É importante que os responsáveis pelo RH dominem o que diz a CLT e a Lei da Liberdade Econômica. Além disso, as convenções coletivas de trabalho também podem causar implicações ao negócio.

É importante entender como as normas impactam o negócio. É normal que as leis passem por atualizações, sendo necessário conhecer as mudanças geradas pela Reforma Trabalhista. Também existem algumas datas que precisam ser seguidas corretamente, com pagamentos de tributos e verbas trabalhistas.

7.     Falta de registro na carteira

É comum que colaboradores peçam para que a carteira de trabalho não seja assinada nos primeiros meses. Muitas vezes isso acontece porque o profissional ainda está recebendo o seguro-desemprego, fruto de uma demissão anterior. E para não perder o benefício, solicitam que a assinatura seja adiada.

Mas, é importante que as empresas fiquem atentas para esta situação. Por mais que seja um pedido partindo do colaborador, no futuro é possível que ele faça uma reclamação formal contra a empresa. E se isso acontecer, o empreendedor terá que pagar algumas verbas trabalhistas.

A Carteira de Trabalho Digital, por exemplo, tem facilitado os registros dos colaboradores. As informações podem ser conferidas apenas em alguns cliques. Então, os gestores conseguem fazer as anotações mais rapidamente e os colaboradores também podem conferir estes dados

Fuja das causas de passivos trabalhistas com a tecnologia

Aqui listamos 7 causas de passivos trabalhistas, mas existem muitos outros. O RH precisa ter uma atuação bastante segura para garantir mais tranquilidade às empresas, desde contratações até dispensas de funcionários. Os profissionais do setor devem estar atentos a todas as regras.

Uma das melhores alternativas para fugir dos passivos trabalhistas é adotar a tecnologia. Existem diversos sistemas que permitem uma gestão mais bem organizada e assertiva no RH. O registro de ponto é essencial, não apenas para as empresas que possuem mais de 20 colaboradores, como diz a lei, mas para todas.

O Pontoweb, por exemplo, conta com diversas aplicações, permitindo que dados sejam acessados em tempo real, de qualquer lugar do mundo. Isso é excelente para as empresas que possuem unidades em mais de uma cidade ou em mais de um país. Em poucos instantes o RH tem acesso aos resultados.

Adote a tecnologia em sua empresa, torne o RH estratégico e fuja dos passivos trabalhistas. É essencial que o Departamento Pessoal saiba o que está acontecendo em cada ponto da empresa, para impedir que estes problemas sequer apareçam. E com o uso de softwares fica bem mais fácil!

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